Vorbereitungen in Eurer Organisation: Für die Verwaltung von eAUs in 2023

Produktkategorie: Abwesenheiten Dokumente

Liebe Community,

Ab dem nächsten Jahr sind Eure Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, selbst Krankenscheine vorzulegen. Stattdessen werden die Arbeitgeber dafür verantwortlich sein, diese vom Versicherer anzufordern, entweder über ihr Lohnabrechnungstool oder sv.net.

In diesem Update geben wir Euch erste Informationen zur elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Zusammenhang mit Personio. Weitere und vor allem detaillierte Anleitungen werden zukünftig im Helpcenter geteilt, sobald die neue Funktion veröffentlicht ist.
 

Was ist die eAU? 

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Bisher stellen Ärztinnen und Ärzte kranken Arbeitnehmer*innen Bestätigungen (Gelber Schein) in Papierform aus, die sie im Falle einer Arbeitsunfähigkeit (AU) an Ihren Arbeitgeber senden - zum Beispiel, indem sie sie zusammen mit der Krankmeldung in Personio speichern.

Ab dem 1.1.2023 sind die Ärzte verpflichtet, die Krankmeldungen digital an die (gesetzlichen) Krankenkassen zu übermitteln, und die Arbeitgeber bzw. deren Steuerberater müssen die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ab diesem Zeitpunkt direkt bei den Krankenkassen abrufen.
 

Mit Euren Mitarbeitenden über die eAU sprechen 

Es ist wichtig, dass Eure Mitarbeitenden wissen, was sie am 1. Januar in Bezug auf Ihre Krankenscheine erwartet. Hier sind die wichtigsten Punkte, die sie verstehen sollten: 

  • Wenn sie gesetzlich versichert sind, müssen sie bei der Erfassung eines Krankheitszeitraums in Personio keine Bescheinigung mehr hochladen. Ihr Arzt hat eine elektronische Krankmeldung an Ihre Versicherung geschickt. Für die ersten 3 Monaten empfehlen wir jedoch, dass Ihr Eure Mitarbeiter darauf hinweist, dass sie weiterhin eine physische Bescheinigung hochladen müssen, wenn sie eine erhalten. Die Umstellung auf eAU wird wahrscheinlich nicht ganz reibungslos verlaufen, und es ist sicherer, wenn die Mitarbeiter weiterhin physische Bescheinigungen hochladen.
     

  • Wenn sie privat versichert sind, ändert sich für sie nichts an dem Verfahren. Sie erhalten weiterhin ein physisches Attest von ihrem Arzt und sollten es in Personio hochladen. 
     

  • Krankmeldungen von Kindern werden nach wie vor auf manuelle Weise erfolgen, und Ihr solltet keine eAUs für diese erwarten. 

In vielen Arbeitsverträgen ist die Verpflichtung der Arbeitnehmer enthalten, Nachweise für ihre Krankheit vorzulegen. Wenn Ihr plant, diesen Vertrag zu ändern, denkt daran, die Mitarbeitenden zu informieren.

Für Minijobber: Vergewissert Euch, dass jeder Zweitversicherer für Eure Minijobber in einem externen Lohnbuchhaltungstool vermerkt ist. Lest hier mehr über die Verwaltung von eAUs und Minijobbern. 

 

Die Abfrage von eAUs für Unternehmen

Je nachdem welches Abrechnungs-System Ihr verwendet und ob Ihr bspw. Die Datev-Integration nutzt, gibt es zukünftig verschiedene Möglichkeiten an die Krankmeldungen zu gelangen.

1. Eigener Zugriff auf eAUs über sv.net oder ein externes Abrechnungstool 

Dies gilt für Euch, wenn Ihr auf eAUs über sv.net oder ein externes Lohnabrechnungstool abrufen müsst: 

  1. Ein Mitarbeiter erstellt einen Antrag auf Krankmeldung.
    Wenn der Mitarbeiter in Deutschland ansässig und gesetzlich versichert ist, hat sein Arzt ihm eine eAU ausgestellt, die Ihr abrufen müsst. 

  2. Ihr Loggt Euch in sv.net oder Euer Lohnprogramm (DATEV, Sage, etc.) ein und erstellt einen Antrag auf eine eAU für diesen Mitarbeiter.
    • Wenn Euer Lohnbuchhaltungstool nicht in der Lage ist, eAUs anzufordern, müsst Ihr sv.net verwenden.
    • Hier findet Ihr die Anleitung zur Beantragung von eAUs in DATEV. 

