Hallo @irump,

verstehe ich es richtig und ihr habt einen Import von vergangenen Abwesenheiten inkl. Krankheitstagen importiert? 
Für die vergangenen Krankheitstage möchtet ihr in Personio keinen Attestnachweis? Beispielsweise, da ihr diesen in einem anderen System habt und rein die Information in Personio festhalten möchtet.

Wenn es jedoch schon so weit ist und die Abwesenheiten, inkl. Krankheiten importiert wurden und ihr nun die Attest-Upload-Aufforderungen schließen möchtet, gibt es folgenden Ansatz: 

1. Abwägen, wie viele Krankmeldungen habt ihr importiert? Und bei wie vielen verschiedenen Vorgesetzten (oder anderen Personen aus dem 1. Genehmigungsschritt) haben die Anfrage nun offen?
2. Falls es viele verschiedene sind, könntest Du den Genehmigungsprozess für einen gewissen Zeitraum umstellen, sodass alle offenen Genehmigungen für Krankheiten und demnach auch Atteste für einen bestimmten Mitarbeitenden angezeigt werden. (Bitte am Ende wieder dran denken, in wie gewünscht einzustellen.
3. Auf dem Dashboard könnt ihr für den vergangenen Zeitraum die Attest-Anforderungen abbrechen. Im Screenshot siehst Du in der unteren Zeile, wie es aussieht. (In der oberen Zeile siehst Du, wie es aussieht, wenn bereits ein Attest hochgeladen wurde.)

Ich habe auch nochmal getestet, wie Personio sich verhält, wenn man im Anschluss bei der Abwesenheitsart die Attestpflicht entfernt. Das hat keine historischen Auswirkungen, die Attestanforderung bleibt weiterhin bestehen und ist damit leider keine schnelle Lösung für die Situation. 

Falls jemand noch weitere Vorschläge hat, sie sind herzlich willkommen! Ich habe mit meiner Kollegin @Andrea Mendoza überlegt und wir sind leider auf keine andere Option, als die Manuelle, gekommen. 

Ich freue mich über Deine Rückmeldung, ob die Situation so war und wie ihr es schlussendlich gelöst habt. 

Liebe Grüße
Lena

Hi @Lena,

danke für deine ausführliche Rückmeldung! Ich bin die einzige Genehmigerin für Atteste und sehe aktuell auch nicht, dass welche von vergangenen Krankheiten offen sind. Das Problem eher besteht darin, dass die Mitarbeiter:innen den Attest-Upload als Aufgabe im Dashboard haben. Ich habe mich gerade mal als einer unserer Mitarbeiter eingeloggt und dort tauchen acht Aufforderungen auf. Die sehe ich als Genehmigerin aber nicht in meinem Dashboard, warum auch immer. 

Liebe Grüße,

Inga

Hallo @irump,

das ist seltsam, dass die Mitarbeitenden die Aufforderung sehen können und Du als einzige Genehmigende nicht die Möglichkeit hast, den Prozess abzubrechen. (Wie im Screenshot oben.)

Könntest Du Dich bitte über Euren Account oder Kontoinhaber an den Support wenden? - Dann können sie sich das bei Euch im Account genauer ansehen. Am besten auch mit dem Link zum Community Post. (Falls Ihr Euch noch in der Implementierung befindet, wendet Euch an Euren Implementation Manager.) 

Es tut mir leid, dass ich diesen Fall nicht allgemein lösen kann, ich versuche das immer so weit es geht!

Liebe Grüße
Lena

Hi @irump,

vielen Dank, dass Du Dich bei meinen Kollegen gemeldet hast. :) 

Ich habe mich mit der Implementation Managerin kurz geschlossen, sie hat einen weiteren Lösungsweg für Euch erarbeitet: 

Du kannst die historischen Abwesenheitstage für Krankheit über einen Import durchführen. (Soweit ich verstehe, ist das bereits geschehen.) Sobald Du in der aktuellen Abwesenheitsart "Krankheit" die Regelungen für Atteste umstellst, wird dies auch zeitlich rückwirkend geändert.

