Neues Feature - Stundenweise Abwesenheit in der Praxis

MischMaster
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Hi, 

ich würde hier gerne mal eine Diskussion starten, wie Ihr euch den Einsatz der neuen Funktion im Alltag vorstellen könntet.

Mir fällt dazu nämlich recht wenig ein, weil die Abwesenheit wieder an ein Kontingent gekoppelt ist. Dieses Kontingent muss im vorhinein mit Stunden gefüllt werden. Macht Ihr das und mit viel und für was?

Meiner Meinung nach müsste diese neue Einstellungsmöglichkeit direkt auf das Überstunden-/Gleitzeitkonto zugreifen. Aber das macht es nicht, weswegen sich der Sinn für mich nicht erschließt.

Wenn jemand bei uns so eine Abwesenheit (z.B. Überstundenabbau) beantragen würden und wir hätten, wie von Personio empfohlen, ein Kontingent mit 0 Stunden hinterlegt, dann geht das Kontingent erstmal ins Minus. Dieses Minus müsste dann von vom HR per Hand mit Überstunden ausgeglichen werden. :unamused:

Ich freue mich auf Euren Input.

Michi

Grüße, Michi

17 Antworten

Lena
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Hi @MischMaster, 

die stundenweisen Abwesenheiten sind vor allem für Kunden mit einem Standort in Ländern, in welchen dies die gängige Einheit ist, wie Italien, Spanien, Ungarn etc. 

Eine weitere Einsatzmöglichkeit ist natürlich für Abwesenheiten, welche sich nur über einen Teil des Tages erstrecken, wie einem Arztbesuch. Hierfür ist bspw. auch kein Kontingent notwendig. Ihr könnt das so darstellen, müsst dies jedoch auch nicht. 

Es ist richtig, dass es hiermit noch nicht möglich ist, eine Gleitzeit direkt abzuziehen. Die stundenweise Abwesenheit ist ein wichtiger Schritt und unserem Produkt Team ist bewusst, dass die Abbildung von flexiblen Arbeitszeiten ein wichtiges Thema für alle Nutzer*innen ist.

Ich freue mich dennoch auf Eure Diskussion. Bitte melde Dich auch gerne, wenn wir Deinen Punkt in eine Idee umwandeln sollen. 

Liebe Grüße,
Lena

MischMaster
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Hi @Lena, 

wenn man das ohne Kontingent nutzen würde, in welcher Form würden dann die Minusstunden verrechnet werden?

Danke, 

Michi

Grüße, Michi
Jasmini
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Wir haben das selbe Problem.

Wir würden die Stundenweise Abwesenheit gerne auch für Krankheit und Arztbesuche verwenden. Hierfür ein Kontingent anlegen… Sehr merkwürdig… Zudem hätten wir gerne, dass die Mitarbeiter bei der Abwesenheit Arztbesuch aufgefordert werden eine Arztbescheinigung hoch zu laden. Wählt man “Attest benötigt” aus, so wird der Mitarbeiter beim beantragen der Abwesenheit beauftragt das Attest hoch zu laden - ohne Attest kann die Abwesenheit nicht beantragt werden. Die Abwesenheit soll jedoch auch für geplante Arztbesuche verwendet werden. So dass der Vorgesetzte und die Kollegen wissen, dass der Mitarbeiter sich außer Haus befindet.

Schade, dass die Funktion Stundenweiseabwesenheit so nicht für uns nutzbar ist. Hatten uns drauf gefreut und auch schon den Mitarbeitern in Aussicht gestellt, das dies bald kommen wird. 

Beste Grüße 

Jasmin

 

MischMaster
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@Lena @Jasmini @ElenaLS 

Ja, guter Punkt. Geht uns leider genauso. Mit der Kontingent Logik macht für uns die Funktion keinen Sinn und wir können Sie auch nicht nutzen. Ich wiederhole mich, dass die Abwesenheiten direkt auf das Überstundenkonto zugreifen muss und dort die Minusstunden abziehen muss. Wozu ein Kontingent?

Wir hatten schon überlegt, jedem Mitarbeiter im Jahr 16 Stunden für Arztbesuche, Heizungsableser, usw. zu schenken und auf so ein Kontingent zu buchen. Aber ist ja auch irgendwie Banane. So nutzen wir es halt nicht und ich denke auch die anderen Länder nicht, weil immer ein manuelle Eingriff notwendig ist, um das Konto auszugleichen oder aufzufüllen. Das ist ab 50 Mitarbeiter nicht zu leisten und geben die Digitalisierungsstrategie.

 

Grüße, Michi
Jasmini
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@MischMaster, für die Abwesenheit Gleitzeit wäre es echt super, wenn die Überstunden automatisch abgezogen/verrechnet werden. Wir haben knapp 300 MA und müssen täglich Überstunden in Gleitzeit umwandeln ein super zeitraubender händischer Aufwand. 

Die Kontingentbildung macht wirklich nur bei Urlaub Sinn. 

MischMaster
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@Jasmini @Lena @ElenaLS Für jede stundenweise Abwesenheit macht nur das Sinn.