  3. Alternativ könnt Ihr eAUs auch wöchentlich oder monatlich abrufen, anstatt adhoc

    1. Erstellt einen benutzerdefinierten Bericht in Personio mit:
      1) Krankheitszeiten
      2) Tagen mit Bescheinigung
      3) Versicherungsart
      4) Büro.

    2. Exportiert den Bericht, und filtert ihn nur nach Mitarbeitern, die öffentlich versichert sind und sich in deutschen Büros befinden. Das sind diejenigen, für die Ihr eine eAU beantragen müsst.

    3. Meldet Euch bei sv.net oder Eurem Gehaltsabrechnungstool an und erstellt einen Antrag auf eine eAU für diese Mitarbeiter.
       

  4. Nach einiger Zeit, zwischen einigen Minuten und 2 Wochen, erhaltet Ihr eine Benachrichtigung von sv.net oder Eurem Gehaltsabrechnungstool, wenn die eAU von der Versicherung bereitgestellt worden ist. Je nachdem, ob es schon vom Arzt hochgeladen wurde oder nicht.

  5. Ladet die eAU aus Eurem Gehaltsabrechnungstool oder sv.net herunter und für den entsprechenden Abwesenheitszeitraum in Personio hoch. Markiert das Attest in Personio als genehmigt. - Tipp: So ist es einfacher, die Übersicht zu behalten und einen Bericht zu ziehen.

  6. Um zu prüfen, für welche Zeiträume noch eine eAU fehlt, könnt Ihr jederzeit einen benutzerdefinierten Bericht mit den Krankheitszeiten, Tagen, mit Bescheinigung, Versicherungsart und dem Büro ziehen. - Um zu sehen, welche Mitarbeiter eAU-berechtigt sind, aber noch keine Bescheinigung haben. 


Eurem Steuerberater Zugriff auf eAUs ermöglichen 

Dies gilt für Euch, wenn Euer Steuerberater in Eurem Auftrag eAUs abruft: 

  1. Sendet Eurem Steuerberater wöchentlich oder monatlich einen individuellen Bericht mit den folgenden Feldern: 1) Krankheitszeiten 2) Tage mit Bescheinigung 3) Versicherungsart und 4) Büro.

  2. Der Steuerberater wird eAUs für die Arbeitnehmer anfordern, die in diesem Zeitraum Krankheitszeiten haben, öffentlich versichert sind und ihren Sitz in Deutschland haben. Er kann dies entweder über das Lohnbuchhaltungstool oder über sv.net tun.

  3. Die eAUs werden über die Lohnabrechnung zurückgegeben. Euer Steuerberater kann Euch dann die eAU übermitteln oder sie direkt in den Abwesenheitszeitraum hochladen, wenn er Zugang zu Personio hat. 

Um zu prüfen, für welche Zeiträume Ihnen noch eine eAU fehlt, können Ihr jederzeit einen benutzerdefinierten Bericht mit 1) Krankheitszeiten 2) Tagen mit Bescheinigung 3) Versicherungsart und 4) Büro erstellen, um zu sehen, welche Mitarbeiter eAU-berechtigt sind, aber noch keine Bescheinigung haben. 

 

2. Demnächst: Verwaltung von eAUs mit der DATEV-Integration 

Unser Produkt-Team ist dabei, eine neue Funktion zu entwickeln, die automatisch eAUs für Euch abruft und speichert, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. Diese Funktion wird nicht am 1. Januar, sondern im Laufe des ersten Quartals zur Verfügung stehen. 

Die automatische Verwaltung der eAUs ist nur für Kunden mit dem Add-on DATEV-Integration verfügbar. Wenn Ihr das Add-on noch nicht habt und nutzen möchtet, meldet sich Euer Vertragsverantwortliche am besten bei Eurem Growth Manager, um nähere Informationen zu erhalten.  

  1.  Wenn Eure Organisation die DATEV-Integration einsetzt, erfolgt die Verwaltung von eAUs automatisiert und nahtlos. 

  2. Wenn ein Mitarbeiter einen Krankheitszeitraum erfasst, wird automatisch festgestellt, ob er eAU-berechtigt ist, und wenn ja, wird eine eAU bei den Versicherungsunternehmen angefordert. 

