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Answered

individuelle Delegation bei Genehmigungsprozessen

  • July 24, 2025
  • 7 Antworten
  • 92 Aufrufe

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Liebe Community,

kann mir jemand von Euch helfen? Wir haben mehrere Teams mit 2 Führungskräften und ein paar mit nur einer FK. Wenn die FK im Urlaub ist und jemand aus dem Team Urlaub beantragt, muss hier der Genehmigungsprozess delegiert werden. Ich dachte, das geht nun “ganz einfach” über workflows? Ich komme aber mit den möglichen Einstellungen nicht klar. Auch habe ich hier keine Nachrichten gefunden, die mir wirklich weiterhelfen konnten. Den ersten Schritt habe ich angelegt: 

 

mit einer weiteren Regel: “FK” ist -Name der Person-

Als nächsten Schritt gibt es dann aber nur noch diese Auswahl: 

Wenn ich die Urlaubsfreigabe an eine andere Person delegieren möchte, reicht aber doch eine Aufgabe zuweisen nicht aus? Hier fehlt mir irgendwie gerade die Logik. Und wenn ich eine andere workflow-Vorlage wähle (im Bereich Genehmigungen) finde ich nicht die richtigen Auswahlkriterien !? 😖 Ich bin gerade echt am verzweifeln - möglicherweise stehe ich auch “auf dem Schlauch”? 

Ich hoffe, jemand von Euch hat DIE Lösung für mich?

Viele Grüße :)  

Beste Antwort von Advaita

Hallo ​@Sana ,

Neben der manuellen Vertretung, die in dem Help Center Artikel erwähnt wird (und bei der eine temporäre andere Person oder Rolle als Genehmigende Entität manuell hinterlegt wird), gibts es folgende zwei automatische Optionen:

Für Abwesenheiten lässt sich zurzeit unter Einstellungen > Genehmigungen je Abwesenheitsart die Delegation aktivieren:

Wichtig dabei: Dies funktioniert nur, so lange die Genehmigung nur an eine Person geht (oder eine Rolle mit nur einer Person) und diese Person auch eine Führungskraft hat.

 

Für die Anwesenheiten (da bereits in die Automatisierungen umgezogen) gibt es etwas mehr Optionen:

Hier hast Du die Wahl zwischen der Führungskraft der genehmigenden Person, der Person, die den Workflow erstellt hat und einer Rolle. Zudem kannst Du einstellen ab wie viel Tagen Abwesenheit der Genehmigenden Person die Delegation greifen soll. Dies wird auch direkt in dem betroffenen Genehmigungsworkflow aufgesetzt. Du würdest dafür nicht einen zweiten separaten Workflow aufsetzen. 

Ich hoffe das hat Eurer Situation etwas geholfen. 

Sollten die Optionen weiterhin zu “starr” sein, würde Ich dir auf jeden Fall empfehlen, Dein Feedback und Vorschläge direkt in Deinem Personio-Account über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.

Liebe Grüße 🌻

Johanna 

7 Antworten

  • July 24, 2025

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  • Autor*in
  • Communicator
  • July 24, 2025

Hallo ​@Maximilian ,

herzlichen Dank für Deine schnelle Reaktion! 😊

Diese Optionen kennen wir bereits. Für unsere Situation ist eine weitere Rolle keine gute Lösung. Bei der Delegierung war es bislang so, dass man sie wieder entfernen musste, wenn die zuständige Person wieder da ist? So hat man es uns gegenüber kommuniziert. Wenn das nun nicht mehr der Fall ist: besser! Allerdings haben wir keine Standarteinstellungen für alle Teams. Ab und an sind es nicht die FK der FK, welche die Abwesenheiten genehmigen sollen. Deshalb dachten wir, wir könnten individuelle workflows mit verknüpfter Genehmigung erstellen…

Trotzdem DANKE 👍🏼


AM_HR
Community Superstar
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  • Community Superstar
  • July 25, 2025

Anbei.

 

Leider ist das die entfernteste Lösung des Problems. Wir haben das schon bei der Implementierung bemängelt, dass es keine Vertretungsmöglichkeit gibt. Die nachträglich geschaffene Delegation ist leider zu kurz gegriffen und widerspricht der Praxis. Denn normalerweise vertreten sich ja die Führungskräfte horizontal und nicht vertikal. 


  • July 25, 2025

Ihr müsst mir nicht erklären, dass das keine optimale/flexible Lösung seitens Personio ist.

 

Es ist aber die, im Rahmen der technischen Möglichkeiten die uns das System gibt, einzige Lösung. Und die habe ich aufgezeigt.


Advaita
Community Moderator
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  • Community Moderator
  • Antwort
  • July 28, 2025

Hallo ​@Sana ,

Neben der manuellen Vertretung, die in dem Help Center Artikel erwähnt wird (und bei der eine temporäre andere Person oder Rolle als Genehmigende Entität manuell hinterlegt wird), gibts es folgende zwei automatische Optionen:

Für Abwesenheiten lässt sich zurzeit unter Einstellungen > Genehmigungen je Abwesenheitsart die Delegation aktivieren:

Wichtig dabei: Dies funktioniert nur, so lange die Genehmigung nur an eine Person geht (oder eine Rolle mit nur einer Person) und diese Person auch eine Führungskraft hat.

 

Für die Anwesenheiten (da bereits in die Automatisierungen umgezogen) gibt es etwas mehr Optionen:

Hier hast Du die Wahl zwischen der Führungskraft der genehmigenden Person, der Person, die den Workflow erstellt hat und einer Rolle. Zudem kannst Du einstellen ab wie viel Tagen Abwesenheit der Genehmigenden Person die Delegation greifen soll. Dies wird auch direkt in dem betroffenen Genehmigungsworkflow aufgesetzt. Du würdest dafür nicht einen zweiten separaten Workflow aufsetzen. 

Ich hoffe das hat Eurer Situation etwas geholfen. 

Sollten die Optionen weiterhin zu “starr” sein, würde Ich dir auf jeden Fall empfehlen, Dein Feedback und Vorschläge direkt in Deinem Personio-Account über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.

Liebe Grüße 🌻

Johanna 


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  • Autor*in
  • Communicator
  • July 28, 2025

Hallo @Advaita, ich danke auch Dir vielmals für die ausführlichen Erklärungen! Ich werde sehen, inwiefern uns das weiterhilft. Wir haben aktuell genau das Thema: die Person, welche vertreten soll, hat keine Führungskraft… Dazu noch eine Frage, das ist mir noch nicht ganz klar: wenn ich manuell eine Person als Vertretung einstelle und den “Delegieren-Haken” unter Genehmigungen setze: kann das dann so eingestellt bleiben, auch wenn die Person wieder da ist, die üblicherweise Genehmigungen erteilt? Oder muss das nach wie vor jedes Mal bei Abwesenheitsantritt ein- und bei Rückkehr wieder ausgestellt werden? 

Liebe Grüße 


Advaita
Community Moderator
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  • Community Moderator
  • August 1, 2025

Hi ​@Sana 😊

Der Delegations-Haken kann immer ausgewählt sein. Nur die Person, die Du manuell als Vertreter einsetzen würdest, die müsstest Du manuell auch wieder entfernen.

Liebe Grüße und ein schönes Wochenende 😉

Johanna