Gleittage reduzieren den Überstundenkontostand nicht bzw. erst nach deren Ablauf

Leider werden genehmigte Gleittage (Freizeitausgleich / Überstundenabbau) erst nach deren Ablauf (also nachdem sie genommen wurden) vom Überstundenkonto abgezogen. Ich habe viel recherchiert und diese Einstellung kann man wohl nicht ändern… (außer jemand von Euch kennt doch eine Lösung? :))

Aber meine eigentliche Frage:
Wie handhabt ihr es denn, wenn Mitarbeitern Anfang des Jahres bereits 5 Gleittage für z.B. Mai, September, Dezember genehmigt wurden, aber sich das Überstundenkonto nicht verändert. Dann sieht man doch nie den tatsächlichen Überstundenkontostand. Auch wenn dann ein neuer Gleittag beantragt wird, müsste man ja immer händisch rechnen, wie viele Gleittage schon genehmigt wurden und wie viele Stunden noch übrig sind.
Ich finde hier keine sinnvolle Lösung und hoffe, es kann mir jemand weiterhelfen. Danke!