  3. Wenn ein eAU zurückkommt, verknüpfen wir ihn mit dem entsprechenden Abwesenheitszeitraum und benachrichtigen sowohl den Mitarbeitenden als auch den Genehmiger.

  4. Liegt kein eAU vor, wird der Mitarbeiter und Genehmiger benachrichtigt. Ihr könnt jederzeit einen Abwesenheitszeitraum überprüfen, um den Status der eAU zu sehen. 

  5. Auch Euer Steuerberater kann die eAUs direkt in der DATEV-Schnittstelle einsehen, ohne dass er eine Anfrage stellen muss. (Sobald die geplante Funktion vollständig in Personio ausgerollt ist.)

FYI: Das ist ein Sample, die UX kann sich noch ändern.

 

 
Die Abwesenheitseinstellungen von “Krankheit” müssen durch diese Änderung i.d.R. nicht in Personio angepasst werden. Hier bleibt alles beim Alten. :) 
 

💡 Bei Interesse zu den rechtlichen Konsequenzen und Regelungen, schaut gerne die AMA Veranstaltung aus dem September 2022 nach. Hier hatten wir Rechtsexperten Michael Kalbfus zu Gast, welcher uns einige Community Fragen zur eAU beantwortet hat! 


Liebe Grüße
Lena

Ist das bei Euch auch so? Und wie geht Ihr damit um? Nehmt ihr ihn dann an oder nicht? VG!

Guten Morgen @Nina Hellmann ,

ja, das erlebe ich auch ständig. Und da wo ich diese nicht hatte, musste ich dann beim Abruf feststellen, dass keine Daten vorlagen. Dann musste ich den papierhaften Belegen hinterherlaufen, damit ich wenigstens etwas hatte. Und dann mussten wir später nochmal abrufen oder der Kollege oder die Kollegin dann beim Arzt nochmal nachfragen, warum keine Daten abgerufen werden konnten. Bisher sehr umständlich alles und definitiv noch keine Erleichterung.

Beste Grüße

Dash

Danke Dir @Dash !

HI @Lena 

danke für dieses Update. unter dem Link den du darin mit uns teilst steht geschrieben:

Schritt 1: Bestellung des Lohnaustauschdatenservices

Wie bei den bisherigen DATEV-Datenservices (zum Beispiel dem Lohnimportdatenservice) müssen Sie auch den Service zur Nutzung der eAU über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen. Buchen Sie hier den Dienst Lohnaustauschdatenservice.

→ Diese Bestellung - braucht die einen bestimmten Vorlauf? sollte man das schon vorbereiten oder ist das im Prinzip nur ein Klick zur Aktivierung dann?

danke

Luise

 

Liebe Community,

es ist korrekt, der Beta-Test läuft seit März. Charlotte und das Team besprechen sich noch, zur ersten Testphase. Da heute der letzte Werktag des Quartals ist, wollte ich mich trotzdem kurz melden. Es wird am Montag noch keinen fertigen Release geben.

Nachdem wir erste Ergebnisse des Beta-Tests gesammelt haben, können wir mehr sagen. Wir melden uns mit Updates zum Beta-Test in den nächsten Tagen.
Update, 03.04.: Beta-Test | Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) über die DATEV Integration | März 2023

Mir ist bewusst, dass Ihr hier etwas anderes erhofft, ich möchte jedoch keine falschen Hoffnungen geben. Daher teilt unser Produkt-Team erst Details, sofern diese sicher sind und es keine größeren Änderungen mehr gibt.
Ebenso ist mir wohl bewusst, dass Ihr Euren Mitarbeitenden am Montag auch etwas zum Prozess sagen müsst, ich würde empfehlen beim bisherigen Vorgehen zu bleiben, bis die Funktion releast ist und ihr auch wisst, wie es ganz genau funktioniert. Wie auch bei anderen Releases werden wir eine ausführliche Helpcenter Dokumentation bereitstellen.

Liebe Grüße
Lena

 

Danke für das Update, @Lena 

Mich würde mal interessieren, wie hier in der Community die Erfahrungen damit sind, dass Ärzte nach wie vor den gelben Zettel für den Arbeitgeber ausstellen? Ich erlebe es immer und immer wieder, dass Mitarbeiter mit dem gelben Zettel zu mir kommen, weil der Arzt ihnen nach wie vor die Arbeitgeber-Version in die Hand gibt. Ist das bei Euch auch so? Und wie geht Ihr damit um? Nehmt ihr ihn dann an oder nicht? VG!

