Kontrolle Zeiterfassung

Hallo, 

du kannst über den Report-Builder einen vorgefertigten Anwesenheits-Report erstellen. Dazu gehst du auf Analysen - Bericht erstellen - Anwesenheiten. Du kannst dir den Bericht dann so wie du ihn brauchst weiterkonfigurieren.

Zum Thema Status An-/Abwesend: eingetragene Abwesenheiten werden auf dem Dashboard bzw. im Teamkalender angezeigt. Wenn du über den Anwesenheitsreport gehen möchtest, könntest du nach Zeiteinträgen von heutigen Tag ohne Endzeitpunkt filtern, um Anwesende Mitarbeitende zu identifizieren.

Wenn Zeiteinträge korrigiert werden sollen, muss das i.d.R. manuell am einzelnen Zeiteintrag/Mitarbeiter geschehen. Arbeitet ihr bei der Zeiterfassung mit Genehmigungsprozessen oder Workflows zur automatischen Freigabe?

Viele Grüße

lbrk

Guten Tag,

schonmal Danke für die Antwort. Den Report hatte ich mir vorab auch angesehen, aber den kann ich keinem Vorarbeiter im Lager zur Verfügung stellen. Unübersichtlich hoch 10 und ohne Export und Aufarbeitung in Excel nicht zu gebrauchen, um die Daten für einen Tag zu prüfen.

Aktuell haben wir in Bezug auf Workflows und Genehmigungsprozesse keine Einrichtung vorgenommen. Lassen sich hierüber die Zeiten, die “aus der Reihe tanzen” besser überwachen? Die Lagermitarbeiter stempeln am Terminal alle Zeiten. Hier ein Beispiel:

Wie gesagt, die Zeiten werden über ein Terminal erfasst und stehen immer gleich auf freigegeben. Ich habe den Support auch schon angeschrieben, aber bisher keine Rückmeldung. Hier erwarte ich aber auch nicht viel.

Implementierung verlief schon recht spannend:

• Kurz vorm geplanten Start wurde uns ein neuer Mitarbeiter zugeordnet
• Bei Fragen immer nur Verweise auf Helpcenter Artikel, die zwar zum Vorfall/Bereich passen. Aber nicht gezielt auf die Fragestellung anzuwenden sind. Gefühlt hat sich niemand die Fragestellung im Detail durchgelesen, sondern nur grob überflogen und alle eventuell passenden Helpcenter Artikel verlinkt.
• In Gesprächen kam meist die Aussage, dass der Punkt geklärt werden muss und Infolge dessen wurden einem wieder Helpcenter Artikel zur Verfügung gestellt.
• Implementierung wurde dann auf abgeschlossen gestellt und wir dem Support übertragen, mit der Aussage, dass die mehr wissen, da die einen besseren Praxisbezug haben.
  • Vielleicht weiß der Support mehr, aber dieser Antwortet nicht.
• Bei wichtigen Punkten, die eine Handhabung erleichtern würden, kommt in der Regel die Aussage: Es wird vielleicht irgendwann umgesetzt.

Ähnliche Fragestellung, wie meine aktuelle hier habe ich schon in älteren Beiträgen gelesen, also bin ich hier nicht allein. Und meiner Meinung nach ist solch eine Umsetzung auch nicht so extrem umständlich.

Hallo,

zum Thema Genehmigungsworkflows: du kannst im Workflow Kriterien festlegen, bei denen Zeiteinträge nochmal separat geprüft werden müssen, und wer (Person/Rolle/Führungskraft) das tun soll. Ob das jetzt zu deinen spezifischen Anwendungsfall passt, kann ich leider nicht beurteilen, am besten probierst du es einfach mal aus.

Sehr schade, dass die Einführung bei euch so holprig lief. Ich habe unsere Implementierung damals größtenteils selbst gemacht und hatte eine okaye Erfahrung mit dem Implementierungsteam - es gab aber auch bei uns natürlich Aspekte, die die Software nicht abdecken konnte, bzw. für die wir Workarounds innerhalb und außerhalb von Personio gebaut haben.

