Elternzeitprozess abbilden

Hallo ​@Julia Ecovis,

was stellt Ihr Euch denn unter “automatisierter” vor? 

Viele Grüße

Jan

Ich verstehe deine Schwierigkeit hiermit.

Es geht ja um Themen wie “Bestätigungen einfordern”, “Änderungen in der Lohnabrechung”, “Fühzeitige Ansprache vor Ende der Elternzeit”, “Aussetzen des Beschäftigungsverhältnisses” usw. Hier sehe ich es genauso wie du, dass ein Onboarding Prozess keine gute Lösung ist, auch wenn hier viel abgedeckt werden kann. Die Workflows reichen mit den Optionen nicht aus. Es fehlt einfach eine dritte Prozessoption neben Onboarding und Offboarding, in der genauso Prozesse mit Schritten gestartet werden könnnen und mehrere auch parallel verlaufen können. Wäre extrem hilfreich und aufwertend und die gesamte Technik ist bei Personio bereits etabliert. Braucht nur ein Tab und eine Einstellungsseite...

Hallo zusammen,

uns geht es genauso und wir würden uns ein zusätzliches Tab für Mutterschutz/Elternzeit wünschen.

Aktuell haben wir die Checklisten dafür noch manuell und würden sie aber gerne wie unsere On- und Offboarding Checklisten auch in Personio integrieren, damit wir alles an einem Ort haben.

Es geht sicher vielen Firmen so. 

Ich hänge mich hier mal dran, vielleicht hat noch jemand eine andere Idee und die können wir dann auch nutzen.

Herzliche Grüße

Annika

Dem kann ich mich nur anschließen! 

Hallo zusammen,

wir haben Mutterschutz sowie Ein- und Austritt Elternzeit über den Workflow geregelt.

Trigger-Punkte sind bei uns:

• “voraussichtlicher Geburtstermin” → Mutterschutzprozess
• “Eintrag der Abwesenheit Elternzeit” → Elternzeitprozess (Eintritt)
• “x Tage vor Enddatum der Abwesenheit Elternzeit” → Prozess Rückkehr aus Elternzeit 

Das letzte Update hat das ermöglicht. Es ist nicht 100% optimal, funktioniert aber für uns soweit.

Besser wäre es wenn mehrere On- und Offboardingvorlagen verwendet werden könnten. Bei Eintritt in den Mutterschutz oder die Elternzeit bzw. bei der Rückkehr könnten diese dann zugeordnet werden. Das wäre auch bei anderen (Langzeit-) Abwesenheiten hilfreich - z.B. Sabbatical, Langzeitkranke, etc. Der Wunsch danach ist ja schon mehrmals in der Community aufgetaucht. Es war Thema im ehemaligen Ideen-Bereich und ich habe dazu auch schon Feedback an Personio gegeben. Leider wird dazu keine Stellung genommen, ob hier etwas geplant ist.

Viele Grüße

Daniela

Liebe Daniela, 

vielleicht kannst du mir weiterhelfen - wie sind denn die Triggerpunkte bei euch gesetzt? Kann man in PERSONIO in dem Moment, wo ein voraussichtlicher Geburtstermin (respektive Eintragung der Abwesenheitsart Elternzeit und Enddatum der Elternzeit) eingetragen wird den Prozess auslösen? Oder triggert euch der Eintrag sozusagen manuell? 

Danke für die Unterstützung! 

VG Kristin 

Hallo Kristin,

ich muss dazu sagen, dass wir ein separates Zeiterfassungssystem haben und nur sehr eingeschränkt mit Abwesenheiten in Personio arbeiten. Diese beschränken sich derzeit tatsächlich auf den voraussichtlichen Geburtstermin und Elternzeit.

Trigger für Mutterschutz: Wir haben eine Abwesenheit “voraussichtlicher Geburtstermin” eingerichtet. Die ärztliche Bescheinigung zum voraussichtlichen Geburtstermin muss von der Mitarbeiterin mit der Beantragung dieser Abwesenheit hochgeladen werden. Sobald diese Abwesenheit beantragt ist, wird der Workflow angestoßen.

Trigger für Beginn Elternzeit: Wir tragen manuell die Elternzeit in Personio ein, sobald diese beantragt wurde (könnte man theoretisch über Antragsstellung wie den “voraussichtlichen Geburtstermin” lösen). Sobald die Abwesenheit eingetragen ist, wird der Workflow angestoßen. Wenn die finale Elternzeit feststeht, passen wir die Zeiträume nochmal an.

Trigger für Ende Elternzeit: Zeitbasiert - x Tage vor dem Enddatum der Abwesenheit “Elternzeit”. Hier wird somit wieder die eingetragene Elternzeit genutzt.

Da die Aufgaben nach Anstoß des Prozess ohne zeitliche Steuerung einfach getriggert werden, sobald die vorherige abgeschlossen ist, sind natürlich einzelne Aufgaben sehr lange offen.

Ich hoffe, das konnte dir bei der Lösung eures Falls etwas weiterhelfen.