Bei mir ist es wirklich teils teils. Ich habe MA, die mir sagen, das sie gar nichts mehr bekommen und MA die mir jedes Mal den Zettel bringen wollen. Am Anfang habe ich mir dann ein Foto der AU noch geben lassen, mittlerweile klappt der Abruf aber, so dass ich den Kollegen mitteile, das sie mir die AU nicht mehr schicken brauchen, sie aber trotzdem die AU mal nicht wegpacken sollen, falls doch was schief läuft.

Es scheint News zu geben: habe gerade eine Mail bekommen, das die eAU ab 19.04.2023 automatisch über Personio abgerufen werden kann, sofern man die Datev Integration nutzt.

 

Liebe Community,
gestern wurde bereits ein Mailing versendet, in welchem das Release Datum kommuniziert wurde.
Wie @MaCherie1 bereits geschrieben hat, ist es geplant, dass die eAU Funktion ab nächster Woche dem 19.04 innerhalb der Datev Integration live geht. 🎉

Das heißt, der gesamte eAU Prozess wird automatisch mit der Datev Integration durchgeführt, sobald eine Abwesenheit angefragt wurde. 
Die Prüfung auf eine eAU richtet sich nach einem neuen Attribut, Art der Krankenversicherung.
Mitarbeitende, bei denen der Attributwert Gesetzlich krankenversichert oder Anderweitig krankenversichert gesetzt ist, bei diesen prüft das System auf eine verfügbare eAu, sofern eine Krankheit eingetragen ist.

Was Ihr in der Zwischenzeit zur Vorbereitung machen könnt:

  • Personio Admin: Ihr könnt das neue Attribut Art der Krankenversicherung ausfüllen. In diesem Helpcenter Artikel wird erklärt, wie das gemacht wird. 
  • Lohnbuchhaltung / Datev Verantwortliche:
    • Ihr könnt schonmal den Lohnaustauschdatenservice bestellen. Wie bei den bisherigen DATEV-Datenservices muss der Service zur Nutzung der eAU über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt werden. Die Bestellung dieses Dienstes ist kostenfrei. @Luise Rück hat nach der Vorlaufzeit gefragt. Dieser Service kann ab sofort gebucht werden. Die Buchung läuft ab, wie bei den anderen Services. Wir teilen die Info nur bereits vorab, da der Service oft von einer dritten Person bestellt wird und ihr so vorbereitet sein könnt. 
    • Nachdem der Lohnaustauschdatenservice bestellt wurde, müssen die Zugriffsrechte für die Nutzung der eAU konfiguriert werden. Hierfür muss auf dem SmartLogin / der SmartCard des Personio-Mandanten das Zugriffsrecht auf den Lohnaustauschdatenservice aktiviert sein.

Am 19. April müsst Ihr dann nur noch die neue Funktion in Personio autorisieren und anschließend aktivieren, damit sie genutzt werden kann.

Um die eAU automatisiert abrufen zu können, benötigt ihr in Personio lediglich eine Datev Integration, es ist dazu kein weiteres Paket notwendig. Die eAU Funktion ist für alle Datev Integrationen (LODAS und Lohn & Gehalt) verfügbar.

Falls ihr noch keine Datev Integration habt, meldet euch gerne bei eurem Growth Manager über Antworten Finden für eine Demo.


Ich hoffe, die Informationen sind hilfreich für Euch. Ich glaube, wir freuen uns alle sehr auf nächste Woche und die Funktion zu testen. 😊
Liebe Grüße
Lena

Liebe Community, 

in unserem neuesten Product Update haben wir die Dokumentation zum Ablauf der eAU Abfrage und dem Setup verlinkt:


Am 4. Mai werden meine Kollegen vom Personio Product Update Webinar Euch die Funktion detailliert vorstellen und gemeinsam mit unseren Produkt-Experten live auf Eure Fragen eingehen. 
Hier geht’s zur Anmeldung des Webinars: 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena, 

geht der eAU Abruf in Personio auch ohne DATEV? Wir haben keine DATEV Integration (Baugewerbe - Baulohn).

Gibt es einen Workaround hier?

Vielen Dank und beste Grüße aus Berlin,

Bella

@Lena Hallo Lena, hattest du Gelegenheit dir meine Frage anzuschauen?

Vielen Dank,

Bella

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