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Anbindung selbst entwickelte Zeiterfassung an Personio

  • April 21, 2026
  • 6 Antworten
  • 61 Aufrufe
C
First Steps

Hallo zusammen,

wir befinden uns aktuell in der Implementierungsphase und haben noch einige offene Fragen zur Zeiterfassung.

Grundsätzlich soll die Zeiterfassung unserer Mitarbeitenden weiterhin über ein externes System erfolgen, da wir projektbasierte Zeiten erfassen und diese Funktion in Personio derzeit noch nicht vollständig abgebildet wird.

Gleichzeitig möchten wir jedoch erreichen, dass Abwesenheiten künftig über Personio erfasst und anschließend in unser externes System übertragen werden. Laut Personio ist diese Schnittstelle grundsätzlich möglich.

Aktuell stehen wir jedoch vor Herausforderungen bei der Definition der Abwesenheitstypen in Personio. In diesem Zusammenhang stellen sich uns insbesondere folgende Fragen:

  • Welche Informationen sollten bei der Anlage von Abwesenheiten unbedingt berücksichtigt werden?
  • Was genau ist unter der „Zeiteinheit“ zu verstehen? Hier gibt es die Optionsmöglichkeiten “Stunden” und “Tage” - wann verwendet man was? (Diese sind in der Vorlage hinterlegt) 

Wir würden uns sehr über eine kurze Orientierung oder Best Practices freuen.

Ich hoffe, es ist verständlich :-) 
 

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße

Beste Antwort von SarahHen

Hi ​@carinamarks,

letztlich richtet sich die Art und Anzahl der Abwesenheiten nach eurer Praxis. Das sind dann z.B. bezahlter und unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Sonderurlaub, Krankheit etc. Und je nach Abwesenheit sind dann eure Informationen relevant, z.B. bei Krankheit - ab wann ist ein Attest erforderlich, muss es eine Vertretung geben, soll tage- oder Stundenweise erfasst werden.

Das führt zu deiner nächsten Frage: die Zeiteinheiten sind je nach Abwesenheit relevant. Urlaub rechnet man immer in Tagen, während man Krankheit ggf. auch in Stunden erfassen kann. 

Deine Fragen lassen sich leider nicht pauschal beantworten, da es im Detail von eurem genauen Setting abhängt. 

Viele Grüße

6 Antworten

Dash
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  • DashCommunity Superstar
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  • April 23, 2026

Guten Morgen ​@carinamarks ,

ich erinnerte mich beim Lesen gerade an einen ähnlichen Austausch dazu vor einiger Zeit, siehe hier:

Zeierfassungsvorlage Excel hochladen und bearbeiten | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!

Das bezieht sich aber auf den Upload einer Excel. Ich bin nicht sicher, ob das genau passt oder ob du hier eher von einer Schnittstelle sprichst.

Beste Grüße

David

Gerne können wir uns auf LinkedIn vernetzten: https://www.linkedin.com/in/hmk-personal-ds
    SarahHen
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    • SarahHenCommunity Superstar
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    • Antwort
    • April 23, 2026

    Hi ​@carinamarks,

    letztlich richtet sich die Art und Anzahl der Abwesenheiten nach eurer Praxis. Das sind dann z.B. bezahlter und unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Sonderurlaub, Krankheit etc. Und je nach Abwesenheit sind dann eure Informationen relevant, z.B. bei Krankheit - ab wann ist ein Attest erforderlich, muss es eine Vertretung geben, soll tage- oder Stundenweise erfasst werden.

    Das führt zu deiner nächsten Frage: die Zeiteinheiten sind je nach Abwesenheit relevant. Urlaub rechnet man immer in Tagen, während man Krankheit ggf. auch in Stunden erfassen kann. 

    Deine Fragen lassen sich leider nicht pauschal beantworten, da es im Detail von eurem genauen Setting abhängt. 

    Viele Grüße

      Andrea B.
      Community Superstar
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      • April 24, 2026

      ​@SarahHen 

      Hi, wäre es denn sinnvoll Krankheitstage nach Stunden zu erfassen? Ärzte schreiben doch immer volle Tage krank. 
      Ich frage nur aus reinem Interesse und um ggf. eine Wissenslücke zu schließen. 

      LG

      Andrea
      SarahHen
      Community Superstar
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      • April 24, 2026

      Huhu ​@Andrea B.,

      wir hatten die Diskussion mal an Tagen ohne AU: man hat 2 Stunden gearbeitet, dann gehts einem schlecht und man will sich für den Rest des Tages krank melden. Dann sollten nur 6 Stunden Abwesenheit erfasst werden.

      Das war aber so umständlich, dass wir jetzt nur ganze oder halbe Tage machen 😅

        Dash
        Community Superstar
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        • DashCommunity Superstar
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        • April 27, 2026

        ​@SarahHen 

        Hi, wäre es denn sinnvoll Krankheitstage nach Stunden zu erfassen? Ärzte schreiben doch immer volle Tage krank. 
        Ich frage nur aus reinem Interesse und um ggf. eine Wissenslücke zu schließen. 

        LG

        Hallo ​@Andrea B. ,

        es gibt ja auch Krankheitstage ohne Attest. Oder Abwesenheiten für einen ärztliche UNtersuchung von in Summe dann 2 Stunden oder so. Daher haben wir es auch stündlich.

        Gerne können wir uns auf LinkedIn vernetzten: https://www.linkedin.com/in/hmk-personal-ds
          Andrea B.
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          • Andrea B.Community Superstar
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          • April 27, 2026

          Hallo ​@SarahHen und ​@Dash , 

          ich liebe unseren Austausch, der aus einer Frage entsteht. 
          ​

          Huhu ​@Andrea B.,

          wir hatten die Diskussion mal an Tagen ohne AU: man hat 2 Stunden gearbeitet, dann gehts einem schlecht und man will sich für den Rest des Tages krank melden. Dann sollten nur 6 Stunden Abwesenheit erfasst werden.

          Das war aber so umständlich, dass wir jetzt nur ganze oder halbe Tage machen 😅


          Das machen wir auch so. Jemand fühlt sich im laufe des Tages schlecht und die Person trägt dann einen halben Tag Krank ein. Also auch keine stundenweise Erfassung

           

          Hallo ​@Andrea B. ,

          es gibt ja auch Krankheitstage ohne Attest. Oder Abwesenheiten für einen ärztliche UNtersuchung von in Summe dann 2 Stunden oder so. Daher haben wir es auch stündlich.

          Für ärztliche Untersuchungen und deren Freistellung, habe ich eine extra Abwesenheit. Die ist natürlich stundenweise.

          Ich wünsche euch eine schöne Woche. ​​​​​​​

          ​​​​

          Andrea
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