Bei den anderen Themen kann ich leider so allgemein auch nicht weiterhelfen, aber hier in der Community sind viele super nette Menschen, die gerne bei spezifischen Fragen weiterhelfen :)

VG

lbrk

Hi Ibrk,

mir ist dieses Thema auch ein Dorn im Auge. In unserer alten Zeiterfassung gab es einen Fehlerbericht, der alle Tage ausgewertet hat, die sich die Führungskraft nochmal ansehen musste. 

Hier in der Community habe ich auch schon mehrfach den Wunsch nach so einer Auswertungsmöglichkeit gelesen, passiert ist aber leider noch nichts. 

Da ich noch weitere Auswertungen benötige, die Personio nicht liefern kann, versuche ich mir das gerade extern über die Daten aus der API erstellen zu lassen. 

Ich kann dich gerne auf dem Laufenden halten, ob wir so zu einem Ergebnis gekommen sind. 

VG

Mario

Hallo Zusammen,
habt ihr auch die Herausforderung, dass die Stempelzeit nicht zwingend der Arbeitsbeginn ist, wenn die Mitarbeitenden sich zum Beispiel noch Umziehen oder vorher einen Kaffee trinken ?
Beginn Arbeitszeit 6.30 Uhr Ankommen in der Firma 06.00 Uhr . Aktuell stempeln die Kollegen ein und die Arbeitszeit ist mit dem Beginn auf 6.30 Uhr gesetzt. Freue mich über einen Austausch
 

​@Kathy Solch einen Fall haben wir auch, aber keine Lösung. Bei uns ist das aber eher der Punkt, dass die Mitarbeiter nicht vorher anfangen sollen, nur in Ausnahme-Fällen. Da der Punkt für uns noch nicht so gravierend ist, habe ich diesen bisher ignoriert.

Ich finde den Support halt super 😀 Auf eine Anfrage nach einem persönlichen Termin, um offene Punkte zu besprechen kommt die Standard Antwort (natürlich Tage später): Vielen Dank für Ihr Feedback. Änderungen werden weitergegeben (angeblich), aber ob und wann etwas umgesetzt wird, da kann keine Angabe zu gemacht werden.

Aktuell ist ein Terminal ausgefallen: Support vom Hersteller angerufen. Komischerweise ist jemand rangegangen. Seine Aussage: Die Personen, die helfen können sind nicht da, erst Mitte nächster Woche. Also sollen wir jetzt für 100 Mitarbeiter für mehrere Tage alles nachpflegen. Also die Partner von Personio sind keines Wegs besser.

Gibt es bei Personio irgendeine Möglichkeit jemand persönlich zu sprechen oder muss ich ein Interesse am Kauf vorgaukeln? Derjenige aus dem Vertrieb ist der einzige gewesen, der überhaupt ein Interesse an einem hatte. Nachdem das Geld geflossen ist, ab dann ist niemand mehr zu gebrauchen. Sehr Sehr traurig. 

Ich würde gerne mal mit einer leitenden Person sprechen, die auch Aussagen treffen kann. Ich bin kurz davor das Alte System wieder aufzubauen.

Es sind manchmal nur Kleinigkeiten, die das Leben einfacher machen würden.

1. Eine einfache Übersicht: Mitarbeiterinfo + Status (=Abwesenheit oder letzter Anwesenheitsstatus -> keine Trennung)
   1. Filter über den Teamkalender zeigt nichts an
2. Erfassung einer Abwesenheit aus der Anwesenheitsübersicht heraus
3. Eine Abwesenheitsart, die aussagt, dass ich abwesend bin und die Zeit autom. das Überstundenkonto abbucht (ohne Umwandlung = 0er Erfassung, die in Abwesenheiten sichtbar ist = Stundenabbau)
4. Blättern zwischen den Anwesenheiten /Abwesenheiten des Teams
   1. Ich rufe einen Mitarbeiter aus der Übersicht heraus und kann vor dort aus vor/zurück blättern (nicht Monate, sondern der zugewiesen, gefilterten Mitarbeiter der zugrunde liegenden Übersicht)
5. Mitarbeiterübersicht mit aktueller Stand Urlaub/Überstunden per Datum (Berichte ist bescheiden, muss diesen immer bearbeiten, um einen Zeitraum zu ändern)
   1. Keine Möglichkeit, von dort aus die Mitarbeiter aufzurufen
6. Import von Überstunden
7. Stundenkonto sichtbar auf den Terminals (Daten in der Schnittstelle zur Verfügung stellen)

