Hallo liebe Elena,

vielen Dank für Deinen Beitrag und für´s Teilen.

Prima, dass Du bereits das Best Practice Beispiel für Teilzeit in Elternzeit aus unserem Helpcenter nutzt!

Zu Deiner Frage:

Damit die Mitarbeiter, die in Teilzeit während der Elternzeit arbeiten, auch als Vertreter ausgewählt werden können, ist es zunächst mal wichtig, dass diese an den Tagen, an denen sie arbeiten als nicht “abwesend” hinterlegt sind.

Sofern diese Mitarbeiter also an fixen Tagen arbeiten, würde ich Dir empfehlen einen sogenannten Abwesenheitsimport durchzuführen: So kannst Du die fixen Tage aussparen und die restlichen Tage mit der Abwesenheitsart “Elternzeit” hinterlegen. Hier findest Du nochmal alle Informationen zum Import von Abwesenheiten (inklusive der Importvorlage). Somit sind die Mitarbeiter dann auch als Vertreter für andere Mitarbeiter auswählbar.

Für Mitarbeiter, die keine fixen Tage haben und immer an unterschiedlichen Tagen kommen, ist dies schwieriger möglich, da Vertreter in der Regel ja im Vorhinein gebucht werden. Hier müsstest Du oder die Mitarbeiter selbst (je nach Zugriffsrecht) die Abwesenheitsart Elternzeit manuell “ausbuchen” an den Tagen, an denen sie arbeiten, damit sie als Vertreter zur Verfügung stünden. 

Ich hoffe, das hilft Dir weiter und vereinfacht Euch den Alltag mit Personio!

Herzliche Grüße

Isabel

Liebe Isabel, 

vielen Dank für deine schnelle Rückmeldung. 

Tatsächlich hatte ich den Abwesenheitsimport nicht mehr auf dem Schirm. Allerdings gibt es ja dadurch keine Möglichkeit mehr, dass der Zeitraum zusammenhängend erfasst wird? Es sind dann doch immer Einzeltage in Personio hinterlegt? Daher für uns nicht ganz so praxistauglich, weil die Elternzeit ja gar nicht richtig unterbrochen wird und wir sie gerne als gesamten Zeitraum auf einen Blick sehen möchten. Dafür ein Attribut anzulegen macht für uns auch nur so halb Sinn, da dann die Elternzeit aus der Vergangenheit ja nicht mehr ersichtlich ist, sobald eine neue eingetragen wird.  

Viele Grüße, 

Elena 

Liebe Elena,

Danke für Deine Antwort.

Klar, das verstehe ich und wie Du sagst, hat man dann die Elternzeit nicht mehr als zusammenhängende Abwesenheitszeit hinterlegt - das ist richtig.

Dennoch könnte es sinnvoll sein ein eigenes Attribut anzulegen, um ggf. auf die Teilzeit-Periode während der Elternzeit aufmerksam zu machen. Wenn Du laut Helpcenter-Artikel vorgegangen bist, hast Du ja bereits die Attribute für den Start bzw. das Ende der Elternzeit hinterlegt. Zudem könntest Du ein weiteres anlegen, um den Start der Teilzeit-Elternzeit-Periode festzuhalten. Somit hättest Du dann auch den gesamten Prozess (Start, Start Teilzeit und Ende) abgebildet. 

Die Abwesenheitsart Elternzeit (welche im Kalender hinterlegt ist) ist zwar nach wie vor geteilt, solltet Ihr den Abwesenheitsimport nutzen, aber anhand der festgehaltenen Daten mittels Attribut im Profil ersichtlich. 

Zusätzlich könntest Du hier ggf. auch mit Berichten arbeiten: Mit Hilfe der benutzerdefinierten Berichte kannst Du Dir alle Daten exportieren, die Du als Übersicht benötigst. Dann hättest Du auch nochmal eine Übersicht über alle Tage. 

Melde Dich gerne, wenn Du noch weitere Hilfestellungen/Tipps zu diesem Thema benötigst, andernfalls hoffe, ich dass Dir das zumindest etwas weiterhilft.

Herzliche Grüße

Isabel

Liebe @Isabel,

vielen Dank dir, ich denke durch den Austausch mit dir, bin ich jetzt auf eine einigermaßen praktikable Lösung gekommen. Etwas fehlt mir dennoch der Praxisbezug in den Workarounds zur Elternzeit.