Viele Grüße

Daniela

Hallo zusammen,

danke schon mal vorab für all den Input :) 

​@AM_HR: Darunter vestehe ich genau die Aspekte, die die anderen in den Kommentaren erwähnt haben.

Einerseits muss die Info über eine anstehende oder bald endende Elternzeit an verschiedene Personen versendet werden. Andererseits haben wir eine Checkliste mit To Dos, die vor Beginn bzw. bei Rückkehr zu erledigen sind.

Aktuell haben ist der Prozess bei Mutterschutz wie folgt:

• Uns erreicht die Info vom Mitarbeiter (derzeit per Mail, hier wäre ggf. eine direkte Abbildung der Anfrage in Personio wünschenswert)
• Dann tragen wir das Kind im Profil ein mit dem vrsl. Entbindungstermin und setzen bei den Müttern den Haken bei “Mutterschutz”
• Personio trägt dann automatisch die Abwesenheit ein
• Dazwischen haben wir noch viele weitere Aufgaben, die wir aktuell in einer Excel Tabelle je Mitarbeiter tracken. Dadurch fehlt jedoch ein gesamter Überblick, wie z.B. beim Fortschritt der Onboarding To Dos.
• Wenn das Kind kommt, erfragen wir die Geburtsurkunde, passen die den Namen des Kindes an sowie den tatsächlichen Geburtstermin.
• Dann geht eine Info an unser People & Culture Team, die ein Kuscheltier und eine Karte versenden

Bei Elternzeit:

• Der Antrag vom Mitarbeiter erreicht uns, wir erstellen eine vorläufige Bestätigung der Elternzeit und tragen die Elternzeit oder -teilzeit ein.
• Nachdem die Geburt erfolgt, wird dann ggf. die Elternzeit angepasst und es wird eine neue Bestätigung erstellt.
• Das Enddatum der Elternzeit haben wir zusätzlich als Attribut, an das eine Erinnerung geknüpft ist, die das Personalmanagement Team X Tage vor Elternzeitende benachrichtigt. Das Personalmanagement Team klärt dann via E-Mail mit dem Elternzeitler und dem Vorgesetzten die Rückkehr ab.
• Als ein weiteres Attribut haben wir den “1. Arbeitstag der Elternteilzeit”, damit die Führungskraft und auch die IT (bzgl. Hardware, etc.) informiert ist, dass der Mitarbeiter wieder arbeiten kommt. Dies erkennt man zwar auch anhand der Abwesenheitszeiträume, wir fanden es trotzdem hilfreich für die Erinnerungen.
• Als letztes haben wir ein Attribut “Enddatum der Elternteilzeit”, da das Enddatum der Abwesenheit “Elternzeit” ja nicht gleichzeitig das Ende der Elternzeit sein muss. Darüber können wir einsehen, wann die Elternzeit vollständig vorüber ist.
• Wenn der Mitarbeiter zurück kommt, muss die IT die Hardware vorbereiten, das Sekretariat die Schlüsselkarte vorbereiten, das People & Culture Team erwähnt die Rückkehr in einem Posting zu den personellen Veränderungen im laufenden Monat, bei einer längeren Abwesenheit wird ein Pate zugewiesen, es wird ggf. ein neuer Sitzplatz zugeordnet, etc.

Zwischenzeitlich hatten wir auch überlegt ein Attribut zu bauen, indem die Gesamtdauer der genommenen Elternzeit getrackt wird, damit man einen Überblick hat, wie viel Zeit dem Mitarbeiter noch zu stehen. Hier war die Idee, dies nach Kind zu teilen. Das bedeutet man hat ein Freitextfeld, in dem stehen würde “Max: 12 Monate Elternzeit”.

Ihr seht es sind wirklich sehr viele Aspekte, die man berücksichtigen muss. Gerade, wenn man Daten an verschiedenen Stellen pflegen muss, passieren dabei auch Fehler.

Auf jeden Fall vielen lieben Dank schon mal an alle für den Input 😊

Liebe Grüße

Julia

Vielleicht wird sich Personio irgendwann auch solchen, weit verbreiteten, aber etwas spezielleren Themen annehmen. Wünschenswert wäre dies.

Das ist ja schon ein Standardthema, oder? Für uns auch über Workflows komplett unübersichtlich gelöst, für alle Beteiligten.

Hallo zusammen,

ich habe mir das Q4 Update von Personio angeschaut.
Wenn ich es richtig verstanden habe, ist in Q1 2026 etwas geplant, dass hier vlt. Abhilfe schafft.

Die Verwaltung des Mitarbeitendenlebenszyklus soll vereinfacht werden, indem durch die Workflows Aufgaben, Freigaben und Dokumente automatisiert werden können. Darunter fällt dann hoffentlich auch das Thema Elternzeit. Darin kündigen sie auch an, dass es in Q4 2025 möglich sein soll Workflows von individuellen Datumsattributen triggern zu lassen.

Ich bin gespannt 😊

Liebe Grüße

Julia

​@AM_HR ​@KMay ​@Daniela_S ​@KiCa_SK ​@Perso_Team ​@Wentronic ​@SusanneS