eSignature als Aufgabe, Reminder, E-Mail

M
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Hallo liebe Personio-Community,

Ich muss ehrlich sagen, das Thema eSignature kostet uns mittlerweile einige Nerven.

Es ist super, dass man sich durch die eSignatures das Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten ersparen kann. Aber dafür ist unsere HR Abteilung mittlerweile sehr gut damit beschäftigt hinter den Unterschriften hinterher zu laufen.

In der Community taucht dieses Problem in den letzten 2 Jahren auch immer wieder auf. Es gibt viele Unternehmen, die exakt die gleichen Probleme haben wie wir:

  • Die Mitarbeiter übersehen die E-Mails und bekommen gar nicht mit, dass noch eine Unterschrift von ihnen aussteht.
  • Die Mitarbeiter suchen nach offenen Aufgaben im Dashboard von Personio und wissen nicht, dass sie ihre E-Mails checken müssen.
  • Es gibt keine Reminder, weder für die Mitarbeiter, noch für die Personaler, dass es noch Dokumente gibt, bei denen die Unterschrift noch fehlt.
  • Man kann nur einmal die E-Mail mit der Aufforderung zur eSignature raus schicken. Wenn der Unterschriftenstatus “Ausstehend” ist, kann man nicht einfach erneut die E-Mail verschicken als Personaler.
  • Es gibt bei der HR Abteilung keine Benachrichtigung, wenn die eSignature gemacht wurde vom Mitarbeiter.

Die Liste ist lang. All diese Themen werden immer wieder von Mitgliedern in der Personio-Community eröffnet und immer wieder werden diese Beiträge als Duplikate markiert und dann geschlossen oder als “parked” pausiert.

Hier nur eine kurze Liste von diesen Beiträgen (es gibt noch mehr ähnliche Beiträge):

Der Bedarf bei den Nutzern ist offensichtlich vorhanden.

Warum werden diese Beiträge nicht ernst genommen, sondern immer nur pausiert und offen gelassen?

Ich freue mich auf eure Rückmeldungen.

Viele Grüße

MobiLab

4 Antworten

H
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Hallo,

dieses Problem wird bei uns auch von vielen Kollegen bemängelt. Es wäre schön, wenn man hier endlich am reagiert.

Viele Grüße

Heike

N
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Nachdem ich mich schon rege an den geparkten und geschlossenen Threads beteiligt habe, möchte ich mich auch an dieser Stelle nochmals dafür aussprechen, dass wahlweise eine der beiden Funktionen angedacht wird:

  • Möglichkeit, über’s Dashboard zur Unterschrift zu gelangen für Personen, die die Emails übersehen/löschen
  • Wenn dies nicht möglich ist, zumindest eine Möglichkeit für Admins, die Email für die Unterschrift erneut an Personen, bei denen eine Signatur ausständig ist, zu senden

Derzeit verbringe ich viel Zeit damit, Dokumente, bei denen Kolleg*innen die Email übersehen haben, zu löschen und dann von vorne zu erstellen, damit sie unterschrieben werden können. Das ist für alle Beteiligten ganz furchtbar mühsam also wäre ich unfassbar dankbar, wenn die Kolleg*innen, die wirklich viele Dokumente signieren müssen, nicht immer die Nadel im Heuhaufen suchen müssen, wenn sie eine von vielen Emails übersehen.

D
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+1 für

  • Offene Unterschriften direkt ins Dashboard
  • Reminder Funktion wurde ja (Stand heute) bereits umgesetzt

 

In der neuen Signatur-Übersicht (firmenname.personio.de/esignature) fehlen aktuell auch einige Funktionen:

  • bei mehreren Unterzeichnern: bessere Übersicht, wo genau die Unterschrift hängt (liegt es am Workload der Führungskraft oder ist ggf. ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden notwendig, weil Fragen/Unsicherheiten zum Inhalt auftreten?)
    • aktuell ist zwar in der Übersicht das Dokument verlinkt, dieses öffnet aber nur das Dokument an sich, und nicht die “VIEW” Ansicht, in der man konkreter sehen kann, bei wem die Unterschrift noch aussteht.
    • der Mitarbeitende, für den das Dokument erstellt wurde, ist nicht verlinkt 
    • wenn ich also in die View möchte, um zu sehen, bei wem genau die Unterschrift hängt, muss ich
      • 1. separat das Profil des MA aufrufen
      • 2. zu Dokumenten navigieren
      • 3. Das Dokument in der View öffnen
      • erst dann sehe ich, “wo es hängt”. Das sind aus meiner Sicht für eine Übersichtsseite genau 3 Schritte zu viel - diesen Überblick sollte genau die Seite ja bieten.

