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Guten Tag, 

 

wir haben 2 Probleme mit der Erfassung der Arbeitszeit/ Urlaubsanspruch  in Personio:

 

Problem 1: Mitarbeiter arbeitet Mittwochs nur in jeder zweiten Kalenderwoche. Eine Erfassung des entsprechenden Arbeitszeitmodells in Personio ist nicht möglich. Der Workaround -Arbeitszeiten gleichmässig auf die Tage verteilen - ist unbefriedigend, da wir immer die Sollstunden korrigieren müssen, wenn z.B. Feiertage auf einen der Arbeitstage  fallen etc. Eine Korrektur der Sollstunden ist aber ebenfalls nicht möglich → hier greift dann Workaround 2: Statt Sollstundenkorrektur, passen wir die IST-Stunden an und addieren Überstunden oder ziehen eben Stunden ab. Insgesamt ist das Modell wenig transparent, arbeitsintensiv und fehleranfällig. 

 

Problem 2: Wir haben Mitarbeiter, die unterschiedliche Stunden an unterschiedlichen Wochentagen arbeiten ( an manchen Tagen 4 Stunden/ an manchen Tagen 8 Stunden). Auch hier ist der Workaround, dass die Arbeitszeiten in Personio gleichmäßig verteilt werden und über das Stundenkonto gearbeitet wird. Ein großes Problem dabei ist aber die Einbringung von Urlaub. Würde der Mitarbeiter alle von Personio errechneten Urlaubstage an einem 4 Stunden Tag einbringen, hätte er letztlich nur halb so viel Urlaub, wie wenn er Sie an einem 8 Stunden Tag einbringen würde. Dieser Unterschied ist extrem relevant, wenn ein Mitarbeiter ohnehin nur an 2 Tagen die Woche in einem entsprechenden Arbeitszeitmodell arbeitet. Wir regeln den Urlaub daher ausserhalb von Personio in einem transparenten System, dass niemanden benachteiligt.

 

In der Summe führen die o.g. Probleme aber dazu, dass die Zeiterfassung in Personio keine wirkliche Hilfe darstellt. Sollzeiten müssen manuell nachgezählt und angepasst werden, Urlaub muss teils außerhalb von Personio geregelt werden. Wir hatten uns Personio vor ca. 1,5 Jahren angeschafft, da wir primär unsere Zeiterfassung digitalisieren wollten und sind nun von der fehlenden Flexibilität sehr enttäuscht. Wir kennen viele Unternehmen im Kundenumfeld, die sehr flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen und wissen daher, dass wir mit dem Problem nicht alleine sind. Wir planen auch nicht unsere Arbeitszeitmodelle an die Möglichkeiten von Personio anzupassen.

 

Wie haben andere das Problem gelöst? Gibt es eine digitale Lösung für die o.g. Probleme? Ist eine Lösung innerhalb von Personio absehbar ? 

 

Viele Grüße

 

Hallo @Andre Michler , 

wir haben auch Mitarbeitende, die sehr flexibel arbeiten. An manchen Tagen nicht, aber nicht fix jeden Freitag, manchmal auch nur 3 Tage usw. 

Wir regeln es über die wöchentliche Arbeitszeit und teilen es über die 5 Tage auf. Wie du schon sagtest, dann geht alles über das Überstundenkonto (Minus-/Überstunden). So oder so, muss die vereinbarte Stundenzahl erbracht werden. Bei uns wird an Feiertagen nicht gearbeitet. 

Urlaub wird auch auf die 5 Tage gerechnet. Egal wie viele Stunden an dem Tag gearbeitet werden. Das ist ein Punkt, den ich nicht ganz verstanden habe. Wenn jemand 4 Stunden arbeitet, hat er einen geringeren Urlaubsanspruch? Der Urlaubsanspruch richtet sich nach der Anzahl der Tage in der Woche, die regelhaft gearbeitet werden. 4 Tage Woche hat weniger Urlaubsanspruch als 5 oder 6 Tagewoche. 
Wenn ich es auf die Arbeitszeit beziehe, dann hätte jede*r Teilzeitkraft einen geringeren Urlaubsanspruch. Das kann nicht sein. Vielleicht verstehe ich dich auch nur falsch. 

Wir regelt ihr das im Arbeitsvertrag? Und wie regelt ihr das in dem erwähnten transparenten System? 

Viele Grüße
Andrea

Danke für deine Rückmeldung.

Kurz zum Urlaubsanspruch.

Stell dir den hypothetischen Fall vor, ein Person arbeitet an 5 Tagen je Woche.

Di-Do. beträgt die Arbeitszeit nur eine Stunde am Tag, Montag beträgt die Arbeitszeit 8 Stunden.

Die Person hat 30 Tage Urlaub im Jahr.

Nun nimmt die entsprechende Person alle 30 Tage Urlaub an einem Montag.

Damit würde ein wesentlicher Anteil der Gesamtarbeitszeit des Jahres für Urlaub entfallen. Die Formel Urlaubstag=Urlaubstag funktioniert also nicht.

