@Kalli Hi Birgit, geht es um die Zeit des Mutterschutz oder der Elternzeit? Eventuell habt Ihr ein Häkchen gesetzt in den Einstellungen bei der Auszeit, dass der Urlaubsanspruch in dieser Phase entsprechend gekürzt werden soll? Der Gesetzgeber räumt dem Arbeitgeber diese Möglichkeit ja grundsätzlich ein, das zu tun, also für jeden vollen Monat der Elternzeit den Jahresurlaubsanspruch um 1/12 zu kürzen. LG, Nina

Hallo Nina,

es geht um Mutterschutz. Hier soll nichts gekürzt werden. Es soll nur bei der Elternzeit gekürzt werden, was ja auch richtig und so gewollt ist.

LG Birgit

@Kalli Hallo Birgit, ach so, verstehe. Nein, während des Mutterschutzes sollte nicht gekürzt werden. Kann es sein, dass es daran liegt, dass der Geburtstermin nochmal gerutscht ist (wie ja meistens) und sich dadurch die Lage des Mutterschutzes nochmal bewegt hat? Das muss ja (soweit ich weiß) dann händisch nochmal angepasst werden und eventuell ist das vergessen worden? VG, Nina

Würde mich auch interessieren...

Hallo Nina,

ich habe jetzt den richtig erfassten voraussichtlichen Geburtstermin nochmals händisch wieder richtig eingegeben und gespeichert. Es hat sich aber nichts daran geändert, Personio kürzt nach wie vor während der richtig erfassten Mutterschutzfrist den Urlaub.

Gibt’s noch einen anderen Hinweis wie ich das verhindern kann?

@Kalli Ok, das ist echt merkwürdig, dann bin ich auch mit meinem Latein am Ende, sorry. Ist ja vermutlich keine befristete Mitarbeiterin, deren Vertrag während des Mutterschutzes ausläuft und auch keine Werkstudentin, bei der sich irgendwie Stunden (und entsprechend ggf. Urlaub) reduzieren … 

Nein es ist kein befristeter Arbeitsvertrag und auch keine Werkstudentin. Die Mitarbeiterin hätte aufgrund Teilzeit (4T/Wo. anstatt 5T/Wo.) einen Urlaubsanspruch von 24 Tage. Personio kürzt ihr allerdings aufgrund der eingetragenen Mutterschutzfrist den Urlaub auf 20 Tage (siehe Auszug Urlaub Details)

was ja falsch ist, da für Mutterschutz keine Kürzung durchgeführt werden darf.

@Kalli Aahh, okay an dem Teilzeit-Thema wird es aber liegen. 

Bin bei Dir: sie hat grundsätzlich 24 UT (wegen Tz). Eventuell/Vermutlich habt Ihr auch bereits die sich an den Mutterschutz anschließende Elternzeit gepflegt und die 1/12 Kürzung eingerichtet? Das würde erklären, warum Personio kürzt, wobei in meiner Rechnung dann 5x 1/12 gekürzt werden müßte, da August-Dezember volle Elternzeit Monate sind (?). Personio scheint ja aber “nur” um 4 Tage zu kürzen, was ich mir nicht erklären kann. 

Eventuell liege ich aber auch falsch und Ihr habt noch gar keine Elternzeit-Auszeit gepflegt?

Hallo,

die Elternzeit ist noch nicht eingepflegt. Daran kann es also auch nicht liegen. Wir pflegen diese immer erst ein, wenn der tatsächliche Geburtstermin feststeht. Mutterschutzfrist sind ja insgesamt 16 Wochen, wovon nur der Mai und der Juni volle Monate sind. Ich kann es mir nur so erklären, dass Personio nur bei vollen Monaten eine Urlaubskürzung vornimmt, so wie es bei der Elternzeit wäre. Dann würde die Kürzung von 4 Tagen passen (24 Tage Urlaub/Jahr x 2 Monate X 12 Monate = 4 Tage).

