wir haben folgendes Problem, seit der Einführung der Arbeitszeiterfassung über Personio.
Die Überstunden/Minusstunden entsprechen nicht den tatsächlichen Überstunden/Minusstunden laut der noch parallel geführten Excel-Tabelle. Auch werden teilweise die Sollstunden für den Monat falsch gezogen. Ich vermute, es hat insbesondere bei Teilzeitmitarbeitenden, damit zutun, dass diese nicht immer an festen Tagen arbeiten, sondern auch gerne ihre festen Tage tauschen. Die Wochenarbeitszeit sowie wieviele Tage pro Woche gearbeitet werden sollen, ist bei uns vertraglich fest geregelt.
Wie würdet ihr das Arbeitszeitmodell anlegen?
Habe ich nicht ein Problem mit der Urlaubsberechnung, wenn ich gleichmäßig auf 6 mögliche Tage die Stunden verteile, obwohl z.B. nur immer an 3 Tage die Woche gearbeitet wird? Auch das Thema Feiertage und Kranktage stelle ich mir dann schwierig umsetzbar vor.
Wie sind die Einstellungen im letzten Reiter bzgl. Minusstunden richtig zu setzen? Sollten diese besser wochenweise und nicht tageweise berechnet werden?
Sollten wir evtl. auf das flexible Modell setzen, welches es seit Neustem gibt?
Ich bin für einen Tipp dankbar, da ich momentan nicht weiter komme.
Viele Grüße Christina
Beste Antwort von Advaita
Hi @BeeC ,
Du sprichst da tatsächlich ein komplexes Thema an. Gerne versuche ich das so gut es geht für Dich aufzufächern.
Generell kommt es, wie Du schon festgestellt hast, gerade bei Teilzeitkräften vermehrt zu “Unklarheiten”.
Im Grunde hast Du hier zwei Möglichkeiten im System.
Nutzung der normalen Arbeitszeitmodelle als "flexibles" Arbeitszeitmodell:
Bei fünf Arbeitstagen pro Woche, die sich aber auf potentielle sechs Tage verteilen, hast Du die folgenden Optionen:
- Überlege Dir, wie viele Urlaubstage die betroffenen Mitarbeitenden einreichen müssen, um eine Woche frei zu nehmen. - Diese Zahl nimmst du dann auch als die Anzahl der eingetragenen Arbeitstage im Arbeitszeitmodell pro Woche. - Teile die Wochenstunden gleichmäßig auf die potentiellen Arbeitstage auf.
Jetzt kommt es darauf an ob die Person einen Stundenlohn oder ein Fixgehalt bekommt!
Stundenlohn: Lasse komplett alle Einstellungen zu Überstunden und Minusstunden weg. Damit wird einfach ausgezahlt, was gearbeitet wird. Das Arbeitszeitmodell ist hier rein "informativ". Der/die Mitarbeitende kann theoretisch an jedem beliebigen Tag beliebig viel Arbeitszeit eintragen.
Fixgehalt: Aktiviere die Über- und Minusstunden und vor allem die automatischen Minusstunden: (Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell > Überstunden und Minusstunden)
Damit kann die Person weiterhin Zeiten beliebig eintragen, da sich hier eventuelle Über- oder Minusstunden gegenseitig wieder ausgleichen. Ich würde Dir hier zudem genau die Einstellung wie im Screenshot empfehlen (also die täglichen Überstunden mit Minusstunden und den automatischen Minusstunden), da diese Variante am korrektesten ist.
Bei beiden Optionen ist es zudem wichtig auf Abwesenheiten zu achten! Sollte die Person überraschend an einem offiziellen Nicht-Arbeitstag abwesend sein, würde eine eingetragene Abwesenheit hier keine Stunden gutschreiben (da im Arbeitszeitmodell für diesen Tag keine Stunden hinterlegt sind!). Hierfür bräuchtest Du eine "Platzhalter Abwesenheit", die Du als Admin dann an dem offiziellen Arbeitstag einfügst, an dem nicht gearbeitet wurde, so dass die Stunde stattdessen dann hier gutgeschrieben werden. (Platzhalter Abwesenheit meint einfach eine Abwesenheitsart, die Ihr nur nutzt, um an diesem Tag Stunden gutschreiben zu lassen (also aufgesetzt die die Abwesenheitsart Urlaub aber am besten nur eintragbar von Vorgesetzten/HR/Admins)).
