Automatisierung des Abzugs von Überstunden durch Freizeitausgleich

Hallo ​@Emilia18,

Ich sehe, dass Deine Frage hier noch nicht beantwortet werden konnte. Das tut mir leid!
Leider bin ich selber kein Personio-Experte und weiß die Antwort nicht, aber ich werde mich intern informieren. 

Ist Dein Anliegen denn bereits gelöst oder besteht dieses Problem noch?

LG,
Daniele

Hallo Daniele, Hallo Emilia,

für uns wäre eine Automatisierung auch sehr spannend. Wir arbeiten auch so wie Emilia und es ist ein hoher Aufwand, das jedes Mal umzuwandeln.

Viele Grüße

Maren

Hallo ​@Emilia18,

bei uns ist das auch so. Wir haben eine Abwesenheitsart “Freizeitausgleich”. Für die haben wir als 2. Genehmigenden ein HR Team Pool angelegt (über die Rollen), und für die HR Person, die das genehmigt, ist die Genehmigung gleichzeitig der “Arbeitsauftrag”, die Überstunden in Freizeitausgleich umzuwandeln:

Wichtig dabei ist, dass diese Abwesenheitsart in Stunden gerechnet werden sollte, sonst muss man bei Teilzeitarbeitenden immer den Faktor anpassen. So geht es ganz einfach, genehmigen, und die ÜStd um die Stundenanzahl, die das Konto dann im Minus ist, umwandeln.

Ist natürlich trotzdem ein manueller Handgriff, aber geht schnell, wenn es so eingestellt ist. 

LG
Daniela

Hallo Daniela, wir machen das ähnlich wie ihr, nur auf Tage mit Faktor.

Und tatsächlich mit einer 2. Abwesenheitsart (Antrag Freizeitausgleich und “Freizeitausgleich genehmigt”).

Mich stört der manuelle Handgriff einfach, egal ob es ein oder zwei Schritte sind. Der Arbeitsauftrag ist uns im HR-Team klar, aber super wäre einfach, es würde sich automatisch umwandeln, ohne, dass einer was tun muss…

(und ja, die 2. Abwesenheitsart ist ein extra Step, aber kann nur von HR erstellt werden, so dass klar ist, dass der Vorgang geprüft wurde).

Hallo ​@dani.koehler,

Hallo ​@MarenEwert ,

ich danke euch für Ihre Kommentare.

Wir machen es eigentlich ähnlich wie Daniela. Nur dass das HR-Team nur aus mir besteht 🤣. Ich bin also der zweite Genehmiger. Aber bevor ich den Zeitausgleich genehmige, wandle ich die Überstunden in Freizeitausgleich um. Aber ich finde diesen manuellen Prozess immer mühsam.

Vielleicht kann dieser Prozess eines Tages automatisiert werden.

VG, Emy

welche Kategorie hast du bei der Abwesenheitsart hinterlegt?

Und hast du in den Arbeitszeitmodellen zusätzlich zu “Minusstunden erfassen” auch “Minusstunden täglich abziehen” eingestellt?

Hi ​@Emilia18,

vielleicht hilft das: 

Wenn unsere Mitarbeiter unter Abwesenheit Gleitzeit eintragen, tragen sie es den Tag betreffend auch direkt unter Anwesenheit ein. Siehe:

Die Überstunden werden dann direkt vom Überstundenkonto abgezogen. - Auch wenn die Gleitzeit in der Zukunft liegt.

Lieben Gruß

Jessica

Hallo zusammen :) 

Jan hat das eigentlich perfekt zusammengefasst! 

Damit Überstunden “automatisch” abgeglichen werden, muss:

• Bei der Abwesenheitsart (die informativ eingetragen wird), die Einstellung Sollen Sollstunden reduziert und erfasste Zeit als Überstunden gezählt werden während dieser Abwesenheit? auf Nein gestellt sein.
• Und im Arbeitszeitmodell muss die Einstellung Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen aktiv sein.

Ist die Einstellung im Arbeitszeitmodell nicht aktiv (oder liegt der Tag beispielsweise in der Zukunft), können aber auch die drei Punkte am Ende des Tage mit “Tag mit 0 Std. erfassen” verwendet werden 😊

Auf diese Weise entstehen Minusstunden die “automatisch” die Überstunden abgleichen. 

Liebe Grüße 🌻

Johanna 

So wie ​@Advaita und ​@AM_HR es beschreiben, wäre es natürlich die “unhakeligere” Methose. Allerdings hat das den Nachteil, dass ein Plus auf dem Überstundenkonto sich erst dann ausgleicht, wenn der Tag des Ausgleichs vorbei ist. Es sei denn, man trägt im Vorhinein 0 Stunden in der Anwesenheit an. Darauf könnten wir uns innerhalb der Belegschaft nicht verlassen, und wenn ich es als HRlerin mache, ist es wieder ein Arbeitsschritt wie das Umwandeln. 

Wenn nun jemand 8 Überstunden hat und reicht für in 5 Wochen dafür einen Ausgleichtag an, bekommt er bis dahin weiter einen “Kontostand” von 8 ÜStd angezeigt. Das führt doch zu Verwirrung, oder nicht? 

Liebe ​@dani.koehler,

ich kann vielleicht einmal aus unserer Praxis und dem besonderen Umstand des Wechsels zu Personio berichten. 

Wir waren vorher bei einem namhaften Konkurrenten, bei dem wir ebenfalls die Zeiterfassung genutzt haben. Bei dieser Software war es so, dass die Mehrstunden mit Genehmigung des Ausgleichstages vom Arbeitszeitkonto abgezogen worden sind. Mit der Umstellung auf Personio mussten wir unseren MitarbeiterInnen diesen Umstand erklären. Das hat auch in den ersten Monaten dazu geführt, dass es immer mal wieder Rückfragen gab warum die Stunden nicht abgezogen werden. Die Rückfragen konnten aber schnell abgearbeitet werden, indem wir erklärt haben, dass die Stunden mit Abrechnung des Tages abgezogen werden. Also im Nachgang. Von daher kann ich nur berichten, dass es eigentlich zu kaum Verwirrungen geführt hat, solange man zu dem Thema im Vorfeld kommuniziert und den transparent erklärt.

Für uns war das der deutlich geschmeidigere Weg, als Überstunden umzuwandeln. 

LG

Jan