Oh Gott 300 MA. Mein Beileid. Wir hab 150 MA, aber auch da unmöglich umzusetzen.

Wir machen es wahrscheinlich so, dass wir eine Abwesenheit “Überstundenabbau” anlegen. Wenn jemand einen GANZEN TAG abbauen will, dann beantragt er diese, die Buchhaltung schaut nach, ob er genügend Überstunden hat und wandelt den gewünschten Betrag (1 Tag = 8 Stunden) als Urlaub aus das “Überstundenabbau” Kontingent um. Dann geht die Genehmigung zum Vorgesetzten und der gibt frei. So müssen wir den MA die Stunden umwandeln, die auch wirklich Überstunden nehmen wollen und müssen das nicht jeden Monat bei allen Mitarbeitern machen.

Wenn jemand nur ein paar Stunden früher gehen will, dann trägt er das einfach in den Anwesenheiten so ein. Kann man halt dann nicht über Reporte nachvollziehen.

Michi

Grüße, Michi
Elena
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Hallo @MischMaster, 

ich glaube ich habe das schon mal unter einem anderen Kommentar von dir gepostet. Aber für uns macht es nicht nur Sinn, dass stundenweise Abwesenheit vom Stundenkonto abgezogen wird. Du begrüßt das ja sehr vehement, daher möchte ich kurz ein Praxisbeispiel von uns anbringen: 

Wir haben Beschäftigte die kommen morgens arbeiten und merken dann nach 1-2 Stunden, dass es Ihnen nicht gut geht, gehen dann heim und sind mehrere Tage krank. Da wir teilweise Zeiten abrechnen, ist es für uns essenziell, dass Sie die gearbeitete Zeit an diesem Tag trotzdem (in einem anderen TimeTracking System) erfassen. D.h. sie müssen Ihre Krankheit an diesem Tag in Stunden angeben, damit das richtig verbucht wird. 

Anderes Beispiel: Für Mitarbeitende mit festen Arbeitszeiten gibt es gesetzliche Regelungen, dass Sie bestimmte Arzttermine (bspw. Vorsorgetermine Schwangerschaft), während Ihrer Arbeitszeit, wenn nicht anders möglich, nehmen dürfen und diese Zeit nicht Vor- oder Nacharbeiten müssen. Hier kann man dann gut mit stundenweiser Abwesenheit arbeiten, die nicht vom Überstundenkonto abgezogen wird. 

Prinzipiell finde ich es super wichtig, dass es gewisse Abwesenheiten gibt (bspw. Gleitzeit oder Überstundenabbau) die vom Überstundenkonto in Personio abgezogen werden. Dazu gibt es ja schon etliche Postings hier in der Community - für mich der am stärksten geforderte Wunsch. 

Zum Thema Kontingent: Was mich etwas verwundert, ich kann zwar nicht bei Kontingentbildung “Nein” anklicken, aber eines hinterlegen muss ich trotzdem nicht. Die Abwesenheit lässt sich auch so beantragen. Sollte das jetzt nur ein Fehler bei mir im System sein, bin ich komplett bei dir: die Verpflichtung zu einer Kontingentbildung macht an dieser Stelle nicht immer Sinn. 

Wir sind auch über 300 MA deshalb schalte ich bei “manuellen Anpassungen” immer schon innerlich ab - da für uns eigentlich nie umsetzbar, außer ich will nie wieder was anderes machen. :grin:

LG, Elena

MischMaster
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Hallo @MischMaster, 

Wir haben Beschäftigte die kommen morgens arbeiten und merken dann nach 1-2 Stunden, dass es Ihnen nicht gut geht, gehen dann heim und sind mehrere Tage krank. Da wir teilweise Zeiten abrechnen, ist es für uns essenziell, dass Sie die gearbeitete Zeit an diesem Tag trotzdem (in einem anderen TimeTracking System) erfassen. D.h. sie müssen Ihre Krankheit an diesem Tag in Stunden angeben, damit das richtig verbucht wird. 

 

Hi @Elena, 

ich habe heute einen Personio Workshop für die Vorgesetzten gehalten und wir sind genau über diesen Punkt gestolpert. Erst dachte ich man kann bei Krankheit nur ganze Tage angeben. Jetzt hab ich grad gesehen, dass man auch halbe Tage einstellen kann. Wie machst du es in deinem Beispiel, wenn jemand 2 Stunden gearbeitet hat und dann Heim muss. Hab ihr dann eine zweite Krankheit Abwesenheit, die auf Stundenbasis läuft?

Michi

Grüße, Michi
Elena
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Hallo @MischMaster,

aus diesem Grund habe ich sehr die stundenweise Abwesenheit herbeigesehnt. Bei uns sind es  zwei verschiedene Abwesenheiten, da wir auch erst ab einem kompletten Tag mit der Zählung der Lohnfortzahlung beginnen. 