Eine ähnliches (wenn auch abgemildertes) Problem besteht bei uns. Eine unserer Mitarbeiterinnen arbeitet jeden Dienstag 4 Stunden, jeden zweiten Mittwoch 4 Stunden und jeden Donnerstag 8 Stunden.

Wir haben dies in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag geregelt. Der Gesamturlaubsanspruch reudziert sich natürlich aufgrund von Teilzeit nicht.

Die Mitarbeiterin bekommt für jeden “halben” Arbeitstag” quasi “ einen Urlaubskredit” und für jeden ganzen Tag “zwei Urlaubskredits”.  An einem halben Arbeitstag muss Sie dann “einen Kredit” einbringen und an einem “ganzen Arbeitstag” 2 Kredits. Würde Sie alle Kredits einbringen und entsprechend verteilen, kommt Sie (genau wie Ihre Kolleg*innen) in unkomplizierten Arbeitszeitmodellen auf insgesamt 6 Wochen Urlaub.

Wir gauben, dies ist eine faire Lösung für beide Seiten. Das Modell lässt sich aber digital nicht abbilden.

VG

Andre

 

Danke für die Erklärung, jetzt ist es für mich verständlicher und auch nachvollziehbar. 

Bei so viel Flexibilität, wird es sicherlich schwierig eine Standard-Software zu finden. die “Eierlegende-Wollmilch-Sau” ist vermutlich in diesem Bereich nicht zu Hause. 

Im Prinzip braucht ihr eine eigens für euch gestrickte Software. Leider kann ich hier nicht weiterhelfen. 

VG
Andrea

Hallo Andre,

Zu Problem 1: Ich habe auch eine Mitarbeiterin, die nur jeden zweiten Mittwoch arbeitet. An diesem Tag arbeitet sie 4h. In personio haben wir für Mittwoch 2h hinterlegt. So macht sie an freien Mittwochen jeweils 2h Minus und an den anderen 2h Plus. Das gleicht sich dann aus. Damit die freien Tage nicht untergehen bzw. wenn sie mal verschoben werden, damit es nachvollziehbar bleibt, haben wir eine neue Abwesenheit mit einem Kontingent (26 freie Tage) erstellt. Am Anfang vom Jahr haben wir das Kontingent auf die Mittwoche verteilt. Die Mitarbeiterin hat Zugriff auf das Kontingent und kann Tage auch verschieben.

 

Zu Problem 2:

Dein hypothetisches Beispiel würde sich aber nur auf eine Stundenverteilung in personio beziehen, die ungleichmäßig ist (also im Arbeitszeitmodell hinterlegt ist Di-Do. 1h, Mo. 8h).

“ein Person arbeitet an 5 Tagen je Woche. Di-Do. beträgt die Arbeitszeit nur eine Stunde am Tag, Montag beträgt die Arbeitszeit 8 Stunden. Die Person hat 30 Tage Urlaub im Jahr. Nun nimmt die entsprechende Person alle 30 Tage Urlaub an einem Montag. Damit würde ein wesentlicher Anteil der Gesamtarbeitszeit des Jahres für Urlaub entfallen.”

Wenn ihr die Stunden in personio eh schon gleichmäßig verteilt habt (also z.B. jeden Tag 6h), dann ist doch auch die Stundenanzahl an einem Urlaubstag immer gleich hoch?! Bsp. ein MA arbeitet an manchen Tagen 4h, an manchen 8h, freitag ist immer frei. Das wären im Schnitt, wenn man es gleichmäßig verteilt dann 6h/Tag. Wenn ein Urlaubstag genommen wird, reduziert sich die zu erfassende Zeit auf 74h und unter Abwesenheit werden 6h gutgeschrieben. So bekommt er immer 6h/Urlaubstag, egal ob an dem Tag ein 4h oder ein 8h Tag wäre. Wäre dort ein 8h Tag hätte er 2h Minus, an einem 4h Tag hätte er 2h Plus.

 

Ihr könntet natürlich auch 2 Abwesenheiten erstellen, eine für einen kurzen und eine für einen langen Tag und entsprechend der Arbeitstage zuweisen mit der hinterlegten Einstellung für 8h bzw. 4h, die gutgeschrieben werden.

 

Viele Grüße Angelika

Hallo Andre,

Zu Problem 1: Ich habe auch eine Mitarbeiterin, die nur jeden zweiten Mittwoch arbeitet. An diesem Tag arbeitet sie 4h. In personio haben wir für Mittwoch 2h hinterlegt. So macht sie an freien Mittwochen jeweils 2h Minus und an den anderen 2h Plus. Das gleicht sich dann aus. Damit die freien Tage nicht untergehen bzw. wenn sie mal verschoben werden, damit es nachvollziehbar bleibt, haben wir eine neue Abwesenheit mit einem Kontingent (26 freie Tage) erstellt. Am Anfang vom Jahr haben wir das Kontingent auf die Mittwoche verteilt. Die Mitarbeiterin hat Zugriff auf das Kontingent und kann Tage auch verschieben.

 

 

Auch das ist eine Abwicklung über Minus- und Plusstunden. 😉
Wir haben uns für das Verteilen auf die ganze Woche entschieden, weil der freie Tag sich meist kurzfristig entscheidet. 
Liebe Grüße A
 

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