Absagen schreiben


Benutzerebene 1

Liebe Community, 

wir arbeiten kontinuierlich an unserer Candidate Experience und natürlich spielen hier auch Absagen an BewerberInnen eine zwar unschöne jedoch sehr wichtige Rolle. Nun hadere ich oft damit, was rein rechtlich sicher argumentiert ist und einer ehrlichen, wertschätzenden Antwort. Wie handhabt ihr den Spagat zwischen ehrlicher Begründung und Standardfloskeln? Ich freue mich über Ideen und Tipps. Lieben Dank, Christin


5 Antworten

Benutzerebene 7
Abzeichen +22

Guten Morgen @Christin_H. ,

eine spannende Frage, finde ich. Ich hoffte hier schon auf viele Antworten, leider gab es aber noch keine.

Also, wie handhabe ich das, mal als kurzer Einblick:

Bei Absagen, die es jetzt mal lapidar gesagt auch verdient haben, da die Bewerbung einfach unbrauchbar war, gebe ich tatsächlich nur eine Standard-Antwort per E-Mail.

Bei Bewerbungen, die gut waren, aber trotzdem aus einem Grund nicht passten (z.B. Initiativbewerbungen zum falschen Zeitpunkt mangels Bedarf), gibt es zwei Möglichkeiten bei uns:

  1. Standard-Absage mit Zusätzen, wie z.B. 

    Bitte sehen Sie unsere Absage zum aktuellen Zeitpunkt nicht als Bewertung Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten an!

    und/oder

    Gerne dürfen Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bei uns melden. Bei Interesse können Sie uns auch auf Instagram folgen und über Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben.

  2. Ich rufe den Bewerber an und erkläre die Situation. Das ist eigentlich meistens mein Vorgehen. Das halte ich immer für wertschätzend und ich bin auch ehrlich in der Begründung. Rechtlich habe ich eigentlich nie Sorgen, da meine Absage immer sachliche Gründe hat, ich sage ja nicht wegen Alter, Geschlecht oder Herkunft ab. Suche ich aber z.B. wen, der “senioriger” ist, dann lässt sich das i.d.R. mit der Berufserfahrung auch gut und schlüssig begründen, das kann ich im Gespräch auch offen ansprechend und darlegen. Schlechte Erfahrungen habe ich damit bisher keine gemacht.

Bewerber, die ich persönlich kennengelernt habe, rufe ich immer an und erkläre die Absage. Manchmal kommt es auch im Gespräch schon zur Absage, die hat man dann aber gemeinsam “erarbeitet”, sprich im Gespräch festgestellt, dass es nicht passt und kann dann auf die Gründe eingehen.

Mit der Vorgehensweise sind wir hier bisher immer gut gefahren und es gibt tatsächlich immer mal wieder Bewerber, die sich noch einmal melden und nachfragen, da sie es so nicht gewohnt sind eine Absage zu erhalten. Die Tür ist also bei guten Bewerbern nie ganz zu und so nehme ich sie auf Nachfrage und mit Zustimmung auch gerne in meinen “Pool” auf. Bei schlechten Bewerbern ist die Tür allerdings schon zu (da gibt es nur einen, der sich in Summe 5 oder 6 Mal beworben hat). Aber da nutze ich ja -wie gesagt- eine unverfängliche Standard-Absage. Und nur in ganz seltenen Fällen fragt dann noch jemand nach.

Das nur mal so aus meiner Sicht, ich hoffe, dass weitere Meinungen dazu kommen, da ich das Thema echt interessant finde.

Beste Grüße

Dash

Benutzerebene 1

Vielen Dank für diesen ausführlichen Einblick, Dash. 

Der Griff zum Hörer erfolgt bei mir auch immer öfter. Vor allem dann, wenn sich Bewerber*innen nach der Absage noch einmal nach dem Grund erkundigen. Leider fehlt es mir im Alltag oft an der nötigen Zeit, um das bei allen Bewerbungen zu machen. (Daran arbeite ich noch.) 

Den Aspekt, direkt im Gespräch abzusagen, finde ich interessant. Meist merkt man ja doch auf beiden Seiten recht schnell, wenn es so gar nicht passt. Hier Bedarf es wohl noch ein klein wenig mehr Mut. Ich bin gespannt, ob sich im noch jemand zu diesem Thema meldet. 

 

Nochmals Danke und viele Grüße

Christin 

 

Benutzerebene 7
Abzeichen +22

Vor allem dann, wenn sich Bewerber*innen nach der Absage noch einmal nach dem Grund erkundigen.

Guten Morgen @Christin_H. ,

kommt das oft vor, ja? Also das passiert bei uns eigentlich nur ganz selten. Käme ja nur bei den Standard-Absagen (bei uns) zum tragen und da meldet sich fast nie jemand zurück.

Zum Thema Absage im Gespräch: ich denke das ist für beide Seiten gut und ein Mehrwert, denn so weiß auch der Bewerber direkt wo er dran ist und wird ehrlich behandelt und nicht mit Floskeln verabschiedet, auch wenn man schon weiß, dass es das war. Nicht falsch verstehen, das ist kein Vorwurf an Dich, aber so lief es bei uns früher (auch durch mich) und das gefiel mir nicht, das war nicht echt. Dann lieber offen und ehrlich, wenn es auch eine Absage bedeutet, aber dann weiß der Bewerber wenigstens wo er dran ist und ich kann es dann auch abhaken. 

ich bin gespannt, wie Du es empfindest, wenn Du das ein paar mal ausprobiert hast und wie das bei den Bewerbern ankommt.

Beste Grüße

Dash

Benutzerebene 1

Hallo @Dash

okay, oft ist wohl relativ. Aber ja, solche Fälle kamen in der Vergangenheit schon vor. Ich muss jedoch auch sagen, dass ich seitdem keine 0815 Standard-Absagen mehr versende.

Ich bin der ehrlichen Absage direkt im Gespräch tatsächlich nicht abgeneigt und nehme das auf jeden Fall als Impuls mit in die nächste Meeting-Runde. Wer weiß, vielleicht kann ich schon bald berichten. 

 

Viele Grüße

Christin   

Benutzerebene 6
Abzeichen +5

Hallo zusammen,

gute Absagen zu formulieren, ist wirklich eine Kunst. Viele Personaler:innen trauen sich das nicht wegen des AGG und verstecken sich dann hinter Standard-Floskeln. Wobei ich aber auch sagen muss, dass es ein wenig auf die Anzahl der regelmäßig zu verfassenden Absagen ankommt. Ich habe großes Verständnis dafür, wenn HRler:innen aufgrund des hohen Arbeitsanfalls nicht hunderte individuelle Absagen formulieren können. Trotzdem sollten zumindest die Bewerber:innen, die zu einem persönlichen Kennenlerngespräch eingeladen waren, eine individuelle Absage erhalten. Bei uns erfolgt das meist telefonisch, so dass dort auch Raum für Fragen der Bewerber:innen und persönliche Worte ist. 

Ansonsten verhalten wir uns möglichst offen, um zumindest auf Rückfragen nach Standard-Absagen entsprechend individuell zu reagieren. Mit Blick auf die perfekte Candidate Journey sicher nicht ganz optimal, aber in Anbetracht einer nötigen Balance zwischen Arbeitslast und größtmöglicher Individualität eben oft nötig.

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