Dass die Atteste rückwirkend umgangen werden können, ist leider nicht möglich, jedoch kannst Du mit Administratorenrechten in die jeweiligen Mitarbeitendenprofile in den Abwesenheitsreiter klicken und die Zeiträume entsprechend freigeben.

Navigiere hierfür zum Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit > Krankheit und klicke bei den offenen Krankheitstage auf Editieren s. Screenshot:

​

Hier kann nun der Dokumentenstatus von "Offen" auf "Genehmigung" gestellt werden, ohne dass das Attest aus der Vergangenheit nochmal hochgeladen werden muss s. Screenshots:

​

​

Nachdem Du "Genehmigung" ausgewählt hast, kannst Du auf Aktualisieren klicken und die Abwesenheitsperiode ist genehmigt.

Hilft Dir das weiter? 

Ich konnte nur leider nicht herausfinden, weshalb ihr nicht gefragt werdet, ob ihr den Genehmigungsprozess abbrechen möchtet. Vermutlich liegt es daran, dass ihr die Daten importiert habt, in meinem Beispiel habe ich sie in Personio eingetragen.

Liebe Grüße
Lena

Hi @Lena,

ich hab es jetzt manuell gemacht, danke für den Tipp. Wäre auf jeden Fall gut gewesen, vor dem Import Bescheid zu wissen, dass ich die Attest-Aufforderung ausstellen sollte.

Liebe Grüße,

Inga

Das glaube ich! :) 
Tut mir Leid, dass Du das nicht vorher mitbekommen hast.
Für’s nächste Mal weißt Du es auf jeden Fall!

Zum Glück habe ich das hier schon gelesen nach dem ich den Import nur bei einem TestUser gemacht hatte und das gleiche Verhalten nach dem Login feststellen konnte. Das wäre ja was geworden, wenn ich für unsere 70 Mitarbeiter für die letzten 20 Jahre alles importiert hätte  (knapp 3000 Datensätze zur Krankheit).

Beim Import werden übrigens keine zu editierenden Atteste beim Administrator angezeigt. Bei mir jetzt nicht das Problem, weil ich den TestUser einfach wieder lösche.

Mein Vorschlag wäre, den Import so zu ändern, dass aktivierte Nachweise und Vertretungsanfragen innerhalb der Abwesenheitsarten ignoriert werden. Wer importiert, macht das für gewöhnlich Rückwirkend und damit wäre jegliche Genehmigung oder auch ein Attest unsinnig. 

Liebe Grüße

Markus

… bin noch ganz frisch hier, habe es noch nicht mal geschafft mich vorzustellen (implementierungsphase)

@irump @Lena Habe ein ähnliches Problem, was ich nicht gelöst kriege und bin dankbar für Tipps: Einer unserer GF (der im Krankheitsprozess als Genehmiger hinterlegt ist) erhält immer Meldungen, die sagen “Attestanforderung abbrechen”, wenn jemand krankgemeldet ist und verpflichtet ist, eine AU zu beschaffen. Wir erfassen Abwesenheiten in Tagen, haben eine AU-Pflicht ab Tag 3. 

Was möchte uns diese Meldung sagen? Dass das physische Attest nicht mehr nötig ist? Wie können wir das ausstellen? Danke für Eure Hilfe! VG!

Wenn dies erst seit kurzem in der Form auftritt, würde ich auf die geänderte Nachweispflicht tippen.

Seit dem 01.01.2023 ist der Mitarbeiter in Deutschland nicht mehr verpflichtet den Nachweis zu erbringen, das muß der Arbeitgeber jetzt erledigen. Demnach könnte man die Attestpflicht bei der Abwesenheit “Krankheit” auch deaktivieren.

@3g0max Danke Dir für deine schnelle Rückmeldung! Das habe ich mir auch schon gedacht, aber ich bin verwirrt, weil wir die Nachweispflicht inhaltlich (nicht technisch) ja drin haben möchten, damit die Leute wissen, dass sie ab Tag 3 verpflichtet sind, sich ein Attest zu beschaffen (wenn sie es auch nicht mehr dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen müssen). An dieser Verpflichtung zum Arzt zu gehen, ändert sich ja durch die eAU nichts … Wenn wir das rausnehmen, wird das der ein oder andere (der selten krank ist) vermutlich vergessen. 

