Answered

Falsches Überstundenergebnis: Überstundenrest wird nicht mitberücksichtigt

A
Rang

Liebe Community,

mir ist in ein paar Profilen aufgefallen, dass ein durch HR stehengelassener Überstundenrest von 20 Stunden aus dem Vorjahr 2022 in manchen Profilen nicht mitberücksichtigt wird. Die 20 Stunden fallen somit im Überstundenkonto, nach Bestätigung aller Zeiteinträge “unter den Tisch” und es kommt zu Rückfragen, weil Personio dadurch auf ein falsches Überstundenergebnis kommt. 

Wir hatten für den 31. Dezember 2022 alle Überstundenkontos durch “Auszahlen” auf maximal 20 Stunden gesetzt, so wie wir es in einer persönlichen Beratung mit einem Personiomitarbeiter empfohlen bekommen hatten. 

Da es sich um vereinzelte Profile handelt, kann ich keine Logik erkennen.

Hat jemand hier Erfahrung oder zumindest eine Erklärung?

Viele Grüße

Ann-Kathrin

icon

Beste Antwort von KatharinaS. 23 March 2023, 13:33

Zum Originalpost

5 Antworten

KatharinaS.
Rang
Benutzerebene 5
Abzeichen +10

Hallo @Ankikaska,

kannst Du mir kurz beschreiben, woran Du gemerkt hast, dass die Überstunden verschwunden sind?

Es wäre auch super, wenn Du einen Screenshot aus einem Anwesenheitsreiters und dem Überstundenkonto eines Mitarbeitenden, bei dem die Überstunden verschwunden sind, posten kannst.

Achte bitte darauf, dass in den Screenshot keine persönlichen Daten sichtbar sind.

 

Grundsätzlich ist es so, dass im Anwesenheitsreiter unter Überstunden > Stunden ingesamt die Summe aller Überstunden seit Beginn der Zeiterfassung dargestellt wird. Wenn man die Monate im Anwesenheitsreiter wechselt, bleibt diese Zahl gleich, weil sie immer den aktuellsten Stand des Überstundenkontos zeigt. Also die Verrechnung aller Über- und Minusstunden.

 

Ich freue mich auf Deine Rückmeldung.

Beste Grüße

Katharina

Wenn Dir ein Kommentar weitergeholfen hat, markiere ihn gerne als "Beste Antwort", damit das Mitglied Punkte für das Leaderboard erhält. Bei Rückfragen melde Dich gerne mit @KatharinaS. bei mir. :)
A
Rang

Hallo Katharina,

ich bräuchte wahrscheinlich nochmal eine genaue Erklärung, wie sich die “Kontostand, gesamt” zusammensetzt. 

Wenn ich einen Report laufen lasse bis Ende letzten Monat, dann kommen die richtigen Überstunden. Wenn ich oder die Mitarbeiter, die Überstunden vermissen, in “Details” gehen, steht unter “Kontostand, gesamt” nicht die Summe aller Überstundenaufzeichnungen aus der Liste. Mein Erklärungsansatz: Es liegt daran, dass im derzeitigen Monat mal nicht eingestempelt wurde, oder? Auf die “Kontostand, gesamt”-Zahl kann sich der Mitarbeiter dann natürlich nicht verlassen, oder? Könntest du mir die Zusammensetzung ganz genau erklären?

DANKE! 🤓

Ann-Kathrin

 

 

Mitarbeiter 1, heute noch nicht eingestempelt
Mitarbeiter 2 gestern und heute nicht eingestempelt

 

KatharinaS.
Rang
Benutzerebene 5
Abzeichen +10

Hallo @Ankikaska,

die Zahl Kontostand, gesamt ist die Summe aller Überstunden und Minusstunden seit Beginn der Zeiterfassung.

Aus den Screenshots entnehme ich, dass Ihr die automatischen Minusstunden (an Tagen ohne Zeiterfassung) aktiviert habt. Zu mindest in dem Arbeitszeitmodell, das vorher zugewiesen war.

