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Abwesenheitsart Geschäftsreise mit Überstunden

Eva B.
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Hallo zusammen,
ich stehe gerade vor dem Problem, dass eine Kollegin, deren Arbeitstag 5,45 h hat, eine Geschäftsreise macht, die 8 h dauert - an sich kein Problem, die zusätzlichen Stunden könnte sie als Überstunden ansammeln.  Wir haben als Abwesenheitsart “Geschäftsreise” angelegt, die in Stunden erfasst werden soll (s. Bild 2). Im Auswahlfenster hat man nun die Möglichkeit, die Abwesenheit als ganzer Tag oder Teil des Tages zu beantragen. Klickt sie den ganzen Tag an, hinterlegt das System die Abwesenheit verständlicherweise mit 5,45 h, was ihrem Tagessoll entspricht. Gibt sie nun eine Zeitspanne ein, die länger als 5,45 h dauert, hinterlegt das System allerdings wieder nur 5,45 h. Es gibt also eine Deckelung beim jeweiligen Tagessoll des Mitarbeiters. Was kann ich an der Einstellung ändern, damit die genaue Zeit der Abwesenheit angezeigt wird auch, wenn sie höher als das Tagessoll ist, also quasi so, wie einen ganz normalen Arbeitstag, an dem ja auch Überstunden generiert werden können? Wir möchten eine Geschäftsreise nicht als “normalen” Arbeitstag eintragen, da wir im Kalender die räumliche Abwesenheit an diesem Tag, für alle Kollegen sichtbar, widerspiegeln möchten. 
Ich hoffe, das war einigermaßen verständlich erklärt und freue mich über Hilfestellungen!
Vielen Dank und schöne Grüße 
Eva

 



 

 

 

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Beste Antwort von saja 8 August 2022, 10:56

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14 Antworten

saja
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Hallo @Eva B. 

Abwesenheiten lassen sich nicht als genaue Stunden eintragen.

Das einzige was mir ad hoc einfällt ist Folgendes:

  1. Du änderst unter dem Reiter “Anwesenheit”  für die besagte Woche, in welcher die Kollegin auf Reisen ist, das Zeit-Modell auf 29,8 h Stunden (das müsste die Summe aus 4 Tagen á 5,45h und 1 Tag á 8 Stunden sein). Den tag der reise fixierst du mit 8h
  2. Du änderst direkt im gleichen Atemzug das Zeit-Modell mit Wirksamkeit für die darauffolgende Woche wieder in die Ausgangsposition, also auf 27,25
  3. Voilá, die “Abwesenheitsart” Geschäftsreise müsste nun mit 8h hinterlegt sein

 

Liebe Grüße und melde dich bei Fragen gerne wieder

Sarah

 

 

 

 

PS: Du kannst Zeit-Modelle hier neu anlegen (Einstellungen → Anwesenheit)

 

LG, Sarah
Eva B.
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Liebe Sarah, vielen Dank für Deine schnelle Rückmeldung! Noch eine kurze Verständnisfrage: Wenn ich das Arbeitsmodell in der Woche der Geschäftsreise, wie oben angegeben ändere und für den Tag der Geschäftsreise 8:00 h als Soll hinterlege, werden die Stunden an diesem Tag zwar entsprechend bis zu einem Maximum von 8h erfasst, aber doch nicht als Überstunden gewertet, sondern sie käme in dieser Woche dann auf 0:00 Überstunden raus, vorausgesetzt, sie trägt für die anderen Tage immer 5:45 ein, oder verstehe ich das falsch?

Lieben Dank vorab und viele Grüße 
Eva

saja
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Hi @Eva B. 

Ja, du hast recht, das hatte ich nicht bedacht. Diese Stunden werden zwar in ihrer Summe korrekt erfasst, aber nicht als Überstunden hinterlegt.

Wird die Dame denn als Fixgehalt oder als Stundenlohn abgerechnet?

