Moin @viktoria.id 

Urlaubsberechnung erfolgt auf Basis von UrlaubsTAGEN nicht nach Wochenstunden, daher kann Personio das so wie du es brauchst höchstwahrscheinlich nicht abbilden.

Vorweg: Der Urlaubsanspruch in Tagen ergibt sich aus den tatsächlich gearbeiteten Tagen (inkl. Krank und Urlaub). Die Länge eines Urlaubstags in Stunden ergibt sich aus der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Tag. Bei einer 5-Tage Wochen haben eure Studenten also gemäß BUrlG mind. 20 Tage Anspruch.

Was entspricht denn bei euch einem vollen Tag? Wenn es 7,5h sind dann weist den Stunden ein AZM mit zwei Tagen a 7,5h zu. Wenn ihr bei einer 5-Tage-Woche 30 Tage Urlaub habt, passt das auch mit den 12 Urlaubstagen für die Studenten.

Hallo @viktoria.id,

erstmal kann ich @Navigator und @Maximilian nur zustimmen die Berechnung bei Personio erfolgt nach den Tagen. 
Ich habe aber noch eine Frage, arbeiten eure Werkis denn immer mit der selber Stundenanzahl pro Woche oder ist die Arbeitszeit und damit der Lohn variable?
Weil dann müsstest du die Berechnung ja eh händisch vornehmen :) 

LG 
Melina 

Hallo @viktoria.id,

ich kann hier den Anderen nur zustimmen. Wieso berechnet ihr überhaut nach Stunden? Auch die Teilzeitler müsstet ihr dann ja genauso behandeln. Das geht aus deinem Post allerdings nicht hervor. 

Sollten die Werkstudenten immer das Arbeitszeitmodell Montag bis Freitag haben, macht das reguläre Urlaubskontingent doch total Sinn. Hierbei spielt es doch keine Rolle, ob der Tag von einer Vollzeit-, Teilzeitkraft oder einem Werkstudenten genommen wird. Die Tage entsprechen dann immer der eingestellten täglichen Arbeitszeit. 

VG

Jan

Hallo an alle,

da mich das Thema auch verwirrt, möchte ich noch einmal nachfragen:

Der Urlaubsanspruch in Tagen wird mit einem einfachen Dreisatz ausgerechnet, also z.B. 

Wenn die Vollzeitmitarbeitenden bei 40 Stunden/Woche einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen/Jahr haben, dann haben Werkstudierende bei 15 Stunden/Woche einen Urlaubsanspruch von 11,25 bzw. 12 Tagen/Jahr.

Um die entsprechende Stundenanzahl zu bekommen, muss man die 12 Tage jetzt * 3 Stunden/Tag nehmen (wenn die Werkstudierenden bei 5 Tagen 3 Stunden pro Tag arbeiten) = 36 Stunden pro Jahr?

Für uns ist das wichtig zu wissen, da wir die genauen Urlaubsstunden mit den Minus- und Plusstunden der Werkstudierenden verrechnen müssen.

Ich freue mich von euch zu hören!

Liebe Grüße,

Sören

Hallo @Soeren_Wonderland, 

wie ist denn das Arbeitszeitmodell bei den Werkis eingestellt?
Sind die Stunden auf fünf Tage verteilt? Du berechnest den Urlaubsanspruch so wie oben beschrieben, nicht an den Stunden sondern an dem gearbeiteten Tagen. 

Wenn du das in Stunden und nicht Tagen brauchst passt die Rechnung bei dir nicht. 
Du kannst ja auch da den drei Satz nutzen und dann komme ich auf 90 Std. 

Liebe Grüße 
Melina 

Moin @Soeren_Wonderland 

wenn ein Vollzeit MA mit 40h/W auf Basis einer 5TW insgesamt 30 Tage Anspruch hat, dann hat ein MA der 15h/w bei 3 TW arbeitet:

30 Tage ./. 5 TW x 3TW = 18 Tage Anspruch

Hat der MA zB eine 4 Tage Woche bei 15h/w sieht es so aus:

30 Tage ./. 5 TW x 4 TW = 24 Tage Anspruch

Der Dreisatz muss sich auf die Arbeitstage pro Woche beziehen, sonst ist der Anspruch fehlerhaft, weil - wie oben schon erwähnt, der Urlaubsanspruch per BUrlG nach ArbeitsTAGEN berechnet wird, nicht nach ArbeitsSTUNDEN.

Am Rande: Darf ich fragen wieso ihr Urlaubsstunden mit Minusstunden verrechnet? Soweit ich weiß ist es nicht legitim Fehlstunden mit Urlaub zu verrechnen, weil es dem Zweck von Urlaub bzw Erholung widerspricht.

Hallo @Mell und Hallo @Navigator ,

vielen Dank für eure schnellen Antworten!

