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E-Mail-Benachrichtigung bei Krankmeldung - ohne Genehmigung

Susen
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Hallo zusammen! 

Habt Ihr vielleicht Lösungsvorschläge zu folgendem Fall: 

  • Wir möchten Krankmeldungen ohne Genehmigung erfassen lassen, damit sie sofort und ohne Zeitverzug sichtbar sind. 
  • Gleichzeitig sollten aber jeweils auch bestimmte Mitarbeiter (Vorgesetzter, Team, HR) zeitnah über die Krankmeldung informiert werden (per Mail und im Dashboard). 
  • Über eine Erinnerung an “nächste Abwesenheit” geht es nur sehr eingeschränkt weil:
    • an sämtliche Abwesenheiten erinnert wird (Mailflut)
    • keine Erinnerung bei einer Aktualisierung der Krankmeldung (z.B. wenn der MA tagsüber beim Arzt war und für 3 Tage krankgeschrieben wird) erfolgt. 

Kann Personio einfach eine Benachrichtigung bei einer Krankmeldung oder Änderung dieser auslösen? Oder bei Genehmigung schon vor der Freigabe sichtbar machen (als Antrag)? 

Vielen Dank für Vorschläge! 

Viele Grüße,

Susen 

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Beste Antwort von Mariell 21 April 2021, 15:24

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11 Antworten

Mariell
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Hallo @Susen 

vielen Dank für Deine Nachricht. 

In diesem Fall empfehle ich Dir den Genehmigungsweg. Du siehst die Abwesenheit (Krankheit) auch im Kalender, wenn diese noch nicht genehmigt wurde. Diese erscheint dann als angefragt (siehe Screenshot).

 

Schau Dir dazu gerne auch unseren Helpcenter Artikel zum Thema Genehmigungsprozesse für Krankheit und Atteste einrichten an.

Beste Grüße

Mariell

Susen
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Hallo @Mariell und danke für Deine Antwort! 

Das reicht leider nicht aus. Ich brauche eine aktive Benachrichtigung an eine Gruppe von Mitarbeitern, sobald sich ein Mitarbeiter krank meldet. 

Heute schreiben Kollegen an unserem Empfang dazu eine E-Mail, was natürlich zu Zeitverzögerungen führt. Dieses Problem wollten wir eigentlich - u.a. - mit Personio lösen. Jetzt siehst es so aus, als wäre das nicht möglich. 

Es würde ja schon helfen, wenn man eine Erinnerung an “nächste Krankmeldung” statt “nächste Abwesenheit” erstellen könnte. Ist das nicht möglich? 

Viele Grüße,

Susen 

Susen
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Hallo nochmals @Mariell ,

eine erneute E-Mail (Erinnerung an “nächste Abwesenheit”) bei einer aktualisierten Krankmeldung würde auch schon helfen. Warum geht das nicht? 

Grüße,

Susen

Mariell
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Hallo @Susen

der Genehmigungsweg kann in diesem Fall einer Erinnerung gleichgesetzt werden. Sobald ein Mitarbeiter (mit Vorschlagsrecht) eine Krankheit in Personio einträgt, erhält der unter Genehmigungen definierte Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterrolle eine sofortige Benachrichtigung auf dem Dashboard sowie eine E-Mail innerhalb von 30 Minuten. Auch bei einer Änderung der Krankheit wird eine Benachrichtigung ausgelöst. 

Eine Erinnerung an “nächste Krankmeldung” können wir leider aktuell nicht einstellen. 

Du kannst Deine Ideen & Verbesserungsvorschläge aber sehr gerne in unserem Ideation Bereich posten. Zusammen mit unserer Produktentwicklung werden wir die geposteten Ideen prüfen, kommentieren und in unsere Planung zur Weiterentwicklung von Personio mit einbeziehen.

Beste Grüße

Mariell

H
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Hallo @Mariell , @Susen ,

den Weg, den Susen beschreibt, würde uns auch sehr weiterhelfen!

  1. Eine Benachrichtigung, die nur zur Info diesen soll, an einen bestimmten Personenkreis
  2. Eine Benachrichtigung an einen bestimmten Personenkreis, der im Genehmigungsprozess hinterlegt ist

Liebe Grüße
Hannah

A
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Hallo @Susen, 

ich kann mich nur anschließen, wir haben das selbe Thema. Bei Krankmeldungen wird nur der Vorgesetzte über die Genehmigungsfunktion informiert aber leider nicht eine Gruppe von Usern, die auch die Info haben sollten. 