LG, Sarah
Eva B.
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Hi Sarah, sie wird mit Fixgehalt abgerechnet. Da es sich bei dieser Situation um eine sehr selten vorkommende Ausnahme handelt, haben wir nun eine andere Lösung mit der Kollegin vereinbart. Sie trägt die Abwesenheit “Geschäftsreise” ein, die mit 5,45 h durch Personio verbucht wird. Am Tag danach trägt sie dann zu ihrer regulären Zeiterfassung noch die zusätzlich am Geschäftsreisetag über die 5:45 hinaus angefallene Zeit ein, die so als Überstunden verbucht wird. Nicht optimal, aber als Notlösung akzeptabel:-)!
Danke Dir trotzdem nochmal für Deine Hilfestellung!
Liebe Grüße

Eva

saja
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Hi @Eva B. 

Ja top, beste Idee. 

LG, Sarah
Lena
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Hallo ihr beiden,

Mir ist hier etwas aufgefallen, daher habe ich eine Rückfrage zum Vorgehen. :) 
@Eva B. hast du es auch probiert, die Abwesenheit als ganzen Tag einzutragen und die zusätzlichen Stunden in der Anwesenheit am selben Tag zu erfassen? 

So wie hier im Screenshot: 

Dort hat der Mitarbeitende auch seinen vollen Tag von 6h40 in einer Abwesenheit eingetragen und die Stunden, welche über seine Abwesenheit hinaus gehen (3h) habe ich extra erfasst. Die 3h gehen dann auf das Überstundenkonto. 

Auf diese Weise sind die Angaben alle am richtigen Tag eingetragen. Oder übersehe ich hier ein Detail der Anfrage?

Liebe Grüße
Lena

 

Eva B.
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Liebe Lena,
vielen Dank für Dein Feedback, das klingt völlig logisch. Leider funktioniert das bei uns trotzdem nicht wie beschrieben, oder ich habe irgendwo in den Einstellungen bei der Abwesenheitsart “Geschäftsreise” ein Häkchen falsch oder gar nicht gesetzt? 
Der aktuelle Testmitarbeiter (Vollzeit 40 Wochenstunden) bekommt beim Eintrag der Abwesenheit “Geschäftsreise”, wie es sein soll, 8 h für diesen Eintrag angezeigt, was seinem vollen Tagessoll entspricht. 
 

Trage ich nun allerdings unter Anwesenheit, wie von Dir beschrieben, zusätzlich zur Geschäftsreise eine weitere Stunde als Arbeitszeit ein, wird diese vom System zwar erfasst und auch angezeigt, dieser Eintrag kreiert jedoch 7 Minusstunden zum Tagessoll von 8 h, d. h. die Zeit der Geschäftsreise wird mit diesem zusätzlichen Eintrag der Arbeitszeit nicht mehr bei der Berechnung berücksichtigt und nicht addiert. Was mache ich falsch?

 

Viele Grüße

Eva

Lena
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Hallo @Eva B.,

In den Abwesenheiten ist in Deinem Beispiel ein ganzer Tag (a 8h) für die Geschäftsreise eingetragen. Die Person hat wohl zusätzlich noch eine Stunde gearbeitet und dies auch entsprechend von 18-19.00 erfasst. - Auf den ersten Blick sieht es auch korrekt aus. 

Bitte hover einmal über das lila Uhrsymbol am 11. des Monats darüber, um zu sehen, wie viele Überstunden für den Tag gezählt werden. 
Kann es sein, dass an einem anderen Tag -8 gemacht wurden, an diesem 11. eine Überstunde gemacht wurde und daher die Balance bei -7 liegt? 
Um alle Details einzusehen, an welchem Tag die Überstunden oder Minusstunden entstanden sind, öffne gerne auch Weitere Details, so gelangst du auf die Übersicht im Überstundenkonto. :) 

Liebe Grüße
Lena

Lena
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Hallo @Eva B.,

hat es sich mit den Stunden aus dem Vormonat geklärt? Oder ist das Thema noch offen?

