wir sind seit letztem März fast vollständig im Home Office (wie so viele). Wir haben natürlich irgendwann an einem Office-Konzept gearbeitet, weil es natürlich auch MAs gab, deren Home Office Situation insgesamt oder punktuell nicht zur Arbeit einlädt und die deshalb lieber im Office arbeiten wollten. Unsere OM hat einen Flächennutzungsplan erarbeitet, nach dem drei Handvoll MAs im Office arbeiten dürfen.
Um die Absprache firmenintern möglichst einfach zu gestalten, haben wir die Abwesenheitsart “Office Office” eingeführt, mit der MAs die Arbeit im Office beantragen können und die FK kann nach einem Blick in den Kalender und dem Check, ob es noch freie Kapazitäten gibt, diesen Antrag genehmigen oder ablehnen. Zugleich ist so dokumentiert, wer wann wo war und im Falle eines Falles wüssten wir schnell, wer KP1 sein könnte.
So weit, so gut. Da es sich jedoch um eine Abwesenheit handelt, wird die Person, die im Office Office ist auf dem Dashboard als abwesend angezeigt und das verwirrt unsere MAs immer wieder.
Gibt es eine Möglichkeit, die Abwesenheitsart auch auf dem Dashboard anzuzeigen? Wir haben gesucht, aber bisher leider nichts gefunden. Oder gibt es die Möglichkeit, eine Abwesenheitsart von der Anzeige auf dem Dashboard auszuklammern? Oder habt ihr eine ganz einfache, aber ganz andere Möglichkeit gefunden, wie ihr mit diesem Thema umgeht?
Fragt sich und euch: Ulli
Beste Antwort von Selina
Hallo @Ulli & @Dash,
schön, dass Ihr Euch bereits zu dem Thema so fleißig ausgetauscht habt!
Ganz generell werden unter der Dashboard-Anzeige Heute abwesend immer die Abwesenheitsarten angezeigt, die unter Einstellungen > Kalender für den Abwesenheitskalender aktiviert/ausgewählt wurden.
@Ulli Wenn Ihr also nicht wollt, dass Personen mit der Abwesenheitsart "Office Office" im Dashboard erscheinen, so müsstest Du die Art für den aggregierten Abwesenheitskalender deaktivieren.
Das hat jedoch zur Folge, dass die Abwesenheitsart “Office Office” nicht mehr unter dem Sammelterm "Abwesend” im globalen Kalender läuft. Wenn Ihr möchtet, dass alle Mitarbeitenden weiterhin die Abwesenheit “Office Office” im globalen Kalender von anderen einsehen können, so müsstest Du unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender Zugriff auf die tatsächliche Art "Office Office" freigeben. Das geht Global (also alle sehen alle) oder eben limitiert auf die eigene Abteilung, den eigenen Standort, etc.
Die Abwesenheitsart kann im Dashboard unter “Heute abwesend“ leider nicht angezeigt werden. Das geht nur für den Bereich “Mein Team” (ganz oben rechts im Dashboard). Hier werden die geplanten Abwesenheiten inkl. der Art angezeigt, allerdings nur solange das Startdatum der Periode noch in der Zukunft liegt, also mindestens morgen.
Ich gebe Deinen Punkt jedoch auch an unser Produkt Team weiter, da es für weitere User wie z.B. @Dash auch interessant ist. :)
Oder gibt es die Möglichkeit, eine Abwesenheitsart von der Anzeige auf dem Dashboard auszuklammern? Oder habt ihr eine ganz einfache, aber ganz andere Möglichkeit gefunden, wie ihr mit diesem Thema umgeht?
Guten Morgen @Ulli ,
da hast Du wohl Recht, das Thema beschäftigt sicher ganz viele derzeit.
Also mir ist nicht bekannt, wo man die Anzeige auf dem Dashboard ausklammern kann. In den Einstellungen der Abwesenheiten geht es nicht und die Einstellungen des Dashboard ermöglichen ja nur die Einrichtung von Shortcuts. Hier wäre es tatsächlich sehr schön und wünschenswert, wenn man das Dashboard noch viel mehr individuell anpassen könnte.
Zum anderen Teil Deiner Frage:
Wir sind in Summe nur 45 Mitarbeiter, daher geht’s vom Aufwand, so viel schon vorab. Ich habe die Abwesenheitsart “Home-Office” angelegt, so dass jeder einen Antrag für diese stellt oder mir wiederkehrende Tage meldet und ich diese dann importiere (für einen Monat, Quartal oder ganzes Jahr). Folglich ist jeder, der nicht im Home-Office ist, im “Office Office”.
