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Wie werden Überstunden und der monatliche Kontostand berechnet

E
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Liebe Community,

 

wir kämpfen gerade mit dem Verständnis der Darstellung der Überstunden auf dem Reiter “Anwesenheiten”. 

Folgendes Beispiel (Screenshot) ist der erste Monat bei einem Mitarbeiter, in dem Überstundenerfassung überhaupt eingerichtet wurde. Davor haben wir keine Zeiterfassung geführt. 

Hier würde ich erwarten, dass das System bei 140 erfassten Arbeitsstunden und einem Ziel von 64 Arbeitsstunden 76 erfasste Überstunden ausweist und auch der monatliche Kontostand auf 76 steht. Das ist nicht der Fall.

Wo haben wir hier einen Knoten? Könnte jemand mit einer Erklärung helfen? Vielen Dank schon!

LG
Elisa 

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Beste Antwort von ElisaFr 4 August 2023, 11:36

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8 Antworten

AM_HR
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Hallo @ElisaFr,

schau mal bitte nach welchen Hinweis Personio neben den 16 Wochenstunden anzeigt. Ist eigentlich immer ein Indiz dafür, dass etwas beim Arbeitszeitmodell nicht richtig passt. 

VG

Jan

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Hi Jan,

danke für deine schnelle Reaktion. Die Anzeige sagt, dass der Arbeitszeitplan nicht mit den im Profil hinterlegten Wochenstunden übereinstimmt. Der Arbeitszeitplan wurde ab April auf 18 Wochenstunden geändert (Mo, Mi, Fr je 6 h). Ab April erscheint der Hinweis auch nicht mehr. 

Selbst wenn man von einem rückwirkend errechneten Soll auf Basis der 18 h/Woche ausginge, würde die Rechnung nicht aufgehen. Davon abgesehen, dass eine rückwirkende Anwendung ja auch keinen Sinn ergäbe ;)

LG
Elisa

 

AM_HR
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Hallo @ElisaFr,

wenn ihr das Arbeitszeitmodell bei einem Mitarbeiter ändert, muss bei diesem im Profil die Anzahl der Wochenstunden ebenfalls auf den gleichen Wert geändert werden. Ich denke da liegt schon mal ein Problem für die Berechnung. Bitte auch dort mal ändern.

LG

Jan

E
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Hi Jan, 

das hatten wir direkt gemacht. Im Profil steht die Anzahl der Wochenstunden auf 18 Stunden.

Könnte es evtl. noch an einer falschen Einstellung im Modell selbst liegen?

 

AM_HR
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Hallo @ElisaFr,

ich glaube zu folgenden Themen müsstest du nochmal nachsehen bzw. eine Rückmeldung geben

  1. Im ersten Screenshot unter Anwesenheiten ist das Wochenmodell mit 16 Stunden ausgewiesen und nicht mit 18 Stunden (wie in deinem letzten Post), was wohl eigentlich greifen soll. Daher scheint auf jeden Fall was an den Daten der Zuweisung nicht zu passen. Schau mal unter Anwesenheiten in die Historie der Arbeitszeitmodelle nach zu wann das Profil 18 Stunden zugewiesen wurde. 
  2. Ist es richtig, dass ihr keine Minusstunden erfassen wollt? 
  3. Ich glaube die Pausenregelung ist ebenfalls nicht korrekt, aber da bin ich mir nicht sicher, da bei uns die Pause ab 9 Std. geschenkt ist. Führt allerdings zu keinem automatisierten Abzug der Pausen, aber evtl. bei der Berechnung der Sollstunden. Es könnte jedoch sein, dass durch deine Pausenregelung nach 9 Stunden weitere 45 Minuten erbracht werden müssen und nicht die gesetzlich vorgegebenen 15 Minuten.

Schwierig aktuell den Fehler auszumachen, aber kriegen wir hin 😉

VG

Jan

E
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@AM_HR Hi Jan,

erstmal danke für deine Beharrlichkeit! :)

Zu den Aspekten, die du genannt hast:

  1. Das Anwesenheitsmodell hat sich zum 1.4. von 16 auf 18 Wochenstunden geändert, der erste Screenshot ist aus dem Februar, der Screenshot des Arbeitszeitmodells ist aktuell (bis auf die Anzahl der Wochenstunden ist die Einstellung aber identisch mit dem Stand Februar). Wenn Änderungen des Anwesenheitsmodell keine rückwirkenden Auswirkungen haben, sollte das eigentlich als Ursache ausgeschlossen sein. Oder übersehe ich noch etwas?
  2. Die Minusstundenerfassung hatten wir ausgesetzt, weil es (selten) vorkommt, dass die Mitarbeiterin statt eines definierten Wochenarbeitstags (Mo/Mi/Fr) an einem anderen Tag arbeitet und dafür einen der definierten Arbeitstage aussetzt. Wir waren nicht sicher, ob das dann korrekt abgebildet wird. 
  3. Bei den Pausenzeiten haben wir die gesetzliche Regelung übernommen. Die Person wird dann ja an das Erfassen der Pause erinnert. Ich hab es gerade für den Beispielmonat Februar geprüft. Die Pausenzeiten wurden alle korrekt erfasst (über 9 h gab es auch nicht) und weder bei den Sollstunden noch bei den erfassten Arbeitsstunden mitgerechnet. Das müsste also auch passen. 

Ich bin sicher, irgendwo ist ein Häkchen falsch gesetzt 😅 Gibt es evtl. noch irgendwo Einstellungen für die Arbeitszeitmodelle, außer die bekannten unter Einstellungen > Anwesenheiten?

 

LG
Elisa 

E
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Update: Wir haben die Lösung gefunden :) 

Die letzte Woche des Monats lief teilweise in den nächsten Monat, d.h. die Überstunden aus dieser Woche wurden unter “Erfasst” erst in den Folgemonat gezählt. Weil wir die Erfassung zudem auch am 20. des Monats für die Abrechnung kappen und deshalb im laufenden Monat nie alle Überstunden ausgezahlt werden, haben sich die Überstunden unter “monatlicher Kontostand” um die ausgezahlten reduziert. Die verbleibenden 37, die unter “Monatlicher Kontostand” zu finden sind, sind in den nächsten Monat gewandert. 

Vielleicht hilft es auch anderen ;)

Danke, @AM_HR noch einmal!

S
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Hallo @ElisaFr ,

 

prima, dass nun alles wieder passt und danke für das Teilen! Dies wird anderen Kunden und Kundinnen mit einem ähnlichen Problem bestimmt helfen können. :) 

Und super Unterstützung von @AM_HR! ⭐

 

Liebe Grüße,

Marlene

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