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Abwesenheiten nach Outlook als "Außer Haus" bzw. "Out of office" übertragen

Gunnar Wiemann
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Hallo liebes Personio Team,

wir verwenden in unserem Unternehmen Microsoft 365 und Outlook als Kalender-App.

Nach jeder genehmigten Abwesenheit wird diese als Termin beim jeweiligen Mitarbeiter*in in Microsoft Outlook angelegt.

Die Zeit wird aber mit dem Parameter “Frei” bzw. “Free” angezeigt. So bekommen andere Kolleg*innen keine Information darüber, dass es sich um eine Abwesenheit handelt.

Kann dies von uns angepasst werden, oder ist hierfür ein Update in Personio erforderlich? Falls letzter Punkt zutrifft, so würde ich dies gerne als Verbesserungsvorschöag einreichen.

Besten Dank und Grüße
Gunnar Wiemann

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Beste Antwort von Lena 21 November 2022, 12:04

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12 Antworten

rantonitsch
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Hallo @Gunnar Wiemann 

Ein ganztägiger bezahlter Urlaub wird bei uns im Outlook als “Gebucht” und nicht als “frei” angelegt. Wir haben nur das Problem, dass er in der falschen Zeitzone angelegt wird und daher von 23:00 bis 22:59 aufscheint. Bei euch nicht?

Weiters würden wir auch gerne einen Zeitausgleich in personio erfassen. Mit einer eigenen Abwesenheitsart. Diese wird jedoch leider nicht an den Outlook Kalender übertragen. Ist somit auch nicht brauchbar? Wie macht ihr das mit einem Zeitausgleich?

Lt Doku wird nur der Abwesenheits “Homeoffice” nicht übertragen, weil man dabei ja nicht abwesend ist sonder nur wo anders arbeitet.

Lena
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Hallo ihr beiden, 

spannend zu lesen, dass die Abwesenheit bei Euch als “Gebucht” übertragen wird @rantonitsch, wie genau meinst Du das?

@Gunnar Wiemann geht es Dir darum, dass es in Outlook als “out of Office” angegeben wird und alle danach eingestellten Termine automatisch abgesagt werden?
Diese Funktion gibt es momentan nicht, es gibt jedoch bereits eine Idee dafür, stimme gerne dafür ab.
Ob es in Outlook oder Google ist, die Kalender haben diese Funktionen alle, aber in Personio wird die Abwesenheit als Zeitblocker eingestellt. 

@rantonitsch , wie ist bei Euch die Abwesenheit “Zeitausgleich” eingestellt? Was hättest Du gerne für diese Abwesenheit, was Personio gerade nicht tut? Bitte gib mir auch den Hinweis, wo Du das erwartete Verhalten nicht bekommst, im Unternehmenskalender, globalen Kalender oder im Mitarbeiterprofil in den Abwesenheiten. 
Gerne können wir die Abwesenheitsart gemeinsam ansehen. Du hast auf jeden Fall ganz recht, dass es eigentlich nur die Einstellung der Kategorie “Home Office” gibt, weshalb Abwesenheitsarten nicht übertragen werden. 

Vielen Dank!
Lena

rantonitsch
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@Lena , bei Outlook Terminen kann man einstellen wie sie anderen gegenüber angezeigt werden. Das Attribut heißt “Anzeigen als”. Möglichkeiten sind “Frei”, “mit Vorbehalt”, “außer Haus” und “Gebucht”. Urlaub und Zeitausgleich sollte als “außer Haus” angezeigt werden, damit nicht ein Kollege versehentlich einen Termin mit mir bucht, wenn ich gar nicht verfügbar bin. Das aktuelle Verhalten in personio ist bei der Abwesenheit “Urlaub” für mich korrekt.

Zur Abwesenheit “Zeitausgleich” hätte ich gerne, dass es sich gleich verhält wie “Urlaub”. Wenn ich einen Zeitausgleichin personio eintrage, hätte ich gerne dass zur selben Zeit auch ein Termin in meinem privaten Unternehmenskalender als “gebucht” angelegt wird. Aktuell wird leider überhaupt kein Termin in Outllook angelegt, sondern nur in personio.

Gunnar Wiemann
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@Lena Es wäre tatsächlich in unserem Interesse, wenn Abwesenheiten aus Personio heraus in Outlook direkt mit dem Typ “Out of office” angelegt werden.

Zum einen entspricht dies der physischen Abwesenheit der Kollegen, zum anderen verhindern wir die Annahme, eine Verfügbarkeit könnte vorausgesetzt werden. “Busy” bedeutet leider in den meisten Fällen nicht, dass eine parallele Einladung “erzwungen” wird.

Was ich nicht erwarte ist eine automatische Absage von Terminen in diesem Zeitraum. Dies überlassen wir der Verantwortung der Terminorganisierer, die dann bitte auf eine Abwesenheit in eigenem Interesse reagieren.

