Workflow Recruiting-Mails und Datenschutzerklärung

I
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Hallo zusammen,

 

ich würde gerne wissen, wie andere im Recruiting mit eingehenden Erst-eMails von Bewerbern umgehen.

Zur Erklärung:
Der Bewerber verwendet dann nicht das Bewerber-Formular mit der Datenschutzerklärung, sondern die in Personio hinterlegte Bewerbungs-Mail-Adresse für seine Bewerbung.

Ich kann zwar dann

  1. aus der Mail eine Bewerbung machen
  2. ihm dann nachträglich manuell eine eMailvorlage mit der Datenschutzerklärung zukommen lassen

Aber würde das dann nicht eher einem Opt-Out als in Vergleich dem Opt-In des Formulars entsprechen? Zudem bekäme der Bewerber dann die Rahmenbedingungen zur Verarbeitung Bewerbungsdaten erst nach der Verwendung des Systems.

Was ich laut support nicht machen kann:

  1. aus der Mail eine Bewerbung machen
  2. den Bewerber bitten, seien Bewerbung noch einmal über das Formular abzugeben

Grund: Da die eMailadresse des Bewerbers bereits einer Stelle zugeordnet wäre, würde der Bewerber eine Fehlermeldung bekommen.

 

Wie arbeiten hier andere?

 

Vielen Dank!

 

7 Antworten

Dash
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Hallo zusammen,

ich würde gerne wissen, wie andere im Recruiting mit eingehenden Erst-eMails von Bewerbern umgehen.

[...]

Wie arbeiten hier andere?

 

Guten Morgen @iwdinw ,

spannendes Thema, da ich hier ggf. auch Nachholbedarf habe.

Denn was mache ich, wenn eine Bewerbung den “klassischen” Weg über meine E-Mailadresse Bewerbung@ eingeht:

Ich leite die E-Mail weiter an die Personio-Adresse deinunternehmen-jobs@m.personio.de

Dann habe ich sie in meiner Recruiting Inbox und ordne sie dann einer Stelle zu. Damit habe ich die Bewerbung dann manuell angelegt. Dazu schriebst Du jetzt aber, dass dies gem. Support (welcher?) nicht möglich sei. Das wundert mich.

Vielleicht bin ich aber auch nicht mehr “up-to-date”, da wir derzeit keine Stelle ausgeschrieben haben und keine Bewerbungen eingehen. Sonst würde ich es mir nochmal genauer ansehen.

Also, wie gesagt, spannendes Thema, denn ggf. hat sich ja etwas geändert und das Thema Datenschutz hatte ich bisher nicht auf der Agenda in dem Ablauf. Daher bin auch ich auf andere Meinungen / Berichte gespannt.

Beste Grüße

Dash

 

MirjamPichler
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Hallo @iwdinw ,

danke für Deine Nachricht.

Das ist in der Tat eine sehr spannende Frage. Leider kann ich Dir hier auch keine ideale Lösung vorschlagen. Ich finde jedoch die von Dir genannte Option mit dem Versenden einer Mail inklusive Verlinkung zur Datenschutzerklärung sehr gut. Ich bin gespannt ob sich noch andere Best Practices zu dieser Thematik finden lassen.

Liebe Grüße aus München

Mirjam

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena *oder* @Marc
C
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Bei uns werden Bewerbungen nur noch an eine bestimmte Mailadresse geschickt die automatisch geschickt wird an die Personio-Mail, wo auch nichts zwischengespeichert oder archiviert wird.

Sollte auf anderem Weg eine Bewerbung eingehen wird sie händisch weitergeleitet und umgehend im Postfach gelöscht (speichern kann ich sie dort ja nicht da ich die Bewerbung nach x Tagen löschen muss bzw. anonymisieren muss).

Der Bewerber erhält dann eine Mail mit den Datenschutzinfos. Ja eigentlich wäre es sinnvoll wenn er sie vorher erhält - aber wenn er uns nunmal eine Mail schickt tut er das ja freiwillig und erhält eben erst dann die Datenschutzinfos was mit seinen Daten passiert - das lässt sich nirgendwo anders machen. Und wenn ihm die Datenschutzinfos nicht gefallen würden könnte er ja umgehend verlangen seine Bewerbung zu anonymisieren. Da die Bewerbung nirgendwo anders gespeichert ist als bei Personio ist das kein Problem. Und man weiß dass man froh sein kann dass dieser Bewerber nicht bei einem arbeitet. :-) Dieser Prozess sollte so passen, mit unserem Datenschutzbeauftragten ist das abgestimmt.

I
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Bei uns werden Bewerbungen nur noch an eine bestimmte Mailadresse geschickt die automatisch geschickt wird an die Personio-Mail, wo auch nichts zwischengespeichert oder archiviert wird.

Sollte auf anderem Weg eine Bewerbung eingehen wird sie händisch weitergeleitet und umgehend im Postfach gelöscht (speichern kann ich sie dort ja nicht da ich die Bewerbung nach x Tagen löschen muss bzw. anonymisieren muss).

Der Bewerber erhält dann eine Mail mit den Datenschutzinfos. Ja eigentlich wäre es sinnvoll wenn er sie vorher erhält - aber wenn er uns nunmal eine Mail schickt tut er das ja freiwillig und erhält eben erst dann die Datenschutzinfos was mit seinen Daten passiert - das lässt sich nirgendwo anders machen. Und wenn ihm die Datenschutzinfos nicht gefallen würden könnte er ja umgehend verlangen seine Bewerbung zu anonymisieren. Da die Bewerbung nirgendwo anders gespeichert ist als bei Personio ist das kein Problem. Und man weiß dass man froh sein kann dass dieser Bewerber nicht bei einem arbeitet. :-) Dieser Prozess sollte so passen, mit unserem Datenschutzbeauftragten ist das abgestimmt.

Hallo @Chipmunkie ,

danke dir! 

Das entspricht in etwa dem Prozess, den ich bei uns mit Personio etablieren wollte.
Schön auch zu lesen, dass ein Datenschutzbeauftragter das dann absegnet.

VG
 

Dash
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Hallo,

was ist denn eigentlich mit der Datenschutzerklärung, die ich in Personio auf der Karriereseite hinterlegt habe?

Diese muss ja bestätigt werden seitens des Bewerbers:

https://support.personio.de/hc/de/articles/213575369

Daher ist das Thema seit Implementierung auch nicht mehr bei mir auf dem Schirm…

Reicht das nicht?

Beste Grüße

Dash

 

C
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@Dash: Bei denen die ihre Bewerbung online schicken schon. Bei denen die ihre per E-Mail schicken bekommen genau die Infos daraus per E-Mail. Als PDF-Anhang oder als Link zu der Datenschutzerklärung.

Dash
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Hallo @Chipmunkie ,

Du hast Recht, hatte da gerade einen Denkfehler.

Gut, dann macht es ja wirklich Sinn, wie Du es in Deinem Ablauf beschrieben hast. 

Da ich die Bewerbungen manuell einer Stelle zuordne, dann eine E-Mail als Empfangsbestätigung automatisch an den Bewerber rausgeht, hänge ich da jetzt noch die Datenschutzerklärung als pdf an und dann sollte es auch bei uns passen.

Beste Grüße

Dash

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