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Arbeitsstunden dauerhaft anpassen und Arbeitszeitkonto auf Null legen

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Liebe Community, 

 

ich bin neu hier und implementiere gerade für 40 MitarbeiterInnen Personio. 

Ich habe zwei wiederkehrende Schwierigkeiten:

Bei mir im “Mein Profil” steht, dass ich 40h Wochenstunden habe und der i-Hinweis, dass das nicht mit meinen eingetragenen Stunden übereinstimmt. Das ist richtig. Ich habe schon mehrmals rechts auf die drei Punkte geklickt und meine Stunden unter “Arbeitszeiten ändern” angepasst. Doch obwohl ich Admin bin, wird es nicht übernommen und jedes Mal wenn ich mich wieder neu einlogge, stehen hier wieder die 40h. 

 

Gleichzeitig stehe ich vor dem Problem, dass ich (seit Mai im Unternehmen) für die Monate von Mai bis August Unterstunden habe, da mir angezeigt wird, wie viel ich hätte arbeiten sollen. Wie kann ich diese löschen für mich, aber auch für alle anderen? Denn ich will ja nicht, dass MA mehrere Jahre nachtragen müssen. Und ich will auch nicht, dass jetzt schon die Arbeitszeitkonten an sich schon laufen, da wir Personio bei allen MA erst am 1.1.2023 scharf stellen möchten. Gleichzeitig sollen ausgewählte MA schon im nächsten Monat die Möglichkeit haben einige Feature auszuprobieren (u.a. Arbeitszeiterfassung und Urlaubsanträge). Wie muss ich hier vorgehen?

 

Vielen Dank für eure Unterstützung im Voraus, 

AnS

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Beste Antwort von Lena 4 November 2022, 13:29

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12 Antworten

NiZi
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Hallo @AnS , hast Du die Wochenstunden in den Mitarbeiterinformationen angepasst?

Habt ihr historische Anwesenheitsdaten, die ihr importieren könntet? Wenn ja, hift euch vielelicht deser Artikelhttps://support.personio.de/hc/de/articles/211488709-Historische-Anwesenheitszeiten-importieren. Ansonsten hilft Dir vielleicht auch dieser Artikel 

Frage 3 lässt sich über die Berechtigungen steuern. Hier kann du eine Rolle anlegen und fügst die entsprechenden Mitarbeitenden hinzu.

 

LG Nicole

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Ich ändere hier als Admin ganz rechts die 40h auf 30h und es wird nicht übernommen. Und die Minusstunden (s. Mitte) möchte ich auch unbedingt loswerden bei allen.

NiZi
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Schau mal im Bereich Informationen. Hier kannst Du die wöchentliche Arbeitszeit anpassen.

Michaela B.
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Hallo @AnS , 

konntest du den Punkt mit den Arbeitsstunden klären?

Die Wochenstunden müssen an verschiedenen Stellen angelegt werden. Zum einen in der Sektion “Personalinformation” → hier werden die tatsächlichen Wochenstunden (Teilzeit, Vollzeit...) hinterlegt. Und, als Basis, unter “Einstellungen”, Unternehmen, Abteilungen und Teams → hier werden die Vollzeit-Wochenstunden hinterlegt. 

Berichte gerne einmal, ob hier eine Lösung für dich dabei war. 

Viele Grüße, Michaela

Viele Grüße, Michaela
Dash
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Hallo zusammen,

es muss auch das richtige Arbeitszeitmodell bei den Anwesenheiten ausgewählt werden.

Wenn dort das Vollzeitmodell ausgewählt wird, dann bringt es ja auch nichts, es in den Personalinformationen anzupassen.

Einen Wechsel des Arbeitszeitmodells (Vollzeit <> Teilzeit) vornehmen – Personio

Beste Grüße

Dash

Lena
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Hallo ihr Lieben, 

vielen Dank für die tolle Teamarbeit hier! :) 

@AnS, hast Du inzwischen alle 3 Themen klären können? 

Hast Du die Anwesenheiten importiert, um die Minusstunden weg zu bekommen?

Liebe Grüße
Lena

A
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Liebe Alle, 

 

die Wochenstunden bei allen und mir konnte ich nun anpassen. Herzlichen Dank.

 

Die Frage, wie ich alle Mitarbeiter auf 0 setze, damit keiner mit Minus-Stunden bei Personio die Zeiterfassung anfängt, da ich die Konten jetzt schon erstelle, aber wir erst zum 1.1.2023 mit der Zeiterfassung beginnen, konnte mir leider nicht genau erklärt werden. 

 

Gehe ich dazu auf Anwesenheiten, dann auf den mittleren Block “Über- und Minusstunden” und auf die drei Punkte / weitere Details und muss dann bei jedem händisch das Konto editieren? 

 

Das klingt nach viel Arbeit. Bislang konnte ich nur lesen, dass es mehrere Unternehmen betrifft und es wäre schön, wenn es hier eine leichtere Lösung gäbe. 