@Mell stimmt, ich habe die Anzahl der Stunden falsch berechnet. Ich habe mich jetzt an folgender Rechnung orientiert (https://www.stepstone.de/magazin/artikel/urlaubsanspruch) und komme auch auf 90 Stunden.

@Navigator hast du eine entsprechende Stelle im Gesetz, in der steht, dass man den Urlaub nicht mit Minusstunden verrechnen darf? Ich höre das gerade zum ersten Mal. 

Hallo @Soeren_Wonderland, 

ich kann mich @Navigator nur anschließen, dass Urlaub nicht mit Minusstunden verrechnet werden kann. 

Und das mit dem Urlaubstagen, also der Berechnung klappt auch eigentlich ganz gut bei Personio, wenn du die Arbeitszeiten/-tage richtig eingestellt hast. 

LG 
Melina 

Zum einen gibt es arbeitsrechtlich eigentlich keine Minusstunden, aber das ist ein anderes Thema.

Wo genau das steht ist recht simpel: Im BUrlG ist Urlaub definiert: der Erholungsurlaub dient der Erholung des Mitarbeitenden. Das Verrechnen von Minusstunden widerspricht  ganz klar diesem Grundsatz, da hierdurch keine Erholung stattfindet.

Quelle: Arbeitsrechtsexperten und Google

Hallo @Navigator ,

danke für die Antwort! 

Ich verstehe den Grundsatz, dass der Erholungsurlaub der Erholung des oder der Mitarbeitenden dient. Wenn jetzt der oder die Mitarbeitende aber in einem Monat -2 Stunden weniger gearbeitet hat und sich stattdessen erholt hat (oder im Fall der Werkstudierenden mit Uni beschäftigt war), und diese -2 Stunden nachträglich mit dem Urlaub verrechnet werden, dann kommt das ja eigentlich auf das selbe heraus, wie wenn der oder die Mitarbeitende im Voraus Urlaub genommen hat. 

@Mell, bei mir hat es jetzt “Klick” gemacht: Die Werstudierenden bekommen bei uns immer 20 Tage Urlaub pro Jahr. Wenn die Werkstudierenden ihr Anwesenheitsmodell ändern, muss die Anzahl der Urlaubstage dabei aber nicht extra angepasst werden. Der “Wert” eines Urlaubstages entspricht nämlich immer der Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag des jeweiligen  Anwesenheitsmodells, z.B. bei 10 Stunden pro Woche und 5 Arbeitstagen entspricht ein Urlaubstag = 2 Stunden. Personio reduziert bei einem genommenen Urlaubstag im System die Stundenanzahl pro Monat entsprechend. Dadurch entstehen die Minus- oder Plusstunden. 

Am einfachsten wäre es, wenn es zu so wenig Wechseln des Anwesenheitsmodelles kommt wie möglich. Bei fest Angestellten mit einer 40 Stunden Woche ist das ja auch nicht der Fall.

Wenn es, wie im Fall der Werkstudierenden, zu häufigeren Wechseln des Arbeitszeitmodells kommt, dann kann trotzdem die folgende Situation entstehen: Angenommen, die Werkstudierenden arbeiten 10 Stunden pro Woche und wechseln für die Semesterferien zu einer Vollzeitbeschäftigung. Die Werkstudierenden haben 20 Urlaubstage pro Jahr. Wenn die Werkstudierenden die 20 Urlaubstage während der Semesterferien nehmen, dann bekommen sie dafür deutlich mehr Stunden frei, als wenn sie diese vor oder nach den Semesterferien nehmen. 

Wie geht man in der Praxis mit dieser Situation um?

Logisch betrachtet stimme ich dir zu. Aber jeder Arbeitsrechtler wird sich einen Ast freuen, wenn er so einen Fall bekommt, weil es rechtlich schlichtweg nicht legal ist. Ich hatte in Konzern-Umgebung mehr als einen solcher Fälle und keiner ist vor Gericht erfolgreich gewesen.

Wegen der häufigen Wechsel von Arbeitszeitmodellen hab ich leider auch keine Patentlösung. Für den Fall der Fälle haben wir definiert haben, dass bei häufigen Wechseln die durchschnittlichen Arbeitstage der letzten 3 Monate gelten.

Unsere Werkstudis wechseln auch nicht so häufig ihre Zeiten, weil sie bei uns grundsätzlich fix 3 Tage pro Woche arbeiten. Welche Tage ist dabei egal, genauso wie sie die Stunden verteilen.

@Navigator, vielen Dank!

Das mit dem Durchschnitt ist eine gute Idee. Wir werden uns hier etwas überlegen.

Wir machen das mit den wechselnden Arbeitszeitmodellen so, dass die Werkis uns zu Semesterbeginn und am Beginn der Vorlesungsfreienzeit ihre Tage mitteilen und wir es dann anpassen. 
Aber unsere Werkis können auch spontan und flexible arbeiten je nach dem wie es bei ihnen passt. 
So dass sie nicht umbedingt an festen Tagen kommen müssen.