Hallo Leon,
danke für dein Feedback.
Mit welchem Dienstleister arbeitet ihr mit den Terminals?
Aktuell planen wir mit einer Umstellung auf die Zeiterfassung Personio. Im Moment arbeiten wir mit zwei Systemen, was eigentlich keinen Sinn macht. Wenn ich jedoch die gewerblichen Zeiten nicht eingrenzen kann, wird es schwierig die Stunden richtig abzurechnen. Ich habe bisher noch keine Lösung dazu.
Bisher habe ich noch nicht mit dem Support gesprochen, war jedoch überrascht von der Mitteilung, dass ich für die speziellen Fragen die Office Hour kostenpflichtig buchen muss.
 

​@Leo1960 

Hallo, 

Zu deinen “Kleinigkeiten”: 
 

1. Eine einfache Übersicht: Mitarbeiterinfo + Status (=Abwesenheit oder letzter Anwesenheitsstatus -> keine Trennung)
   
   Hier nutze ich die Personalliste im Reiter Unternehmen. Ich kann verschiedene Spalten hinzufügen und exportieren. Man kann sich auch anzeigen lassen, wann wer zuletzt auf das System zugegriffen hat. Ich weiß aber nicht, ob es sich mit der letzten Anwesenheit deckt. Man kann ja auch von außerhalb zugreifen uns bsw. seine Krankmeldung eintragen. 
   Ich bin mir nicht sicher, ob es einen letzten Anwesenheitsstatus gibt. 
    
2. Erfassung einer Abwesenheit aus der Anwesenheitsübersicht heraus
   
   Dafür gibt es den Abwesenheitsbereich. Du hättest gerne die Wahl. Stimmts? 
    
3. Eine Abwesenheitsart, die aussagt, dass ich abwesend bin und die Zeit autom. das Überstundenkonto abbucht (ohne Umwandlung = 0er Erfassung, die in Abwesenheiten sichtbar ist = Stundenabbau)
   
   Du muss nur im Arbeitszeitmodell angeben, dass bei fehlender Eintragung einer Arbeitszeit automatisch die Zeit abgezogen wird. 

   

   
    
4. Blättern zwischen den Anwesenheiten /Abwesenheiten des Teams
   1. Ich rufe einen Mitarbeiter aus der Übersicht heraus und kann vor dort aus vor/zurück blättern (nicht Monate, sondern der zugewiesen, gefilterten Mitarbeiter der zugrunde liegenden Übersicht)
      
      hab ich nicht verstanden 😔
       
5. Mitarbeiterübersicht mit aktueller Stand Urlaub/Überstunden per Datum (Berichte ist bescheiden, muss diesen immer bearbeiten, um einen Zeitraum zu ändern)
   1. Keine Möglichkeit, von dort aus die Mitarbeiter aufzurufen
      
      Geht über die Personalliste. Ich bin selbst zu doof für die Berichte. 
       
6. Import von Überstunden
   
   Bei der Implementierung von Personio gab es eine Importliste der Stunden. Die kannst du sicherlich weiterverwenden. 
    
7. Stundenkonto sichtbar auf den Terminals (Daten in der Schnittstelle zur Verfügung stellen)
   
   Wir arbeiten nicht mit Terminals, von daher kann ich nichts dazu sagen. 
   
   Vielleicht hilft es dir etwas weiter. 
   