Ich freue mich auf eine kurze Antwort. :) 

Liebe Grüße
Lena

Eva B.
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Liebe Lena,

sorry, urlaubsbedingt komme ich erst jetzt dazu zu antworten.
Leider hat sich meine Frage noch nicht geklärt. Wie auf dem nächsten Bild zu sehen ist, steht das Über- und Minusstundenkonto der Testperson auf 0h, wenn nur die Geschäftsreise am 11.8. mit 8h hinterlegt wurde. Trotz Eintrag von jeweils 8 h pro Tag und den 8 h für die Geschäftsreise am 11.8. fehlen der Testperson auf dem Arbeitszeitkonto für August noch 8 h. Gehe ich auf das Uhrensymbol bei “Keine Zeit erfasst” werden mir -7 h angezeigt, was ich nicht verstehe, -8 h würde noch irgendwie Sinn ergeben, bei einem Tagessoll von 8 h, wenn keine Eintrag unter Anwesenheit gemacht wurde. Einfluss auf das Zeitkonto hat dies aber nicht.
 

 

 

Auf dem zweiten Bild ist nun die zusätzlich zur 8-stündigen Geschäftsreise verbuchte Zeit von 1 h eingetragen, weiterhin werden beim Scrollen über das Uhrensymbol -7 h angezeigt, das Arbeitszeitkonto zeigt nun, dass noch 7 h zum Monatsziel August fehlen, das Über- und Minusstundenkonto zeigt -7 h an. Die Anzeige für den Eintrag der “Anwesenheit” imit -7 h st noch nachvollziehbar, da nur eine Stunde des Tagessolls von 8 h gearbeitet wurde, die Geschäftsreise mit 8 h wird aber gar nicht berücksichtigt.
 

 

Nach meinem Verständnis funktioniert die Berechnung bei einer Kombination aus bezahlter Abwesenheit (Geschäftsreise) und Anwesenheit (zusätzlich geleistete Arbeitszeit) nicht.

Bitte lasse mich gerne wissen, wenn ich hier einen Denkfehler haben sollte.
Vielen Dank vorab und viele Grüße
Eva

Eva B.
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Hier noch die detaillierte Übersicht:

 

Eva B.
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@Lena ich hatte Dich bei meiner Antwort versehentlich nicht direkt markiert. 
LG Eva

Lena
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Hi @Eva B.,

gar kein Problem. :) Dann hast Du mich verlinkt und ich war im Urlaub. 🏔

Ich habe mir nochmal alle Einstellungen und Screenshots durchgesehen. Es wirkt, als wäre die Abwesenheit nicht ganz korrekt eingestellt für diesen Fall. Es geht um diese Frage: 

Normalerweise würde ich bei der Geschäftsreise die Einstellung “Anwesenheiten während Abwesenheiten als Überstunden werten?” immer mit “Nein” angeben, da es eine Information für die Kollegen ist und genaue Anwesenheiten erfasst werden.

Falls das bei Euch jedoch nicht üblich ist, zusätzlich zur Geschäftsreise die vollen Anwesenheiten zu erfassen, könnt ihr überlegen, dies zukünftig umzustellen und mit “Nein” zu beantworten. 
Bevor Du es umstellst, prüfe bitte, ob und wie die Abwesenheitsart in der Vergangenheit verwendet wurde.

(FYI: Echte Abwesenheiten, wie Urlaub, Krankheit etc. bei welchen sich auch die Zielstunden in den Anwesenheiten reduzieren, werden mit “Ja” beantwortet. Das sind die echten Abwesenheiten. 
Home Office bspw. wird mit “Nein” angegeben, da es sich hier um keine echte Abwesenheit handelt, es werden Zeiten erfasst, die Erfassung der Abwesenheit dient lediglich zur Information.)

Hilft Dir das weiter?

Liebe Grüße
Lena

Nina Hellmann
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@Eva B. @Lena Hallo Ihr beiden, stolpere hier gerade über Euren Austausch zu diesem Thema, da mich gerade etwas ähnliches umtreibt. Frage mich aber zunächst, ob bei Dir, liebe @Eva B. denn in den Arbeitsverträgen festgehalten ist, dass Reisezeit = Arbeitszeit ist? Denn nur dann würde die ganze Thematik ja entstehen. Wenn nichts festgehalten ist oder etwas gegenteiliges, würde die Reisezeit nicht als Arbeitszeit erfasst werden (müssen) … VG!

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