 

Herzliche Grüße

AnS

B
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Hallo zusammen,

ich habe genau das gleich Problem, allerdings nur bei einem Mitarbeiter. Kann es sein, da dieser MA testweise schon Zeiten einträgt, dass deshalb diese Minusstunden entstehen?

Bei den anderen Mitarbeitern hat es geholfen, dass man beim zugewiesenen Arbeitszeitmodell erst Mal die Minusstunden auf “nein” setzt.

 

Lena
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Hallo @AnS , 

wie @Bib.Sch das erklärt hat, ist das eine Option. Klappt das auch bei Dir?

Ansonsten können auch historische Anwesenheitszeiten importiert werden, sodass die Mitarbeitenden zum 1.1.2023 mit 0 starten.

Der Import ist etwas komplexer und bietet sich bspw. an, wenn erst zu einem bestimmten Tag die Zeiterfassung startet und das Zeitmodell schon vorher zugewiesen ist, wie hier:

Liebe Grüße
Lena

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Liebe alle, entschuldigt, dass ich erst jetzt wieder mich dem Thema zuwenden kann.

 

Nein, ich habe weiterhin Probleme mit dieser Aufgabe. Die Lösung mit “Minusstunden nicht berechnen” funktioniert nicht, da ich es ja in Zukunft schon so machen möchte. 

 

so sieht es bei mir aus, nachdem ich im September mir unter “Über-Minusstunden” alle Minusstunden manuell eingetragen habe. 

 

So sieht es bei meiner Kollegin aus, die erst einen Tag eingetragen hat: 

 

 

Kurz zum Verständnis:

Arbeitszeitkonto zeigt mir immer den aktuellen Monat an, wie viel ich schon erfasst habe, was ich schaffen muss und was noch offen ist. 

 

Bei Über- und Minusstunden 

“erfasst” bezieht sich auf was?

"monatlicher Kontostand” wieso steht hier nicht -133h?

“Stunden insgesamt” das betrifft alle Stunden, die geleistet wurden in diesem Jahr ODER seitdem der MA im Unternehmen ist? (ist das dann zum 1.1.2023 wieder auf 0?

 

Muss ich bei jedem einzelnen manuell es anpassen, da wir keine Zeiterfassung vorher genutzt haben und wir somit keinen Import tätigen können?

Heißt dass, dass ich bei meiner Kollegin +22589h eintragen muss?

A
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Jetzt habe ich bei der einen Kollegin die -22589 Stunden in + 22589 Stunden hinterlegt. Aber warum sollte jemand wissen wollen, wie viele Stunden er oder sie seit 2010 im Unternehmen erarbeitet hat. 

 

Ich dachte, dass “Stunden insgesamt” sich nur auf das eine Jahr beziehen. Oder habe ich hier eine falsche Voreinstellung?

Lena
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Hi @AnS,

bitte beachte, dass Du, auch wenn Du zukünftig Minusstunden erfassen möchtest, die von @Bib.Sch aufgezeigte Option wählen kannst. 

Was jetzt passiert ist, möchten wir damit eigentlich vermeiden. Was in den Screenshots vermutlich passiert ist: Im Über- und Unterstundenkonto bei “Stunden insgesamt” werden nun alle Stunden kumuliert angezeigt, welche seit Anstellung im Zeitmodell offen sind und keine Zeiten eingetragen hatten. - Sie werden als Minusstunden gewertet.

Sofern ihr noch nicht mit Personio gestartet habt und die Mitarbeitenden noch keine individuellen Zeitmodelle zugewiesen bekommen haben, kannst Du das von Euch gewählte Standardzeitmodell ändern und die Minusstunden deaktivieren. Du kannst immer noch wie Bib.Sch vorgeschlagen hat vorgehen. Das ist vermutlich am einfachsten. 

Solltest Du das nicht wollen, fällt mir nur noch die Option einer manuellen Anpassung ein, wie Du sie bei der Kollegin getestet hast. Nachdem Du das Konto um + 22589h angepasst hast, war es bei 0?
Da Du dies bei jedem einzelnen Mitarbeiterprofil machen musst, da es keinen Import für Überstundenkontostände gibt, ist die Option mit dem Zuweisen des korrekten Zeitmodells ab Start der Zeiterfassung vermutlich wirklich die einfachste Lösung. :) 

Gerne gehe ich auch auf die einzelnen Begriffe ein: 

  • “Stunden insgesamt” umfasst alle je erfassten Über-/Unterstunden seit Anstellungsbeginn. 
  • "monatlicher Kontostand” im Überstundenkonto sind die Stunden, welche im Saldo aus den einzelnen Tagen entstanden sind, an welchen das lila Uhr-Symbol angezeigt wird. Die Angabe hier muss nicht zwingend der im Arbeitszeitkonto entsprechen.
  • “erfasst” beinhaltet alle erfassten, bestätigten und angefragte Arbeitszeiten. Bitte beachte, dass hier bis zur Ablehnung oder Genehmigung auch ungenehmigte Zeiten mit eingerechnet werden.

Weitere Informationen und Definitionen zum Anwesenheitsreiter findest Du hier.

Liebe Grüße
Lena

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