Da stimme ich Dir zu.

Wir haben es auch noch drin, weil ansonsten auch die HR-Manager oder Genehmiger vermutlich übersehen würden, dass sie eine eAU anfordern müssen.

@Nina Hellmann leider kann dir hier nicht weiterhelfen. Ich habe die Attestanforderung bei uns seit dem 01.01. ausgestellt. Das von dir beschriebene Problem ist bei uns auch nicht aufgetaucht.

@irump Trotzdem danke! Das hilft mir auch schon. Dann ist es vielleicht besser, das auszustellen.

Hi @Nina Hellmann,

in welcher Stufe ist der GF im Genehmigungsprozess hinterlegt?

Ich habe den Prozess eben getestet und die Meldung, ob das Attest nicht notwendig ist, welche angezeigt wird, bis ein Attest hochgeladen wurde, wird nur dem 1. Genehmigenden im Mehrstufigen Genehmigungsprozess angezeigt. 

Vielleicht ist das ja auch ein Workaround? 

Liebe Grüße
Lena

@Lena Danke Dir für Deine Rückmeldung! Ja, er ist der 1. Genehmigende, daher hat ihn diese Meldung wohl getroffen. Die Botschaft der Meldung ist (bzw. war, wir haben sie nun wie oben von @irump vorgeschlagen, ausgestellt) wohl gewesen: ein MA hat sich krankgemeldet, daher hat/hätte ihn bis zum 31.12.2022 die Pflicht, eine AU (physisch) einzureichen, getroffen (das war quasi die “Anforderung”). Da wir nun die eAU haben, kann der die Krankheit Genehmigende (was für mich begrifflich eh völlig verkehrt ist: kein Vorgesetzter kann eine Krankheit genehmigen, da sie lediglich eine Information ist), diese Anforderung abbrechen, da die physische AU ja nun nicht mehr gebraucht wird.

So habe ich mir das jetzt zusammengereimt. Wie gesagt: wir haben das ganze jetzt umgangen, indem wir die AU-Pflicht ausgestellt haben. Das löst zwar dieses Problemchen, aber es ist nicht optimal, da es die AU-Pflicht (bei uns ab Tag 3 der Krankheit) ja schon noch gibt und wir da eigentlich auch kein anderslautendes Signal senden wollen … Denn die AU-(Beschaffungs)-Pflicht besteht ja nach wie vor - sie muss nur nicht mehr in Gestalt des gelben Scheins abgegeben werden.

Frage mich, wie andere das aktuell machen mit der Überprüfung, ob die Leute alle die korrekten Kranktage eintragen. Bei uns ist es jetzt schon (nach 5 Wochen) mehrfach vorgekommen, dass ein kranker MA vergessen hatte, seine ursprünglich für 4 Tage gemeldete Krankheit auf 8 zu erweitern (so wie es der Arzt in die AU geschrieben hat). Wochen später stolpert dann der Lohnbuchhalter drüber, dass die Krankenkasse ihm eine andere Anzahl Kranktage meldet als der Arbeitgeber und dann geht die große Recherchiererei los. Mir ist klar, dass ein (großer) Teil des Problems beim MA liegt, der seinen Krempel nicht sauber pflegt, aber der Aufwand entsteht bei uns … Und steigende Kosten auch, denn der externe Lohnbuchhalter macht die Recherche ja auch nicht gratis … 

Bin echt nach wie vor schickert, wie Deutschland dieses Thema gelöst hat - oder eben nicht gelöst hat. Und DATEV ist kein Stück hilfreicher …. VG!

Hi @Nina Hellmann,

ich verstehe, den Workaround könnt ihr natürlich auch nutzen. Sofern eine Datev Integration genutzt wird, denkt daran, die Attest Anfrage wieder zu aktivieren, sobald die eAU mithilfe der Datev Integration automatisiert abgerufen werden kann. 

