Wenn ein Mitarbeiter on Leave ist (Elternzeit, Sabbatical, garden leave), dann würden wir gerne automatisch ein Feld, dass für die Verknüpfung mit unserer Mitarbeiterbefragung (Culture Amp) hinterlegt ist, auf inaktiv setzen lassen. Gibt es hier eine Möglichkeit? Und dann natürlich auch wieder zurück, sobald der Mitarbeiter wieder aktiv ist.
Dann möchte die IT auch automatisch informiert werden, um den Account zu schließen, hier unterscheiden wir jedoch zwischen
1. kürzer als 3 Monate Auszeit → Status: on leave, Account soll jedoch offen bleiben und
länger als 3 Monate Auszeit → Status: on leave, Account soll geschlossen werden
Wir haben es jetzt mit einem neuen Feld: Active Leave (account remains active) versucht, es hat sich jedoch als nicht praktikabel erwiesen, da die kurzen Auszeiten (und davon haben wir viele), super manuell eingegeben werden müssen.
Hat jemand ähnliche Probleme. Ideen?
Merci und Grüße
Beste Antwort von KatharinaS.
Hallo @Summer123,
aktuell geht es noch nicht, dass beim Einstellen einer Auszeit automatisch andere Attribute geändert werden.
In dem Fall empfehle ich Dir, mit dem Festlegen des Wirksamkeitsdatums zu arbeiten. Nach dem Einstellen der Auszeit, bearbeitest Du noch das Attribut für Eure Verknüpfung mit Culture Amp. Wenn das Wirksamkeitsdatum in der Zukunft liegt, kannst Du die vorübergehende Änderung aktivieren und direkt eingeben, wann das Attribut wieder auf den vorherigen Wert geändert werden soll.
Für die Information an Eure IT empfehle ich Dir unter Automatisierungen einen Workflow zu erstellen. Als Basis kannst Du unter Abwesenheit die Vorlage “Benachrichtigung bei langen Urlaub” nehmen.
Du bearbeitest zunächst den Auslöser (=Event).
Du gibst an, wie lang in Tagen die Abwesenheit sein soll, damit der Workflow ausgelöst wird.
Danach wählst Du die Abwesenheitstypen aus, für die es ausgelöst werden soll.
Du klickst auf aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Nun bearbeitest Du die Versandbenachrichtigung:
Du wählst unter Empfangende aus, wer benachrichtigt werden soll. Das kann eine Mitarbeitendenrolle sein oder auch bestimmte Mitarbeitende.
Du gibst einen Titel ein, z.B. “Auszeit länger als 3 Monate wurde eingetragen” und bearbeitest die Nachricht, z.B. so:
Für die Details des Zeitraums müsste die IT dann entweder Zugriff auf das Attribut Status haben oder auf die Abwesenheitsarten. So können sie dann sehen von wann bis wann der Account geschlossen werden muss.
Deine Funktionswünsche für automatische Verknüpfungen kannst Du auch direkt in Deinem Personio-Account über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.
wir haben immer wieder Mitarbeitende, die sich in einer Auszeit befinden (z. B. Parental Leave, Sabbatical). Während dieser Zeit wird ihr Status im System auf „Auszeit“ gesetzt.
Aktuell unterscheiden wir wie folgt:
Bei einer Auszeit von mehr als 3 Monaten wird der Account geschlossen.
Bei einer Auszeit von mehr als 6 Monaten muss zusätzlich das Equipment zurückgegeben werden.
Die IT arbeitet derzeit an einer integrierten Lösung zwischen Personio und dem neuen System Tenfold, damit keine Infos mehr per E-Mail versendet werden müssen.
Unsere Idee war zunächst, ein neues Feld „Active Leave“ einzuführen – also für Mitarbeitende, die sich in Auszeit befinden, deren Account jedoch aktiv bleibt. Diese Lösung wäre für uns jedoch sehr manuell und sehr aufwändig.
Ein automatisierter Workflow, der die IT über den Status informiert, wäre eine mögliche Alternative – allerdings müsste die IT die Änderungen weiterhin manuell vornehmen.
Daher unsere Frage an euch: 👉 Welche Lösungen nutzt ihr in solchen Fällen? 👉 Welche Vorgehensweise oder Funktionalitäten empfiehlt Personio hier?
Vielen Dank für eure Unterstützung und eure Erfahrungen!
Liebe Grüße
P.S.: Ideal wäre für uns, wenn es eine weitere Status-Kategorie gäbe, nämlich active leave, dann können wir hiermit vermutlich sehr gut arbeiten
aktuell geht es noch nicht, dass beim Einstellen einer Auszeit automatisch andere Attribute geändert werden.
In dem Fall empfehle ich Dir, mit dem Festlegen des Wirksamkeitsdatums zu arbeiten. Nach dem Einstellen der Auszeit, bearbeitest Du noch das Attribut für Eure Verknüpfung mit Culture Amp. Wenn das Wirksamkeitsdatum in der Zukunft liegt, kannst Du die vorübergehende Änderung aktivieren und direkt eingeben, wann das Attribut wieder auf den vorherigen Wert geändert werden soll.
Für die Information an Eure IT empfehle ich Dir unter Automatisierungen einen Workflow zu erstellen. Als Basis kannst Du unter Abwesenheit die Vorlage “Benachrichtigung bei langen Urlaub” nehmen.
Du bearbeitest zunächst den Auslöser (=Event).
Du gibst an, wie lang in Tagen die Abwesenheit sein soll, damit der Workflow ausgelöst wird.
Danach wählst Du die Abwesenheitstypen aus, für die es ausgelöst werden soll.
Du klickst auf aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Nun bearbeitest Du die Versandbenachrichtigung:
Du wählst unter Empfangende aus, wer benachrichtigt werden soll. Das kann eine Mitarbeitendenrolle sein oder auch bestimmte Mitarbeitende.
Du gibst einen Titel ein, z.B. “Auszeit länger als 3 Monate wurde eingetragen” und bearbeitest die Nachricht, z.B. so:
Für die Details des Zeitraums müsste die IT dann entweder Zugriff auf das Attribut Status haben oder auf die Abwesenheitsarten. So können sie dann sehen von wann bis wann der Account geschlossen werden muss.
Deine Funktionswünsche für automatische Verknüpfungen kannst Du auch direkt in Deinem Personio-Account über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.
Beste Grüße
Katharina
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