Aber eine Möglichkeit für uns könnte an der Stelle vielleicht sein, dass wir je ein Datums-Attribut haben mit Beginn und Ende aktuelle Elternzeit haben. Dann zusätzlich noch ein Standard-Textfeld-Attribut mit vergangene Elternzeit. Dort könnten wir dann die Zeiträume der letzten eintragen, ohne dass uns dieses “Wissen” verloren geht. 

Viele Grüße, 

Elena 

Liebe Elena,

wunderbar, es freut mich zu hören, dass sich der Austausch für Dich gelohnt hat ;)

Das klingt doch erstmal nach einer praktikablen Lösung, die Du diesbezüglich nun für Euch gefunden hast. 

Gerne nehme ich natürlich auch Dein Feedback mit, dass Dir ggf. ein paar praxistauglichere Features im Bezug auf die Elternzeit fehlen. Generell sind wir immer froh über Euer Feedback - Du kannst zum Beispiel gerne auch in Zukunft über diesen Link Feedback zum Produkt und einzelnen Funktionen mit uns teilen, damit wir uns hier stetig verbessern können!

Frohes Arbeiten mit Personio und alles Gute

Isabel

Ich habe es so gelöst:

Ist ein Mitarbeiter gar nicht da weil er in Elternzeit ist dann bekommt er die Abwesenheit Elternzeit und zudem eine Auszeit eingetragen.

Für Teilzeitarbeiten habe ich dann noch eine weitere Abwesenheit angelegt die sich nennt “Reduzierte Arbeitszeit zeitlich begrenzt”. Diese wird nicht als Überstunden gewertet und es gibt keine Kontingentbildung. Sie ist dann einfach nur für die Projektleiter im Kalender sichtbar damit sie darauf aufmerksam gemacht werden. Sie läuft quasi einfach nebenher mit, neben anderen Abwesenheiten. Dort ist das einzig nervige dass in der Zeit bei anderen Abwesenheiten immer bestätigt werden muss dass dort zwei Abwesenheiten parallel vorliegen (Personio: Da wäre es gut wenn beim Klick darauf nicht nur die neue Abwesenheit im Kalender angezeigt würde sondern auch alle anderen - denn ich kann so nie erkennen warum derjenige 2 Abwesenheiten hat!).

In dieser Zeit bekommt der Mitarbeiter keine Auszeit und die Wochenstunden und das Arbeitszeitmodell werden entsprechend angepasst. 

Zudem nutze ich diese besondere Abwesenheit auch falls ein Mitarbeiter auch ohne Elternzeit mal für ein paar Monate weniger arbeitet um anschließend zu seinen alten Arbeitszeiten zurückzukehren.

Liebe @Chipmunkie,

vielen Dank für deinen Input.

Bei uns gibt es verschiedene Abteilungen die einen Vertreter hinterlegen müssen, wenn sie eine Abwesenheit beantragen. Mitarbeiter die selber eine Abwesenheit hinterlegt haben (egal welche Kategorie), können nicht als Vertreter ausgewählt werden. Was ja generell Sinn macht, aber halt nicht bei Teilzeit während Elternzeit. Daher glaube ich deine Umsetzung, würde bei uns auch dieses Problem nicht lösen, aber hilft uns ggf. an anderer Stelle. 

Aber ich muss dir beipflichten, dass auch mein Arbeitsalltag nochmal effizienter wäre, wenn Personio die Überschneidung der Abwesenheiten mit einer Auflistung, direkt auf einen Klick, sichtbar machen würde. 

Viele Grüße, 

Elena 

Hallo @Chipmunkie, Hallo @Elena!

Vielen Dank für Euren Austausch und vor allem auch für Euren wertvollen Input. Es ist super zu sehen, wie Ihr Euch gegenseitig inspiriert und vielleicht hier und da auch ein paar Tipps austauschen konntet - optimal!

Natürlich nehme ich Eure Anmerkungen zur Kenntnis und gebe diese auch gerne so weiter. Gerne könnt Ihr dies auch über den oben bereits beschriebenen Link jederzeit einreichen. So gelangen Eure wertvollen Verbesserungsvorschläge direkt an unser Produktteam ;)

Herzliche Grüße

Isabel