Deshalb werden in Kontostand, gesamt auch alle Minusstunden berücksichtigt, die vermutlich seit Anstelldatum entstanden sind.

Für November 2022 habt Ihr bei beiden Mitarbeitenden manuelle Anpassungen. Wurde dies gemacht, um die Überstundenkontostände zu Nullen?

 

Falls ja, möchte ich Dich bitten über einen benutzerdefinierten Bericht zu überprüfen, ob der Überstundenkontostand an zu Ende November durch die manuelle Anpassung 0 Stunden betragen hat.

Du erstellst dafür einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit dem Berichtstyp Zeitspanne und fügst die Tabellenspalte Überstunden (bestätigt) hinzu. 

Das Startdatum der Zeitspanne muss dem Datum entsprechen, an dem Ihr mit der Zeiterfassung in Personio begonnen habt. Das liegt daran, dass der Kontostand durch das Aufsummieren aller Monate berechnet wird.

Angenommen Du stellst die Zeitspanne von Januar 2022 bis Dezember 2022 ein, so würden nur Überstunden ausgewiesen werden, welche im letzten Jahr erbracht wurden, nicht jedoch die aus den Vorjahren. 
Für den korrekten Kontostand beziehe daher bitte alle Monate in die Zeitspanne ein. Aufgrund meiner Erklärung oben zu den Minusstunden, wählst Du hier am besten das Anstelldatum Eures*Eurer dienstältesten MItarbeitenden.

Das Enddatum ist der 30.11.22. So berechnet der Bericht alle Überstunden bis zu Ende November mit ein. 

Um den Export um die inaktiven Mitarbeitenden zu bereinigen, füge als Tabellenspalte noch den Status hinzu. Nachdem Du den Bericht exportiert hast, kannst Du alle Mitarbeitenden im Status inaktiv löschen, falls gewünscht. 

Kontrollieren danach am besten die beiden Mitarbeitenden aus den Screenshots.

Auf Basis Deiner Angabe, vermute ich, dass der Kontostand nicht 0 Stunden betrug, sondern bei Mitarbeitenden 1 -11:41h und bei Mitarbeitenden 2 -20:50h.

Melde Dich gerne, sobald Du den Bericht erstellt hast und welches Ergebnis dies gebracht hat.

Dann können wir die nächsten Schritte besprechen. 🙂

Beste Grüße

Katharina

Wenn Dir ein Kommentar weitergeholfen hat, markiere ihn gerne als "Beste Antwort", damit das Mitglied Punkte für das Leaderboard erhält. Bei Rückfragen melde Dich gerne mit @KatharinaS. bei mir. :)
A
Rang

Danke, Katharina. Ich werde nochmal bis Ende des Monats abwarten, alles prüfen, ob es bestätigt wurde und alle Zeiten drin sind und schaue dann nochmal nach. 

Die Reports hatte ich soeben gezogen und waren bei allen am 30.11.22 auf null und am 31.12.22 bei allen mit mehr als 20 Stunden auf 20 gekürzt. 

 

KatharinaS.
Rang
Benutzerebene 5
Abzeichen +10

Perfekt, danke für die Rückmeldung, @Ankikaska.

Es hört sich auch gut an, dass ich mit meiner Vermutung falsch lag. 😄 S stimmen Euren manuellen Anpassungen auf jeden Fall.

Der Bericht ist super hilfreich, um dies für alle Mitarbeitende gleichzeitig zu überprüfen.

Melde Dich gerne, wenn Du neue Erkenntnisse oder Fragen zu Ende des Monats hast. 🙂

Wenn Dir ein Kommentar weitergeholfen hat, markiere ihn gerne als "Beste Antwort", damit das Mitglied Punkte für das Leaderboard erhält. Bei Rückfragen melde Dich gerne mit @KatharinaS. bei mir. :)

Deine Antwort


Nutzungsbedingungen für die Personio Voyager Community