Die Kürzung ist aber immer noch falsch und soll so nicht warum auch immer automatisch vorgenommen werden.

Hallo zusammen,

hat hier evtl. noch jemand einen Tipp für mich?

Bisher wurde das Problem leider noch nicht gelöst.

Ich bin dankbar für jede Rückmeldung.

@Kalli Mir fällt jetzt gerade noch auf, dass du geschrieben hast: “ … Mutterschutzfrist sind ja insgesamt 16 Wochen ...” - meiner Ansicht nach sind es 14, oder? 6 Wochen vor und 8 nach der Geburt. 

Aber daran liegt es vermutlich auch nicht, oder? 

Die 16 Wochen war ein Fehler von mir. Selbstverständlich sind es insgesamt 14 Wochen (6 Wochen vor und 8 nach der Geburt). So habe ich es auch gemeint und ist es auch eingetragen.

Daran liegt es also auch nicht.

Hallo @Kalli,

ich gehe davon aus, dass ihr die entsprechende Mitarbeiterin auf Auszeit gesetzt habt. Dies sollte für den Zeitraum des Mutterschutzes nicht gemacht werden, da Personio während der Auszeit für jeden vollen fehlenden Kalendermonat den Urlaubsanspruch entsprechend kürzt.

Ich habe hier zwei Artikel für dich, die die Einrichtung von Mutterschutz verdeutlichen sollte und warum die Option Auszeit nicht dafür geeignet ist.

• Ersteinrichtung Mutterschutz
• Arbeitsverhältnis aussetzen

Liebe Grüße
Marc

@Marc @Kalli Hi Marc, das ist recht spannend: heißt das, dass für jede/n, der in Elternzeit ist und auch korrekt via Auszeit gepflegt ist, technisch automatisch 1/12 des Urlaubsanspruchs für jeden vollen Abwesenheitsmonat gekürzt wird? Ohne dass das Unternehmen irgendwo einen Haken dafür setzen muss?

Wenn das so ist, halte ich das für schwierig, da das gesetzlich eigentlich kein Automatismus ist, sondern eine sog. “kann-Vorschrift”, d.h. der Arbeitgeber KANN, wenn er möchte, kürzen. Wenn er das nicht möchte (z.B. weil das seinem Employer Branding schadet, weil viele Arbeitgeber das nicht tun), dann muss er das nicht tun. 

Hi @Nina Hellmann,

ja, das ist korrekt, für jeden vollen Kalendermonat der Auszeit wird den Mitarbeiter*innen der Urlaubsanspruch automatisch reduziert. 

In Personio sieht das dann beispielsweise so aus:

Deaktivieren lässt sich dies leider nicht, natürlich kann der Kontostand jedoch manuell rückwirkend angepasst werden. 

Liebe Grüße
Marc

@Marc Danke für Deine Rückmeldung! 

Also mal abgesehen davon, dass der Gesetzgeber diese Systematik (automatischer Abzug und ggf. gegensteuern, wenn man das nicht will) eben gerade nicht vorsieht, sondern die Systematik andersherum gebaut hat (wenn man abziehen möchte, muss man es pro-aktiv umsetzen) und damit die von Personio entwickelte Lösung und die Gesetzeslage nicht zusammenpassen, ist das irgendwie weird, weil das bei uns Personalern an einer Stelle extra Interventionsaufwand verursacht, wo eigentlich keiner sein müßte/sollte Da gestaltet der Gesetzgeber eine Regelung quasi endlich mal so, dass uns kein Extra-Aufwand entsteht und dann macht das System doch wieder Aufwand nötig … 

Hallo zusammen,

wir haben ein ähnlich gelagertes Problem bzw. es ist anders herum.

Bei uns wurde der Urlaubsanspruch für die Personen in anschließender Elternzeit NICHT gekürzt. Wir würden dies jedoch so einstellen, dass für die Wochen/ Monate in Elternzeit der Urlaubanspruch entsprechend gekürzt wird.

