Praxistipps für AU-Anträge

Hallo @Carolin W. ,

ich finde diesen Austausch und die Verlinkungen darin durchaus interessant für Praxistipps bei AU:

Beste Grüße

Dash

Hallo @Dash ,

vielen Dank für deine Rückmeldung. Das Thema, das du verlinkt hast, beschreibt leider nicht das Problem, das ich hier meine. Mir geht es mehr um die AU-Dokumente und wie wir nachhalten können, ob die AUs vollständig eingereicht werden, nicht um die Abwesenheitsart “krank mit bzw. ohne AU”. ;)

Falls du/ ihr dazu noch Ideen habt, sehr gerne her damit! :)

Liebe Grüße

Carolin

Ok, ich verlinke mal @Anke und auch @Chipmunkie und  @Elena , da alle drei bei dem Thema auch operativ viel eingebunden sind. Vielleicht kommt da noch hilfreicher Input für dich, was mich freuen würde.

Beste Grüße

Dash

Cool, danke! 👌

Hallo @Carolin,
wir haben die Abwesenheit andersrum: Erst genehmigt HR (bzw. als Alternative meine Office-Kollegin wenn ich nicht da bin - haben da die gleiche Rolle für die Genehmigungen), danach die Führungskraft. 

Wenn es sorum ist kommt auch bei HR zuerst das Attest an. Ich gehe dann direkt in die Abwesenheiten (leider etwas umständlich und ich hoffe dass Personio hier bald eine Lösung bietet die Atteste separat von den Abwesenheiten zu genehmigen) und gehe dort auf genehmigt. Ich mache das nicht über das Dashboard. Damit muss die Führungskraft nichts mehr machen (ja die haben keinen Zugriff auf die Atteste, würden sonst also blind bestätigen müssen - und ist sehr genervt von solchen für ihn sinnlosen Extra-Bestätigungen zumal bei ihm die Attesterinnerung so ständig angezeigt würde). Wenn man die Atteste in den Abwesenheiten genehmigt (rechts in der Spalte die Abwesenheit suchen und dort draufklicken, dann kann man wählen ob das Attest genehmigt oder abgelehnt wird. Oder man kann auch auswählen dass kein Attest nötig ist, z.B. wenn bei Geschäftsführern kein Krankattest verlangt wird oder es irgendeine Ausnahme gibt weil man jemandem trotzdem das krank genehmigt.

In der Reihenfolge hat auch HR im Dashboard die Erinnerung dass ein Attest eingereicht werden muss. Der Mitarbeiter hat das auch. 

Die Reihenfolge hat für uns auch den Vorteil dass wir gleich prüfen können ob der Mitarbeiter an dem Tag für Massagen oder andere Termine eingetragen ist wo wir vielleicht Bescheid geben müssen.

Ich mache es dabei oft so, dass ich dann in den Abwesenheiten mehrfach auch bei der Abwesenheit auf genehmigen klicke. So bekommt die Führungskraft (soweit sie eingestellt hat dass sie Mailbenachrichtigungen von Personio erhält) eine Mail dass er die Abwesenheit genehmigen muss - muss er aber letztlich nicht mehr, sondern sie ist gleich durchgenehmigt. Und damit erscheint sie im Kalender. Schöner wäre es wenn sie gleich im Kalender erscheint damit die Kolleg*innen das sehen können.

Hoffe @Dash s Verlinkung war somit hilfreich. :-)

Hallo @Carolin W.,

wir haben unseren Genehmigungsprozess auch so wie ihr eingestellt. Jedoch liegt die Verantwortung, ob die AUs eingereicht wurden bei den disziplanirischen Vorgesetzten. Diese erhalten aufgrund des Genehmigungsprozess ja auch auf ihrem Dashboard den Hinweis, dass die AU noch eingereicht werden muss.

Leider mit manuellem Aufwand verbunden, aber du kannst dir einen benutzerdefinierten Bericht erstellen und hier die Attribute Abwesenheit - genomme Tage und Abwesenheit - Tage mit Attest auswählen. Anschließend kannst du in der importen Excel Datei eine zusätzliche Spalte hinzufügen und dir die Abweichungen anschauen. Gibt es Abweichungen gehst du in das entsprechende Mitarbeiterprofil und dort wird einem ja rechts in der Übersicht angezeigt für welchen Zeitraum das Attest fehlt.

Lieben Gruß

Anke

Hallo @Chipmunkie und @Anke ,

vielen Dank für euren Input!!

Sowohl die Umkehr der Genehmigung, als auch die Report-Erklärung sind sehr hilfreich! Das probiere ich mal aus. :)

Ich habe nun verstanden, dass der Erstgenehmiger die Info aufs Dashboard erhält, wenn eine AU fehlt. Bleibt diese Info stehen, auch wenn ich die Abwesenheit schon mal genehmige oder das Dokument ablehne? (Wenn ich Personio hier richtig verstanden habe, genehmige ich die Abwesenheit und das Dokument je einzeln und getrennt voneinander. Bin mir aber nicht ganz sicher, ob es nicht doch irgendwie verknüpft ist.)

DANKE!!

Liebe Grüße

Carolin

@Carolin W. Ja, wenn du die Abwesenheit genehmigst bleibt die Erinnerung an das Attest. Auch wenn du das Dokument ablehnst. Du musst sogar die Genehmigungen separat machen, soll heißen wenn du die Abwesenheit öffnest, das Attest als genehmigt angibst und auch noch auf Genehmigung gehst für die Abwesenheit speichert es eins davon nicht bei Personio. Es kann nur eins davon bearbeiten.

Zu beachten ist auch, dass das alte falsche Attest in den Attesten bestehen bleibt und ggfs. aus Datenschutzgründen separat gelöscht werden muss in den Dokumenten → Attesten. Siehe 

.

Hallo @Carolin W. ,

das hat ja geklappt …

Beste Grüße

Dash

Als Ergänzung noch zu @Chipmunkie Beitrag:

Wenn die Mitarbeitenden eine AU hochgeladen haben und sich diese in der Genehmigungsschleife befindet, haben sie auf dem Dashboard noch einen Hinweis, dass die AU noch genehmigt werden muss. Ich weiß nicht, wie das bei anderen Firmen ist, aber bei uns sind die MA oft irritiert davon und wundern sich, warum sie nochmal eine AU hochladen sollen, da sie den Hinweis nicht richtig lesen.

Ansonsten sind die Abwesenheiten und Dokumente dazu in dem Sinne verknüpft, dass hierfür leider keine unterschiedlichen Genehmigungsprozesse eingestellt werden können.

Für Abwesenheitsarten mit Attest ist der Prozess zur Genehmigung des Attests automatisch mit dem Genehmigungsprozess der Abwesenheitsart gekoppelt.

Hierzu gibt es eine Idee von @Chipmunkie, die ich immer wieder gerne verlinke.

LG

Anke

Ach wie toll! Vielen Dank für eure sehr schnellen und hilfreichen Antworten! :)

Liebe Grüße!

Carolin