Bei der Bezahlung des Urlaubs nehmen wir den Durchschnittswert der letzten 13 Wochen. Und da wir den Urlaubsanspruch einfach am Vollzeitäquivalent entsprechend der Tage berechnen, passt das auch eigentlich immer :) 

@Mell 

berechnet ihr das dann händisch in Excel?

Bisher haben wir auch den Durchschnittswert der letzten 13 Wochen für die Vergütung der Urlaubstage berechnet.

Nun wollte ich das Ganze vereinfachen und in Personio überführen, aber nach einem Testlauf habe ich nun festgestellt, dass das alles nicht so funktioniert wie es sollte.

Unsere Studis arbeiten flexibel in ihren Wochenstunden und -tagen. Sprich in einer Woche arbeiten sie 2 Tage und 6 Stunden und in der nächsten 5 Tage und 20 Stunden.

Bei Personio gibt es da leider nicht das geeignete Modell.

Ich habe ein Überstundenkonto angelegt, so dass ich einen besseren Überblick bekomme. Leider ist es in der Vergangenheit dazu gekommen, dass Studenten über ihre 20 Stunden hinaus gearbeitet haben, was natürlich nicht passieren darf. 

Eigentlich wollten wir den Prozess durch Personio vereinfachen, aber nun stelle ich fest, dass es für Werkstudenten wesentlich komplizierter und fehlerhafter ist, als durch eine manuelle Berechnung in Excel.

Ich freue mich auf deine Antwort!

Liebe Grüße

Franzi

@Franziska S. was genau meinst du mit “Vergütung der Urlaubstage”?  Wollt ihr die nicht genommen Urlaubstage den Werkstudierenden in Geld auszahlen und müsst dafür wissen, wie viele Stunden die Urlaubstage wert sind?

Mich hat das ganze Thema deutlich länger beschäftigt als gedacht. Das Berechnen der Wertigkeit der Urlaubstage in Stunden war bei insgesamt 5 Wechseln des wöchentlichen Stundenmodells über 3 Kalenderjahre hinweg im Nachhinein sehr aufwendig. 

Um ein solches Hin- und Her in Zukunft zu vermeiden, haben wir folgende Grundsätze festgelegt:

1. Die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr bleibt immer gleich (bei Werkstudierenden = 20 Tage/Jahr), allerdings variiert die Wertigkeit eines Urlaubstages in Urlaubsstunden je nach Stundenmodell pro Woche.
    
2. Werkstudierende werden gebeten:
    
   1. Am Anfang des Semesters die Wochenstunden festzulegen und diese das Semester über beizubehalten (nur in Ausnahmesituationen kann davon abgewichen werden).
       
   2. Die Werkstudierenden können in Absprache frei entscheiden, wie viele Stunden pro Woche sie arbeiten. Wichtig ist allerdings, dass ihr Stundenkonto am Ende jeden Monats auf 0 ist, es also weder zu Über- noch zu Minusstunden kommt. Per Gesetz ist die Verrechnung von Minusstunden und Urlaubsstunden nicht möglich.
       
   3. Die gesetzliche Obergrenze von 20 Stunden/Woche darf nicht überschritten werden. Bei uns ist das deshalb kein Problem, weil die Werkstudierenden nur zwischen 8 und 15 Stunden pro Woche arbeiten. Wie man das handhabt, wenn der oder die Werkstudierende grundsätzlich 20 Stunden pro Woche arbeitet, muss man schauen.
       
3. Die Werkstudierenden können in einem Zeitraum mit einem festen Stundenmodell (idealerweise entweder ein Semester oder die Semesterferien) maximal die Anzahl an Urlaubstagen nehmen, die diesem Zeitraum entsprechen, z.B. wenn ein oder eine Werkstudierende in einem Jahr 2 Monate Semesterferien hat, dann kann er oder sie in diesem Zeitraum maximal 3,33 Tage Urlaub nehmen:
   
   12 Monate - 20,00 Tage
     2 Monate -   3,33 Tage
   
   Mit dieser Regelung soll vermieden werden, dass die Werkstudierenden in den Semesterferien ihre Stundenanzahl auf 40 Stunden pro Woche erhöhen und zeitgleich ihre 20 Urlaubstage nehmen, die ja unterschiedliche Wertigkeiten haben.
    
4. Nicht genommene Urlaubstage werden nicht ausgezahlt. Die Werkstudierende werden gebeten, alle Urlaubstage im Rahmen des im Arbeitsvertrags vereinbarten Zeitraumes zu nehmen (1 Jahr + 3 Monate Übertrag ins neue Jahr). Falls dies nicht geschieht, verfallen die Urlaubstage.

Das ist nicht direkt eine Antwort auf deine Frage. Ich hoffe aber, dass ich dir damit trotzdem weiterhelfen kann bzw. einen weiteren Anstoß zu dieser Diskussion geben kann.

Viele Grüße, 

Sören