Den Überblick würde ich empfehlen, über einen benutzerdefinierten Bericht zu ziehen. Damit könnt ihr die Krankheitsperioden Wochen-/Monatsweise überprüfen. Im Personio Product Update habe ich im Abschnitt “Update eAU Prozess (ohne Datev Integration)” gezeigt, wie man den einstellen kann: 

Gibt es schon einen Rhythmus in welchem ihr festgestellt habt, dass ihr die eAUs abgerufen werden? 
Wenn ihr das ohne das Attest in der Abwesenheit macht, kann ich mir vorstellen, dass es einfacher ist den Überblick zu behalten, wenn der Bericht öfter gezogen wird. 

Liebe Grüße
Lena

Hi @Lena Danke Dir für Deine Rückmeldung. Guter Punkt - das müssen wir auf dem Schirm haben, dass sobald DATEV die Integration ermöglicht, wir das ganze wieder aktivieren. 

Das mit dem Überblick ziehen via Berichte haben wir auch schon besprochen, aber das löst ja unser Problem der Abweichung zwischen den vom MA (falsch oder unvollständig) gepflegten Kranktagen und den Kranktagen, die der Lohnbuchhalter von der Krankenkasse gemeldet bekommt, nicht. Der benutzerdefinierte Bericht wirft ja quasi nur die falschen durch den MA gepflegten Daten aus und wir erkennen ja ohne die von der KK gemeldeten Tage die Abweichung (noch) gar nicht. Und wir möchten nicht häufiger als 1x monatlich via Lohnbuchhalter die Krankenkasse “anzapfen”, da der externe Lohnbuchhalter/StB das natürlich alles in Rechnung stellt … Kriegt Ihr denn irgendwie eine Richtung von der DATEV mit, wie lange das noch dauert bis die die Integration hinbekommen haben? VG!

Hi @Nina Hellmann,

ich hatte bei unserem Produkt-Team bzgl. dem zukünftigen eAU Prozess nochmal nachgefragt, um sicherzugehen. 

Grundsätzlich wird eine eAU zurückgegeben werden, wenn einer der Tage im Abwesenheitszeitraum innerhalb des Datumsbereichs der eAU liegt.
Wenn es also keinerlei Überschneidungen gibt, kann Personio die eAU-Daten nicht erhalten. Falls der Mitarbeiter also vergisst, den Abwesenheitszeitraum anzupassen, müsste dies der Personalleiter tun. Wenn sie in den Genehmigungsprozess einbezogen sind, werden sie benachrichtigt, wenn ein eAU eingeht.

Zum genauen Zeitplan kann ich leider nichts teilen. 

Liebe Grüße
Lena

@Lena Lieben Dank für die Rückmeldung. Habe noch zwei Fragen:

Was heißt dieser Satz?

“Grundsätzlich wird eine eAU zurückgegeben werden, wenn einer der Tage im Abwesenheitszeitraum innerhalb des Datumsbereichs der eAU liegt.”

An wen zurückgegeben? Müssen nicht alle Tage im (krankheitsbedingten) Abwesenheitszeitraum innerhalb des Datumsbereichs der AU liegen?

Und die 2. Frage:

Wenn es also keinerlei Überschneidungen gibt, kann Personio die eAU-Daten nicht erhalten.

Was meint hier “erhalten”? Dass die Daten aus der eAU nicht gepflegt werden können?

Viele Grüße, Nina

Hi @Nina Hellmann,

klar gerne! :) 

1. Sollte das Datum in Personio falsch eingetragen sein und nicht der genaue Zeitraum von 1-4 in Datev abgefragt werden, sondern bspw. 1-3 gibt Datev trotzdem die Krankschreibung für den gesamten Bereich 1-4 zurück. 
2. Mit der Datev Integration wird es so sein, dass in Personio eine Abwesenheit eingetragen sein muss zu einem Zeitpunkt, zu welchem auch eine eAU hinterlegt ist, damit in Personio automatisch angezeigt werden kann, dass eine eAU vorhanden ist. 

Habe ich das eindeutiger ausgedrückt? 
Wie genau das aussehen wird, werden wir denke ich sehen, sobald die Funktion live geht. :) 
FYI: Der Beta Test wird mit ein paar ausgewählten Kunden im März starten. 

Liebe Grüße
Lena

@Lena Hallo Lena, klasse, danke Dir! Jetzt hab ich es geschnallt - klingt super! Freue mich drauf. VG!