   VG

​@Andrea B. 

zu 1.) Ein Aktueller Status existiert dort nicht. Wenn die Bude brennt und die Feuerwehr fragt wer aktiv ist, dann muss ich immer erstmal schauen, wer ggf. eine Abwesenheit eingetragen hat. Dann alle anklicken, die keine Abwesenheit eingetragen haben und hier schauen, ob die eingestempelt sind. 

zu 2.) Ich habe es wie folgt gemeint: Ich stehe aktuell in einer Anwesenheitsübersicht eines Mitarbeiters und sehe, dass ein Eintrag fehlt (z.B. Krank oder Urlaub). Jetzt muss ich erst wieder auf Abwesenheiten gehen, um diesen Eintrag auszuführen. Umständlich meiner Meinung nach und einfach zu beheben seitens des Entwicklungsteams.

zu 3.) Minusstunden werden bei uns erfasst, jetzt hat aber ein Teamleiter das Problem, dass er im Teamkalender nichts sieht, dass derjenige an gewissen Tagen Überstunden abfeiert. Wenn jetzt ein anderer Urlaub einreicht, kann es erhebliche Probleme geben, weil diejenigen sich vertreten.

zu 4.) Hier meine ich folgenden Fall: Ich bin Teamleiter und sehe in meiner Personallisten 20 Personen. Jetzt rufe ich von Person 1 die Anwesenheitsübersicht auf, um zu kontrollieren, ob alle Daten korrekt sind. Danach will ich den nächsten Mitarbeiter aufrufen, hierzu kann ich nicht auf weiter klicken, sondern muss zurück zur Übersicht und den nächsten Mitarbeiter aufrufen. Kann auch kein großer Aufwand sein.

zu 5.) Da sehe ich aber nur den aktuellen Stand HEUTE, nicht den Stand zu einem bestimmten Datum, sprich zum 31.07.2025. Hatte mal einen Bericht erstellt, der mir die Daten angezeigt hat, aber ich weiß nicht, ob der korrekt ist, wenn wir länger damit arbeiten. Und Berichte sind bescheide, da ich diesen immer wieder bearbeiten muss, um die Filter umzusetzen.

zu 6.) Die Importe sind mir bekannt, aber ich finde keinen der das Stundenkonto befüllen kann. Habe dann jeden Mitarbeiter einzeln aufrufen müssen. Ich frage mich dann, was jemand macht, der nicht um die 100-150 Mitarbeiter verwalten muss, sondern 500 aufwärts.

zu 7.) Es wäre halt auch mal schön zu wissen, wie die Planung ist. Wenn ich eine Erfassung über Terminals anbiete, dann gehört diese Punkt zwingend dazu. Mitarbeiter sind anstrengend, wenn die nicht wissen, wie viele Stunden die ggf. auf dem Konto haben. Hierzu hat schon der Verkauf gesagt, dass das häufig angefragt wird und somit auch umgesetzt wird. Naja, das war am Anfang des Jahres. Und zu dem Zeitpunkt wollten die noch unser Geld. Das haben die jetzt und nun passiert sehr wenig. 

Mir grauts schon davor, wenn Daten an DATEV übergeben werden sollen. Dann geht’s ums Geld und die Mitarbeiter drehen durch.

​@Kathy 

Wir sind am 01.08.2025 damit gestartet, naja und heute halt das erste große Problem ohne, dass jemand helfen kann und man Tage warten soll. Uns wurde gesagt, wir sollen Halion nehmen. Da gehe ich dann von aus, dass alles perfekt harmoniert. Terminals + Middleware bestellt (3-4 Wochen Lieferzeit). Ab Auftragsbestätigung habe ich ca. 3 Monate nichts mehr von denen gehört.

→ auf E-Mails keine Reaktion

→ Anrufe werden nicht entgegen genommen

→ Ticketportal: Ticket bis heute nicht bearbeitet

Implementierung wurde somit gestartet und wir konnten nie Live gehen, weil Terminals fehlten. 

Ich glaub das System ist einfach nur dafür gemacht, dass jeder sich selbst verwaltet. Da muss das Vertrauen aber groß sein. 

Workflows haben bei mir auch noch nicht gefruchtet (vllt. durch eine falsche Einrichtung, aber der Support will ja nicht wirklich helfen). Wie gesagt, Zeiten kommen über Terminals und sind immer direkt freigegeben (vllt. ist das auch ein Problem), egal, ob Tagessoll erfüllt oder nicht.