Bisher war also der Prozess, dass jemand “Krankheit untertägig” beantragt, seine Zeiten für diesen Tag erfasst und wir dann die Zeiten im Time Tracking auffüllen. In Zukunft kann man dann angeben wie viele Stunden seiner Sollzeit man weg ist. Bzw. da man eine Uhrzeit angeben muss ab der Zeit ab wann man krank ist, bis man dann die Sollzeit aufgefüllt hat. Sprich ich arbeite regelmäßig 8 Stunden, komme dann an einem Tag um 08:00 Uhr und stelle um 10:00 Uhr fest, dass ich nach Hause muss. In die Abwesenheit gebe ich dann 10:00 bis 16:00 Uhr untertägig Krank ein. 

Ich habe dazu noch keine Praxiserprobung, da ich gerade erst an der Erklärung für die Beschäftigten arbeite - so aber die Theorie. 

Liebe Grüße, 

Elena

 

MischMaster
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@Elena Bedeutet das, wenn jemand Mittags krank nach Hause geht, dass er bei dafür Überstunden nehmen muss?

Weil du schreibst, dass ihr erst ab einem ganzen Tag Lohnfortzahlung leistet.

Michi

Grüße, Michi
Elena
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@MischMaster: da habe ich mich undeutlich ausgedrückt. Das ist natürlich Krankheit, aber die Zeit bis zum Ende der Lohnfortzahlung beginnt erst ab einem ganzen Tag an zu zählen. 

LG, Elena

C
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Wir behalten die ganzen und halben Urlaubstage bei. Allerdings gibt es einen Anwendungsfall wo ich das sehr gut finde: Für die Bezahlte Freistellung vom Arbeitgeber, denn die ist auch stundenweise möglich.

Vor allem dann wenn ein Mitarbeiter arbeitet und im Laufe des Tages merkt, dass er krank wird und zum Arzt geht. Dann zählen die ersten Stunden noch als Arbeit (auch wichtig für das Projekttracking) und den Rest des Tages kann ich auffüllen mit der Freistellung sodass er keine Minusstunden hat. 
Bisher musste ich das manuell und umständlicher lösen.

Elena
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Vor allem dann wenn ein Mitarbeiter arbeitet und im Laufe des Tages merkt, dass er krank wird und zum Arzt geht. Dann zählen die ersten Stunden noch als Arbeit (auch wichtig für das Projekttracking) und den Rest des Tages kann ich auffüllen mit der Freistellung sodass er keine Minusstunden hat. 
Bisher musste ich das manuell und umständlicher lösen.

 

Hi @Chipmunkie,

dazu habe ich mal eine Frage. Wenn jemand krank ist, läuft das doch aber bei euch wahrscheinlich auch nicht auf Überstundenabbau oder? Und so wie die stundenweisen Abwesenheiten aktuell sind, wirkt sich das doch in keiner Weise auf die Arbeitszeit aus und sie wird dann trotzdem reduziert? Ich verstehe das irgendwie gerade nicht und bin mir nicht sicher, ob ich vielleicht irgendwas falsch eingestellt habe. 

Freue mich über RM von dir. 

LG, Elena

C
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Hallo @Elena , 
wenn jemand einen ganzen Tag krank ist bekommt er den Krank-Tag gebucht in Personio und hat damit weder Unter noch Überstunden an dem Tag, er bekommt die Stunden ja quasi als Krank-Stunden eingebucht statt Arbeit. 

Wenn jetzt jemand erst auf Arbeit kommt und im Laufe des Tages krank wird kann ich nicht einfach einen ganzen Tag krank einbuchen, denn dann könnte ich die Stunden für ihn nicht im Tracking lassen, die ich aber benötige um dies für die Projekte abrechnen zu können. Daher wird der restliche Tag quasi krank gemeldet. Aber wir nennen es anders (Freistellung) weil die Buchhaltung die Stunden nicht nutzt für Kranktage. Das ist dort sehr umständlich abzurechnen bei der Krankenkasse also verzichten wir der Einfachheit halber drauf bei Tagen an denen noch mit gearbeitet wurde. 

Wir buchen die Stunden in einem anderen System und dort muss ich aktuell die Buchung dieser Freistellungsstunden vornehmen.

Ich hatte mich gefreut dass ich das künftig direkt über Personio machen kann. Aber als wir das getestet haben, mussten wir leider feststellen, dass die API keine stundenweise Abwesenheiten kann. Da wir aber die Zeiten aus Personio parallel in unser Trackingsystem (Jira) über die API-Schnittstelle holen müssen wir warten ob Personio die stundenweise Abwesenheiten auch über die API freigibt bis wir es nutzen können.

Lena
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Liebe Community, 

gerne möchte ich auf eine Idee verweisen, welche heute von unserem Produkt Team released wurde:

Testet das gerne in Eurem Account, vielleicht ist das ja eine Lösung für Euch, Eure Gleitzeit besser darzustellen. :) 

Liebe Grüße
Lena

M
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Gibt es hierzu irgendetwas neues ? 

 

B
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@MischMaster, für die Abwesenheit Gleitzeit wäre es echt super, wenn die Überstunden automatisch abgezogen/verrechnet werden. Wir haben knapp 300 MA und müssen täglich Überstunden in Gleitzeit umwandeln ein super zeitraubender händischer Aufwand. 

Die Kontingentbildung macht wirklich nur bei Urlaub Sinn. 

Warum macht ihr das nicht über den Saldo?

 

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