Wo können wir dies einstellen? Wir finden unter Einstellungen -> Abwesenheit -> Mutterschutz nichts dazu.

Danke!

Hallo @Marc, könntest du uns netterweise weiterhelfen? Danke!

@Mateen Wenn du, nachdem das Kind eingetragen ist im MA-Profil und das Arbeitsverhältnis ausgesetzt ist, noch das Ende der Elternzeit eingetragen hast (erstmal das voraussichtliche, ggf. später das korrigierte), sollte der Urlaubsanspruch automatisch gekürzt werden für jeden vollen Monat der Elternzeit, da das in Personio die Grundeinstellung ist. @Marc Bleibt das jetzt einfach so? Sehe da Handlungsbedarf ;)

Dann müßte es eigentlich klappen. VG!

Hallo @Nina Hellmann, danke für die rasche Antwort. Leider scheint dies für uns so nicht zu funktionieren. Wir haben nun die Elternzeit und den Mutterschutz unter Abwesenheiten gelöscht und versucht den Weg nochmals zu gehen (um ggf. ein “Neurechnen” zu starten). Leider tut sich nichts. Der Übertrag aus 2022 bleibt der selbe (keine Kürzung)

Der Mutterschutz liegt bereits in 2022 zurück und die Person befindet sich derzeit noch in Elternzeit. Kann es daran liegen (sprich, vergangenes Jahr)?

@Mateen Ah, ja damit könnte es zumindest zu tun haben. 

Also zum einen besteht die Kürzungsmöglichkeit ja nur für die Elternzeit aber nicht für den Mutterschutz, d.h. während der Elternzeit passiert das ganz normale Urlaubsanspruchswachstum. Könnte das auch ein Grund für das abweichende Ergebnis sein? 

Zum anderen gelten für den Übertrag von in Elternzeit erwirtschaftetem Urlaub (auch wenn er gekürzt wurde) ja andere Übertragsregeln als für den ganz normalen während eines aktiven Arbeitsverhältnisses erwirtschafteten Urlaub. Findet Ihr das in der Kalkulation auch wieder? VG!

Danke Nina! Ja, wir hatten Mutterschutz und Elternzeit eingetragen und gedacht, dass das System anhand Mutterschutz den Urlaubsanspruch weiterhin belässt und nur in der Elternzeit entsprechend der Monate das Kontingent um jeweils 1/12 kürzt. 

Das heißt wir müssten manuell anpassen. Also einen Haken oder einen Schalter zur Berechnung der Kürzung gibt es nicht, korrekt?

Mh, dachte ich mir schon, dass Ihr das vermutlich berücksichtigt habt. 

Ich kalkuliere es aktuell auch manuell :(

Hallo @Mateen,

das automatische Kürzen des Urlaubsanspruches passiert, sobald ein*e Mitarbeiter*in auf Auszeit gesetzt wurde, und dann für jeden vollen Kalendermonat. Eine Einstellung dafür gibt es nicht. 

Habt ihr den*die Mitarbeiter*in denn auf Auszeit gesetzt oder nur die Abwesenheit eingetragen? Durch das Eintragen einer Abwesenheitsart wird hier kein Urlaubsanspruch gekürzt.

Wie man Mitarbeiter auf Auszeit setzt, verrät dir dieser Artikel: Arbeitsverhältnis aussetzen

Liebe Grüße
Marc

@Marc Hi Marc, darf ich hier nochmal nachfragen: habt Ihr das Thema mit auf Eure Agenda genommen, dass der Automatismus da eigentlich kontraproduktiv ist, da der Gesetzgeber den Abzug nicht automatisch vorsieht? Diejenigen Eurer Kunden, die das Thema durchblicken, können es quasi manuell retten, indem sie die Rechnung im Nachgang händisch korrigieren, aber diejenigen Eurer Kunden, die das Thema nicht durchblicken, ziehen ihren MA zum Teil zu viel Urlaub ab … VG!