@Mariell, die vorgeschlagene Lösung würde dann den zusätzlichen definierten Usern in der Gruppe die Genehmigung erlauben ? Kann ich das dann über die Mitarbeiterrollen entsprechend einschränken, wenn dort die MA nur ein “Ansichtsrecht” haben ?

Viele Grüße

Andreas

Julia Valentin
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Hallo @ABerni,
beide Fragen können mit “ja” beantwortet werden. Um den definierten Usern der Gruppe die Genehmigung zu erlauben, gehe bitte wie folgt vor:

  1. Definiere für die Gruppe von Usern eine neue Mitarbeiterrolle und füge die Mitglieder der Rolle hinzu.
  2. Aktiviere für diese Mitarbeiterrolle das Ansichtsrecht für die Abwesenheitsart Krankheit für einen “speziellen” Personenkreis oder für “Alle”. 
  3. Füge unter Einstellungen > Genehmigungen einen weiteren Genehmigungsschritt hinzu und wähle “Mitarbeiter in Rolle” und dann die von dir neu aufgesetzte Rolle aus.
  4. Wenn nun jemand die Abwesenheitsart Krankheit beantragt und diese vom direkten Vorgesetzten genehmigt wird, landet die Genehmigungsanfrage im nächsten Schritt bei allen Personen auf dem Dashboard (bzw. 30 Minuten später per Mail), die der neu definierten Rolle zugewiesen wurden.
  5. Genehmigt ein User aus der Gruppe, die Anfrage, dann verschwindet diese vom Dashboard der anderen Personen der Mitarbeiterrolle.

Liebe Grüße
Julia

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena oder @Marc
A
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Hallo @Julia Valentin , danke. Ich hatte es auch schon so versucht und es klappt. Einzig ich würde gerne bei der Gruppe nur den Vorgesetzten haben der die Genehmigung durchführt. In der Gruppe sind 3 Vorgesetzte und jetzt kann jeder der drei die Genehmigung durchführen, ich hätte es aber gerne so eingeschränkt, dass dies nur mit dem verantwortlichen Vorgesetzten möglich ist. Die Zugriffsrechte in der Rolle ist so definiert, dass die zugeordneten Vorgesetzten nur “deren MA” in der Genehmigung haben. Wie kann ich das mit dem gewünschten Ziel einstellen.

Lieben Gruß

Andreas

 

Julia Valentin
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Guten Morgen @ABerni, super, dass die Einstellung geklappt hat.

Wenn nur der direkte Vorgesetzte die Genehmigungsanfrage seiner Mitarbeiter:innen erhalten soll und nicht die ganze Gruppe, dann wähle bitte im Genehmigungsschritt “Vorgesetzter” anstatt “Mitarbeiter in Rolle = Vorgesetzte” aus (s. Screenshot). 

 

Hier ist nochmal der Unterschied zwischen den beiden Einstellungen im Detail:

  1. Im ersten Genehmigungsschritt ist in diesem Beispiel der Vorgesetzte hinterlegt. Die Genehmigungsanfrage erhält demnach nur der direkte Vorgesetzte, der im Mitarbeiterprofil als “Vorgesetzter” hinterlegt ist.
  1. Im zweiten Genehmigungsschritt sind die Mitarbeiter in der Rolle “Vorgesetzte” hinterlegt. Damit erhalten alle Mitglieder die Anfrage, die unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen der angelegten Rolle “Vorgesetzte” aktiv zugewiesen wurden.

 

Viele Grüße 

Julia

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena oder @Marc
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Hallo @Julia Valentin,

vielen Dank für den Vorschlag. Mit dem kann ich zumindest den Vorgesetzten in die Genehmigungspflicht nehmen. Bei der Stufe 2, die Du beschrieben hast (Mitarbeiter in Rolle) ist es da nicht auch so, dass die dann nicht nur eine “info” bekommen sondern dass auch genehmigen bzw. ablehnen können ?

Viele Grüße

Andreas

 

Julia Valentin
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Hallo @ABerni, bei allen Stufen, die in den Genehmigungsprozessen hinterlegt werden, handelt es sich immer um eine Genehmigungsanfrage und nicht nur um eine “Info”. Damit hast du völlig Recht, dass Genehmigungsanfragen in der 2. Stufe sowohl abgelehnt, als auch genehmigt werden können. 

Du kannst Deinen Wunsch, dass es eine Möglichkeit gibt, Personen über Genehmigungsanfragen nur zu informieren sehr gerne in unserem Ideation Bereich posten. Vielleicht wünschen sich das auch andere Kunden. Zusammen mit unserer Produktentwicklung werden wir die geposteten Ideen prüfen, kommentieren und in unsere Planung zur Weiterentwicklung von Personio mit einbeziehen.

Liebe Grüße

Julia

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