 

  • Generell wäre eine Report/Export-Funktion hilfreich, um sich eine Übersicht ziehen zu können, welche Dokumente bereits versendet wurden (ich denke da vor allem an die BULK-CREATE Funktion, in der ggf. mal jemand durchrutschen könnte, oder auch jährliche Gehaltsrunden, bei denen sich der Dokumentenstatus gut mit den jeweiligen Excel-Tabellen, in denen man eh arbeitet, abgleichen ließe.

 

  • Zuletzt noch die Funktion, sich mehr als 25 Unterschriften pro Seite anzeigen zu lassen (vorher gab es die Auswahl: 25 bis zu 500 Unterschriften pro Seite)
    • dies haben wir häufig genutzt um dann mit Strg + F nach gewissen Namen oder Dokumententiteln zu suchen.

 

Ich freue mich über Ergänzungen aus der Community :) 

Lena
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Abzeichen +29

Hi zusammen,

Lieben Dank für Eure Kommentare. Ich kann absolut nachvollziehen, dass es einem auf die Nerven geht, wenn man etwas braucht und sich nichts tut und man nichts dazu erfährt. Wir haben im letzten Jahr unserem Ideation Bereich im Hintergrund Prozessseitig aufgeräumt und langsam trägt es Früchte, wir können Euch inzwischen proaktiv zu Ideen informieren. Meine Kollegin @Lucie B updated gerade extrem viele Ideen in Ideation und räumt hier mal so richtig auf. :) 
Auch unser Produkt Team hat sich neu aufgestellt und released seit diesem Jahr extrem viel, sodass ihr Euch auf einige lang ersehnte Verbesserungen freuen könnt. 

@DKM, das ist ganz richtig, die manuelle Erinnerung ist bereits live gegangen, die automatisierte Erinnerung wird in den nächsten Tagen releast. 


Danke für Dein Feedback. Ich würde Deinen Kommentar gerne in eine eigene Idee umwandeln. Ist es ok, wenn ich den Kommentar herauslöse und die Idee folgendermaßen ist: +

  • bei mehreren Unterzeichnern: bessere Übersicht, wo genau die Unterschrift hängt (liegt es am Workload der Führungskraft oder ist ggf. ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden notwendig, weil Fragen/Unsicherheiten zum Inhalt auftreten?)
    • aktuell ist zwar in der Übersicht das Dokument verlinkt, dieses öffnet aber nur das Dokument an sich, und nicht die “VIEW” Ansicht, in der man konkreter sehen kann, bei wem die Unterschrift noch aussteht.
    • der Mitarbeitende, für den das Dokument erstellt wurde, ist nicht verlinkt 
    • wenn ich also in die View möchte, um zu sehen, bei wem genau die Unterschrift hängt, muss ich
      • 1. separat das Profil des MA aufrufen
      • 2. zu Dokumenten navigieren
      • 3. Das Dokument in der View öffnen
      • erst dann sehe ich, “wo es hängt”. Das sind aus meiner Sicht für eine Übersichtsseite genau 3 Schritte zu viel - diesen Überblick sollte genau die Seite ja bieten.
  • Generell wäre eine Report/Export-Funktion hilfreich, um sich eine Übersicht ziehen zu können, welche Dokumente bereits versendet wurden (ich denke da vor allem an die BULK-CREATE Funktion, in der ggf. mal jemand durchrutschen könnte, oder auch jährliche Gehaltsrunden, bei denen sich der Dokumentenstatus gut mit den jeweiligen Excel-Tabellen, in denen man eh arbeitet, abgleichen ließe.
  • Zuletzt noch die Funktion, sich mehr als 25 Unterschriften pro Seite anzeigen zu lassen (vorher gab es die Auswahl: 25 bis zu 500 Unterschriften pro Seite)
    • dies haben wir häufig genutzt um dann mit Strg + F nach gewissen Namen oder Dokumententiteln zu suchen.

Die Report/Export-Funktion, ist trotzdem hilfreich, auch wenn es eine automatisierte Erinnerungsfunktion gibt, oder? 


Bzgl. der Übersicht im Dashboard, als Info für Dich, unser zuständiges Team für den Bereich plant eine eigene Seite für die Inbox einzuführen, mit weiteren Informationen, in welchen sämtliche ToDos, Aufgaben etc. sichtbar sein sollen. Die ganz genauen Details sind mir noch nicht bekannt, das ist auf jeden Fall die entsprechende Idee, mit einem kurzen Update von mir: 


Der Plan ist es, das Dashboard für das ganze Unternehmen nutzbar zu machen und langfristig soll es auch individualisierbar sein, denn jedes Unternehmen braucht etwas anderes auf der Homepage. 



Am besten ist es, wenn Ideen einen klaren Verbesserungsvorschlag enthalten, damit andere dafür abstimmen können, wir es einem Produktteam im Hintergrund zuweisen können und Euch wiederum zu einer konkreten Idee updaten können. 

Liebe Grüße
Lena

 

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