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Antwort

automatische Genehmigung der Zeiterfassung funktioniert nicht mehr einwandfrei


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Hallo zusammen,

 

zu meinem Thema habe ich ähnliche Fragen gefunden, aber noch keine wirklichen Antworten … der Support hinkt .. wissen wir ja ...und das ist sehr schwierig bei fehlerhafter Arbeitszeiterfassung.

Mein Problem:

Ich hatte in Personio bei der Einrichtung eingestellt, dass die Arbeitszeiterfassung unserer Mitarbeiter automatisch als genehmigt gilt und ich NICHT jede AZ manuell freigeben muss. Das habe ich für alle vorhandneen Arbeitszeitmodelle so eingestellt - keine Unterschiede. Das hat bis letzte Woche auch einwandfrei funktioniert. Letzte Woche kamen dann plötzlich, ohne ein Muster zu erkennen, einzelne Mails in die INBOX, wo AZ manuell betsätigt werden sollten - nicht für alle MItarbeiter und auch kein Muster erkennbar.

Seit dieser Woche kommen diese Nachrichten nicht mehr, dafür werden die AZ aber weiterhin (nicht bei allen Mitarbeitern und weiterhin kein Muster erkennbar) auf “ausstehend” gesetzt und nicht automatisch “freigegeben”. Da ich nicht in 50 Datensätze täglich schauen kann um AZ zu bestätigen, ist das natürlich mehr als bescheiden. Es fällt nur auf, wenn sich die Kollegen persönlich bei mir melden. 

Zu Beginn erstellte Workflows bei fehlerhafter Zeiterfassung kamen bis heute noch nie bei mir an, das fiel immer nur auf, weil die AZ sich dann gar nicht gespeichert hat und die Kollegen um eine manuelle Korrektur gebeten haben. 

 

Kennt jemand diese Probelmatik und hat idealerweise bereits einen Lösungsvroschlag zur Hand? Das wäre super.

 

Vielen Dank bereits für evtl. Hinweise und liebe Grüße

Daniela

Beste Antwort von Dani78

Hallo Advaita,

 

ich hoffe, du hattest einen schönen Urlaub. 

 

Danke für deine Rückmeldung und auch bereits den Lösungsvorschlag per Mail (der natürlich Sinn macht). Ich habe diesen direkt umgesetzt und bin gespannt, was morgen passiert :-)

 

Liebe Grüße Daniela

14 Antworten

AlexB
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  • July 2, 2025

Moin ​@Dani78,

 

ist mir bei mir noch nicht aufgefallen, zum Glück.

Nur um sicher zu gehen: “der Support hinkt” heißt aber, dass ihr es schon gemeldet habt? 
 

Manche fragen ja nur hier, und wenden sich nicht direkt an den Support. In diesem Fall sollte das aber definitiv gemacht werden, deswegen frage ich noch mal nach :)

 

Gruß

Alex


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  • July 2, 2025

@AlexB 

Hi alex,

danke der Nachfrage. Ja, ich habe beim Support ein Ticket eröffnet.

 

Ich habe heute auch nochmal alle bestehenden Workflow-Genehmigungen gelöscht und komplett neu (nach den neuen Schritt-für-Schritt Anleitungen im Helpcenter) aufgesetzt. Ich habe die Hoffnung, dass es sich damit evtl. schon lösen lässt. 

 

LG Daniela


Lucie B
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  • July 3, 2025

Halte uns gerne auf dem Laufenden ​@Dani78 🤗


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  • July 4, 2025

@Lucie B 

Hallo lucie,

 

der Rat vom Support war: Den Workflow “Genehmigung von Anwesenheiten bei Regelverstößen” löschen…… vielen Dank auch … leider wenig hilfreich.

 

Bei Regelverstößen (die ich genau definiert hatte, Pause zu kurz, mehr als die max. AZ pro Tag erfasst, keine Pause o.ä.) ) möchte ich aber benachrichtigt werden, aber eben nicht, sobald ein Mitarbeiter mal ne halbe Stunde länger macht oder früher geht. 

Leider also keine Lösung in Sicht. Mein neu erstellter Workflow hatte auch keine Veränderung gebracht. Ich sollte allles manuell bestätigen.