Das flexible Arbeitszeitmodell:
Auch hier gibst Du alle Informationen (Pausenzeiten, Über- und Minusstunden etc.) ganz normal ein. Der Unterschied ist hier, dass Du lediglich die Arbeitstage pro Woche angibst, nicht aber genau wann wie viel Stunden gearbeitet werden. Die Arbeitsstunden pro Woche bekommt das System von dem AttributWochenstunden bei dem jeweiligen Mitarbeitenden.
Sobald Du das Modell einem Mitarbeitenden zugeordnet hast, wird dieser aufgefordert, dies auszufüllen:
Mitarbeitende können dabei theoretisch jede Woche erneut angeben, wie sich die Stunden in der spezifischen Woche auf die Arbeitstage verteilen. So ist auch gegeben, dass Abwesenheiten korrekt abgerechnet und dargestellt werden können.
Du sprichst da tatsächlich ein komplexes Thema an. Gerne versuche ich das so gut es geht für Dich aufzufächern.
Generell kommt es, wie Du schon festgestellt hast, gerade bei Teilzeitkräften vermehrt zu “Unklarheiten”.
Im Grunde hast Du hier zwei Möglichkeiten im System.
Nutzung der normalen Arbeitszeitmodelle als "flexibles" Arbeitszeitmodell:
Bei fünf Arbeitstagen pro Woche, die sich aber auf potentielle sechs Tage verteilen, hast Du die folgenden Optionen:
- Überlege Dir, wie viele Urlaubstage die betroffenen Mitarbeitenden einreichen müssen, um eine Woche frei zu nehmen. - Diese Zahl nimmst du dann auch als die Anzahl der eingetragenen Arbeitstage im Arbeitszeitmodell pro Woche. - Teile die Wochenstunden gleichmäßig auf die potentiellen Arbeitstage auf.
Jetzt kommt es darauf an ob die Person einen Stundenlohn oder ein Fixgehalt bekommt!
Stundenlohn: Lasse komplett alle Einstellungen zu Überstunden und Minusstunden weg. Damit wird einfach ausgezahlt, was gearbeitet wird. Das Arbeitszeitmodell ist hier rein "informativ". Der/die Mitarbeitende kann theoretisch an jedem beliebigen Tag beliebig viel Arbeitszeit eintragen.
Fixgehalt: Aktiviere die Über- und Minusstunden und vor allem die automatischen Minusstunden: (Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell > Überstunden und Minusstunden)
Damit kann die Person weiterhin Zeiten beliebig eintragen, da sich hier eventuelle Über- oder Minusstunden gegenseitig wieder ausgleichen. Ich würde Dir hier zudem genau die Einstellung wie im Screenshot empfehlen (also die täglichen Überstunden mit Minusstunden und den automatischen Minusstunden), da diese Variante am korrektesten ist.
Bei beiden Optionen ist es zudem wichtig auf Abwesenheiten zu achten! Sollte die Person überraschend an einem offiziellen Nicht-Arbeitstag abwesend sein, würde eine eingetragene Abwesenheit hier keine Stunden gutschreiben (da im Arbeitszeitmodell für diesen Tag keine Stunden hinterlegt sind!). Hierfür bräuchtest Du eine "Platzhalter Abwesenheit", die Du als Admin dann an dem offiziellen Arbeitstag einfügst, an dem nicht gearbeitet wurde, so dass die Stunde stattdessen dann hier gutgeschrieben werden. (Platzhalter Abwesenheit meint einfach eine Abwesenheitsart, die Ihr nur nutzt, um an diesem Tag Stunden gutschreiben zu lassen (also aufgesetzt die die Abwesenheitsart Urlaub aber am besten nur eintragbar von Vorgesetzten/HR/Admins)).
Das flexible Arbeitszeitmodell:
Auch hier gibst Du alle Informationen (Pausenzeiten, Über- und Minusstunden etc.) ganz normal ein. Der Unterschied ist hier, dass Du lediglich die Arbeitstage pro Woche angibst, nicht aber genau wann wie viel Stunden gearbeitet werden. Die Arbeitsstunden pro Woche bekommt das System von dem AttributWochenstunden bei dem jeweiligen Mitarbeitenden.
Sobald Du das Modell einem Mitarbeitenden zugeordnet hast, wird dieser aufgefordert, dies auszufüllen:
Mitarbeitende können dabei theoretisch jede Woche erneut angeben, wie sich die Stunden in der spezifischen Woche auf die Arbeitstage verteilen. So ist auch gegeben, dass Abwesenheiten korrekt abgerechnet und dargestellt werden können.
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