Damit dies aber noch übersichtlicher im Kalender ist, wäre es natürlich super, wenn Personio dann noch aus den Anwesenheitstagen, die ja hinterlegt sind, die Tage, die der (Teilzeit) Mitarbeiter nicht anwesend ist, automatisch grau, gestreift oder wie auch immer (wie bei Feiertagen z.B.) hinterlegen würde. Dann wäre auf einen Blick jede Anwesenheit im Kalender ersichtlich (die Abwesenheiten natürlich auch).
wir lösen aktuell bei uns das Problem ähnlich wie Dash.
Wir haben nur die Abwesenheit “Home-Office” eingeführt und wer nicht im Home Office oder anders abwesend ist, der ist im Office - so sehen die Kollegen wie viele Arbeitsplätze frei sind und ob sie ins Büro kommen können. So wird auch das Problem umgangen, dass die Person als abwesend im Kalender angezeigt wird.
Leider fehlt auch uns die Funktion, das im Abwesenheitskalender die Teilzeitmitarbeiter als abwesend angezeigt werden and ihren arbeitsfreien Tagen.
Wir haben es damit überbrückt, das wir eine Abwesenheitsart “Teilzeit” eingeführt haben. Diese habe ich für alle Teilzeitmitarbeiter mittels eines Datenimports eingespielt - somit sind die Tage im Kalender für das ganze Jahr als abwesend markiert.
Wir haben nur die Abwesenheit “Home-Office” eingeführt und wer nicht im Home Office oder anders abwesend ist, der ist im Office - so sehen die Kollegen wie viele Arbeitsplätze frei sind und ob sie ins Büro kommen können. So wird auch das Problem umgangen, dass die Person als abwesend im Kalender angezeigt wird.
Habt ihr damit aber nicht genauso das Problem, dass ihr in der “Heute abwesend”-Anzeige auf dem Dashboard nicht zwischen echten Abwesenden und denjenigen im HomeOffice unterscheiden könnt?
Das hat mich schon früher gestört, aber da war es eher ein marginales Problem, weil die meisten bei uns dann eben doch vor Ort gearbeitet haben. Aber jetzt ist die Ansicht für uns im Prinzip nutzlos.
Habt ihr damit aber nicht genauso das Problem, dass ihr in der “Heute abwesend”-Anzeige auf dem Dashboard nicht zwischen echten Abwesenden und denjenigen im HomeOffice unterscheiden könnt?
Hallo @Ulli ,
das ist korrekt, die taugt damit wenig und wird auch von keinem bei uns genutzt, denke ich.
Die An- und Abwesenheit wird ausschließlich über den globalen Kalender geprüft.
schön, dass Ihr Euch bereits zu dem Thema so fleißig ausgetauscht habt!
Ganz generell werden unter der Dashboard-Anzeige Heute abwesend immer die Abwesenheitsarten angezeigt, die unter Einstellungen > Kalender für den Abwesenheitskalender aktiviert/ausgewählt wurden.
@Ulli Wenn Ihr also nicht wollt, dass Personen mit der Abwesenheitsart "Office Office" im Dashboard erscheinen, so müsstest Du die Art für den aggregierten Abwesenheitskalender deaktivieren.
Das hat jedoch zur Folge, dass die Abwesenheitsart “Office Office” nicht mehr unter dem Sammelterm "Abwesend” im globalen Kalender läuft. Wenn Ihr möchtet, dass alle Mitarbeitenden weiterhin die Abwesenheit “Office Office” im globalen Kalender von anderen einsehen können, so müsstest Du unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender Zugriff auf die tatsächliche Art "Office Office" freigeben. Das geht Global (also alle sehen alle) oder eben limitiert auf die eigene Abteilung, den eigenen Standort, etc.
Die Abwesenheitsart kann im Dashboard unter “Heute abwesend“ leider nicht angezeigt werden. Das geht nur für den Bereich “Mein Team” (ganz oben rechts im Dashboard). Hier werden die geplanten Abwesenheiten inkl. der Art angezeigt, allerdings nur solange das Startdatum der Periode noch in der Zukunft liegt, also mindestens morgen.
Ich gebe Deinen Punkt jedoch auch an unser Produkt Team weiter, da es für weitere User wie z.B. @Dash auch interessant ist. :)
da möchte ich auch gleich anknüpfen, da auch wir das Problem haben, dass Personen im Home Office als abwesend angezeigt werden, obwohl sie ja faktisch arbeiten. Genauso steht darin, dass eine Kollegin die heute im Home Office ist und morgen ihren freien Tag (im AZ-Modell) hat, trotzdem in einem Tag zurückkommt. Was ja auch so nicht stimmt.