 

LG Daniela


Advaita
Community Moderator
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  • July 18, 2025

Hallo ​@Dani78 ,

Könntest Du vielleicht die Ticket ID von dem Ticket, das Du beim Support geöffnet hattest, mit mir teilen? Vielleicht könnte ich mir dies nochmal genauer anschauen 😊

Liebe Grüße und schonmal ein schönes Wochenende 🌻

Johanna 


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  • August 5, 2025

Hallo Advaita,

 

bitte entschuldige die späte Reaktion auf deine Nachricht - ich hatte Urlaub:-)

Hier die Ticket ID: #1067601

Allerdings habe ich meine eingerichteten Workflows gelsöcht, da es eben nciht funktioniert hat.

Viele Grüße

Daniela


Advaita
Community Moderator
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  • August 6, 2025

Hi ​@Dani78 ,

Gar kein Problem 😉 Ich hoffe der Urlaub war schön!

Ich hab mir das Ticket jetzt einmal anschauen können und wahrscheinlich kam es hier tatsächlich zu Kommunikationsproblemen. Der Workflow hätte so (von dem was ich sehen konnte) wie Du ihn aufgesetzt hast, funktionieren sollen.

Was ich Dir jetzt an dieser Stelle empfehlen würde (damit wir auch mit etwas Positiven aus der Situation herausgehen 😉):

Lege den Workflow gerne noch einmal genau so an. Sollte es weiterhin nicht funktionieren, öffne noch einmal ein Ticket. Ich bin leider ab morgen bis zum 20ten in Urlaub. Danach könnte ich aber auch anbieten, das Ticket zu übernehmen (wenn Du es beispielsweise erst dann einreichst und mir Bescheid gibst. Auf der anderen Seite vertraue ich auch völlig in die Kompetenz meiner Kollegen!). 

Vielleicht haben wir ja aber auch Glück und es funktioniert alles wieder einwandfrei! 🤞🏻

Ich drücke Euch auf jeden Fall die Daumen!

Ganz liebe Grüße 🌻

Johanna 


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  • August 6, 2025

Hallo Advaita,

 

vielen Dank für deine Rückemldung und deinen Einsatz. Das finde ich wirklich gut!!

 

Ich werde den Workflow nochmals neu aufsetzen und mich dann ggf. melden, sollte es nicht funktionieren.

Liebe Grüße und dir einen schönen Urlaub :-)

Daniela


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  • August 11, 2025

Hallo Advaita,

… just for info ...

ich habe den Workflow wieder aktiv gestellt und es klappt leider wieder nicht, Ich bekomme wieder Überprüfungsmeldungen für die Zeiterfassung. Vor allem die Teilzeitkräfte betreffend.

Ich habe ein neues Ticket #1096720 eröffent, wie du mir geraten hast.

VG

Daniela


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  • August 13, 2025

Hallo ​@Dani78 

für welche Tage erscheint die Anfrage denn?
Alles, was drei Monate rückwirkend geändert wird, wird von Personio nicht mehr berücksichtigt. Wir hatten aus dem Grund auch den Fall, dass eine Anwesenheit von vor über 3 Monaten geändert wurde, der Status blieb jedoch offen. In dem Fall muss das Personio Team den Tag manuell aktualisieren.

Liebe Grüße

Julia


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  • Communicator
  • August 14, 2025

Hallo Julia,

es handelt sich nicht um zurückliegende Anfragen. Ich habe es so eingestellt, das rückwirkend nichts an der Zeiterfassung geändert werden kann. 

Ich bekomme die Prüfungsmitteilungen täglich, sobald ein Mitarbeiter ausgestempelt hat. Es betrifft mittlerweile alle Teilzeitbeschäftigten. Sobald diese mal früher gehen oder ein paar Minuten länger machen (sogar bei der genau zu leistenden täglichen AZ) soll ich die Zeiterfassung überprüfen und manuell bestätigen.

 

VG Daniela


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  • Helping Hand
  • August 14, 2025

Hallo ​@Dani78 ,

dann weiß ich auch nicht woran es liegen könnte :/
Ich hoffe der Support kann dir bald helfen.

Liebe Grüße

Julia


Advaita
Community Moderator
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  • Community Moderator
  • August 21, 2025

Hallo ​@Dani78 ,

ich war im Urlaub aber ich schaue das Ticket heute mal an und melde mich bei Dir 😊

Liebe Grüße,

Johanna 


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  • Autor*in
  • Communicator
  • Antwort
  • August 21, 2025

Hallo Advaita,

 

ich hoffe, du hattest einen schönen Urlaub. 

 

Danke für deine Rückmeldung und auch bereits den Lösungsvorschlag per Mail (der natürlich Sinn macht). Ich habe diesen direkt umgesetzt und bin gespannt, was morgen passiert :-)

 

Liebe Grüße Daniela