Besten Dank und Gruß
Gunnar

J
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Hallo Gunnar, 

ich stimme dir zu, dass der Typ ‘Out of Office/Außer Haus’ für mich auch der einzig logische Typ für Abwesenheiten im Kalender darstellt und würde mir das für die Personio Kalenderintegration ebenfalls wünschen. Obwohl Kollegen in der Regel natürlich versuchen werden parallele Terminbuchungen zu vermeiden, lässt es sich manchmal bei dringen Themen leider nicht vermeiden bereits bestehende Termine im Kalender zu überbuchen. Aus diesem Grund eignet sich ein Termin vom Typ “busy/gebucht” meines Erachtens nach nicht für Abwesenheiten.

Viele Grüße!

Lena
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Hallo zusammen, 

ich habe mir die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten in Outlook auch nochmal für mein Verständnis angesehen und würde das gerne einmal zusammenfassen, was nun der Status Quo ist.

Sofern ich es richtig interpretiere bedeuten die Status folgendes: 
(Korrigiert mich bitte, sollte ich etwas missverstanden haben.)

  • “Frei” - Bei Einträgen mit diesem Termin sind weiterhin die Kalender frei und werden nicht für andere Termine geblockt.
  • “mit Vorbehalt” - Das kommt einer “Vielleicht” Zusage ähnlich, ist das richtig?
  • “außer Haus” - Bedeutet, man ist nicht im Hause, so wie ich das verstehe kommt das auch dem Google Kalender (Out of Office) Status gleich.
  • “Gebucht” - Bei Einträgen mit diesem Termin wird der Kalender belegt und dieser Kalenderslot wird für weitere Terminfindungstools, wie bspw. die Kalenderintegration oder Calendly nicht angezeigt, da Personen zu diesem Zeitpunkt nicht zur Verfügung stehen. 

Momentan ist es eine gängige Einstellung, dass Personio die Abwesenheiten als “Gebucht” überträgt, denn es soll auch eine Abwesenheit angezeigt werden. 

@rantonitsch, wenn bei Euch eine Abwesenheitsart nicht gleich, wie Urlaub, eingetragen wird, prüfe bitte, ob Du die Abwesenheitsart “Zeitausgleich” unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Unternehmenskalender auch angekreuzt hast, damit sie in den Unternehmenskalender übertragen werden soll. Damit zählt sie unter “Abwesenheiten” im globalen Kalender mit rein, weitere Informationen dazu findest Du auch hier.

Was sich manche Mitglieder wünschen ist eine “außer Haus” Darstellung für Abwesenheiten, welche aus Personio gepushed werden. @Gunnar Wiemann und @Julian1867 stimmt gerne für die bereits verlinkte Idee ab. Gerne erweitere ich sie für Outlook, denn es geht um die selbe Darstellung. :) 

Liebe Grüße
Lena

J
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Hallo Lena, 

ja, ich denke du hast das schon ganz richtig verstanden. Für die verlinkte Idee habe ich bereits abgestimmt (in der Hoffnung, dass du diese für Office ergänzt ;)).

Viele Grüße, 

Julian

Jazz7584
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Hi ich auch, genau das vermissen wir ebenfalls, aber eben auch für Exchange Online nicht für Google.

P
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Auch wir waren grade völlig überrascht, dass die Urlaube als Gebucht und nicht als Außer Haus eingetragen werden.

 

Das ist wirklich “blöd”, weil der Status ja auch z.B. im Teams dargestellt werden und es wirkt dann dort so, als wenn die Person einfach nur in einem langen Meeting oder ähnlichem wäre. 

Nur bei “Außer Haus” ist klar, dass die Person aktuell einfach wirklich nicht da ist!

rantonitsch
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@pfeigl wäre froh, wenn das aktuell unser einziges Problem wäre. Aktuell funktioniert die Synchronisation bei uns überhaupt nicht mehr. Seit Wochen. Lösung haben wir vom Support leider noch keine bekommen. Bei euch funktioniert es noch?

P
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Wir haben es diese Woche erst aktiviert - seit dem scheint es zu funktionieren, ja.

Vanessa Heizmann
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Liebe Community,

 

wir haben eine neue Funktionalität implementiert, die hoffentlich eure Bedenken adressiert, dass Abwesenheiten, die ihr über Personio beantragt (und bestätigt), im Microsoft Outlook Kalender als “beschäftigt”, und nicht als “außer Haus” angezeigt werden.

Dies haben wir nun gemeinsam mit unserem Partner Cronofy (der die Integration zwischen Personio und externen Kalendern ermöglicht) implementieren können, d.h. Abwesenheiten werden als “außer Haus” angezeigt. Wir arbeiten mit Cronofy nun daran, dies auch auf Google auszuweiten. 

 

Wenn ihr Fragen oder Feedback zu dieser Verbesserung habt, würden wir uns freuen, von euch zu hören - gerne könnt ihr über diesen Link ein kurzes Telefonat mit mir vereinbaren. Wir würden uns auch freuen, wenn ihr einen Daumen hoch geben könntet, wenn diese Verbesserung das von euch in dieser Unterhaltung beschriebene Problem löst.

 

Vielen Dank im Voraus

Vanessa

Produktmanagerin bei Personio

 

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