Ähnlich geht es uns mit Elternzeitlern, teilweise kommen die erst in 1234 Tagen zurück, was nicht unbedingt auf dem Dashboard erscheinen sollte, aber für die Abwesenheitsübersicht im globalen Kalender dennoch wichtig ist. Eine Unterscheidung zwischen globaler Kalender und Dashboard wäre sehr sinnvoll.
Dies möchte ich einfach noch gerne zu dem vorangegangen Feedback hinzufügen.
da schließe ich mich an. Wir haben auch das Problem, die Anwesenheiten der “Home-Officler” sichtbar zu machen. Wir haben auch den Weg der Abwesenheitsart “Büro Karlsruhe” gewählt, was eigentlich ein Widerspruch in sich ist. Hat aber für die Teamplanung der Mitarbeiter bisher so funktioniert.
Schöner wäre vielleicht noch eine Anwesenheitsart optional anfragen zu können. Eine Anwesenheit als Abwesenheit zu definieren finden wir nicht so schön.
Wir nutzen seit kurzem die Slack-Integration um eine tägliche Übersicht der Abwesenheiten zu bekommen. Finden wir super. Das Problem hier ist jedoch, dass der Home-Officee Mitarbeiter der sich für das Büro eingetragen hat ein rotes X als Icon mit dem Status “Abwesend” angezeigt bekommt. Das ist extrem ungünstig. Gibt es eine Möglichkeit die Slack-Status-Icons zu ändern? Oder eine Abwesenheitsart davon auszunehmen?
Ich habe das Feedback bereits an unser Produkt Team weitergeben. Da wir damals noch nicht den Ideation Bereich hatten, gibt es diese Idee dort noch nicht. Wenn Du möchtest kannst Du das gerne noch nachträglich machen. Das wäre für die anderen vier User*innen bestimmt auch interessant und es hilft uns die Wichtigkeit dieses Themas zu verdeutlichen. :)
Wie Du am besten eine Idee formulierst erfährst Du hier in unserem Ideation Tutorial:
Ein wirklich hochgradig spannendes und relevantes Thema, mit dem ich mich sogar in meinen beiden Rollen gerade beschäftige. Zum einen in meinem Job bei DATEV, wo wir ebenfalls gerade versuchen mit den zur Verfügung stehenden technischen Bordmitteln eine Übersicht über den Aufenthaltsort der Kolleginnen und Kollegen (also Office, welches, bzw. remote work) zu erhalten. Zum anderen in meiner Blogger-Rolle. Denn das neue “hybride” Arbeiten bringt in der Praxis doch noch so einige Herausforderungen mit sich. - Insofern ein Thread, dem ich gerne weiter folge. Danke dafür, @Ulli!
Hallo @Ulli und alle anderen, wenn Ihr hier eine noch zufriedenstellendere Lösung gefunden habt, würden wir uns sehr freuen. Wir finden es kulturell schwierig, Home Office bzw. remote Arbeiten unter “Abwesenheiten” zu notieren. Das Wort “Abwesenheiten” kann man ja leider nicht ändern. Unsere Geschäftsführung stört das sehr.
Wir sind ein wenig “irritiert”, dass ein Unicorn wie Personio 1,5 Jahre nach Start der Pandemie und damit dem starken remote Arbeiten noch keine elegante, zeitgemäße Lösung bietet, beim Recap am 27.1. wurde hier noch “vertröstet”, das ist aber auch schon wieder über ein halbes Jahr her. Da würden wir uns zügig eine Lösung wünschen.
Hallo ich kommentiere einfach mal, damit das Thema wieder Fahrt aufnimmt.
Eine klare Darstellung über Remote Office und Büro wäre für uns auch wichtig, da wir die Kennzahl zukünftig prüfen möchten.
Es wäre super, wenn jeder Mitarbeiter einfach auf dem Dashboard eine Auswahlmöglichkeit hätte mit “Remote” “Büro” und man dann im Dashboard angezeigt bekommen würde: Heute Remote: 45
Heute Büro: 22
als einfaches Beispiel. Die ganzen Abwesenheits-Workarounds funktionieren einfach nicht einwandfrei und sind ein absolut unnötiger Mehraufwand für die Mitarbeitenden.
Auch für die Steuerbescheinigung, die wir als Arbeitgeber ausstellen, wären die Zahlen wichtig.
Ich habe dazu eine Idee auch gemacht, da ich es so noch nirgends gelesen habe:
Lisa, Du sprichst uns aus der Seele. Unsere Mitarbeitenden* sind maximal genervt, dass sie die remote-Tage einzeln im Bereich Abwesenheiten eingeben müssen, es gibt ja noch nicht mal sowas wie eine Terminserie. Und die meisten wissen ja schon im Voraus, dass sie jeden - was weiß ich - Montag oder so - Home-Office machen. Da muss echt was passieren!
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