Hallo @Kerrin,

Es gibt 2 Möglichkeiten eine Abwesenheit anzupassen. 

• Manuell in jedem Mitarbeiter Profil die Abwesenheitskontostände um einen Betrag X anpassen. Der Vorteil hiervon ist, dass es möglich ist die Abwesenheit mit +1 um einen Tag zu erhöhen. Außerdem gibt es die Option einen Kommentar zu hinterlegen. 
  Weitere Infos dazu findest Du hier.
   
• Mit einem Import können alle Abwesenheiten gleichzeitig importiert werden.
  Durch einen Bulk Import können mit Hilfe der aktuellen Kontostände (bsp. 5) plus den einen zusätzlichen Tag (bsp. +1) der neue Kontostand (bsp. 6) zum gewünschten Datum importiert werden.

Da Du den Import direkt angesprochen hast, erläutere ich gerne die Vorgehensweise:

1. Export des Abwesenheitskontostandes mit den Benutzerdefinierten Berichten.
   (Bitte auch die Mail Adresse als Tabellenspalte auswählen, die ist nötig für den Import.)
2. Anpassen der Kontostände in der Excel Tabelle
3. Die Werte in die Excel Liste Kontostandsimport aus der Helpcenter Vorlage einfügen
4. Den Kontostandsimport am selben Tag durchführen wie den Export, damit in der Zwischenzeit keine Abwesenheiten von Mitarbeitenden auftreten können.

Ich hoffe ich konnte Dir mit dieser Übersicht weiterhelfen eine Entscheidung zu treffen? :) 

Liebe Grüße,
Lena

Hallo Lena,

danke für Deine Antwort. Da wir knapp über 100 MA sind, kommt das manuelle für mich nicht in Frage. Du hast mir aber geholfen, denn ich hatte nur den Import auf dem Schirm und nicht dran gedacht vorher einen Export zu ziehen und dadurch den Kontostand anzupassen.

Eine Frage habe ich dazu noch: Dadurch wird doch hoffentlich nicht das Kontingent geändert, oder? 

Viele Grüße

Kerrin 

Hallo Lena,

ich habe es gerade getestet und dabei kam folgendes Problem: Ich habe durch den Import dann natürlich leider den gesamten Anspruch in dem Profil geändert und habe keine Informationen mehr zu den genommenen Urlaubstagen. Der Gesamtanspruch für 2021 ändert sich leider auf die Zahl, die im Import steht. 

Muss ich dann im vorherigen Export den Gesamtanspruch für 2021 runterladen und nicht den aktuellen Abwesenheitskontostand?

Danke und viele Grüße

Kerrin 

Hallo @Kerrin,

Keine Sorge, dies wirkt sich nicht dauerhaft auf das Kontingent aus. 

Im Jahr 2021 wurde das eingestellte Kontingent vergeben. Nach einer Anpassung um einen Betrag x, oder einem Import, wird ein Cut gemacht. Und in der Übersicht der Abwesenheiten im Mitarbeiterprofil steht die letzte Zahl des Importes das ist richtig. Das lässt sich auch nicht vermeiden.
Wenn Du jedoch in die Historie der jeweiligen Abwesenheitsart rein gehst, dann siehst Du genau wie viel am Anfand des Jahres vergeben wurde, welche Abwesenheiten genommen wurden und welche Anpassungen es gab. Zum 1.1.2022 wird wieder der eingestellte Anspruch des Kontingents vergeben, genau wie Anfang 2021, sofern nichts verändert wurde.

Wenn es in einer Abwesenheitsart dargestellt werden soll, ist das die einzige Option dies in der Masse zu tun.

Alternativ könntet ihr eine neue Abwesenheitsart “Sonderurlaub” anlegen und das vom Prinzip her genauso wie die Abwesenheitsart Urlaub anlegen. Das ginge auch und machen auch einige Kund*innen. Einigen ist es auch wichtig, das nochmal zu trennen. Ihr könnt ihnen hier einfach ein 1 Tageskontingent einstellen und zuweisen, dann müsst ihr auch nichts importieren.
Hast Du es bereits für alle importiert oder nur für manche? Wäre das vielleicht eher etwas für Euch?

PS: Falls dir die extra Abwesenheitsart lieber ist, kannst Du den Import, wenn Du ihn bereits in ein paar Profilen erst getestet hast, auch wieder aus der Historie der Abwesenheitsart mit dem Mülleimer Symbol löschen.

Liebe Grüße,
Lena

Hallo Lena,

ich glaube dann greife ich lieber auf die Option Sonderurlaub zurück - ich glaube der Rest verwirrt die Mitarbeiter zu sehr und ich bin mir unsicher, ob dann nicht unsere Reportings/Berichte zum Thema Urlaub verändert werden. 

Danke für Deine Hilfe!

Viele Grüße

Kerrin 

Hi @Kerrin,

Sehr gerne, das machen tatsächlich auch einige Kund*innen so.  Kann ich absolut nachvollziehen! :) 

Die Abwesenheitsart kannst Du wie Urlaub einstellen, die 2 notwendigen Kontingente genauso. Achte am besten direkt auf die Übertragsgrenze, sofern diese für Sonderurlaub anders sein sollte.

Für die Kontingente sind 2 notwendig, einmal ein 0 Tageskontingent und das 1 Tageskontingent, welches die Mitarbeitenden dieses Jahr zusätzlich bekommen sollen. 
Das 0 Tageskontingent wird benötigt, da das erste Kontingent einer Abwesenheitsart wird immer ab dem Anstelldatum zugewiesen wird. 

Für die Zuweisung der Kontingente, weist Du also zuerst allen Mitarbeitenden das 0 Tageskontingent ab dem Anstelldatum zu und anschließend das 1 Tageskontingent ab der letzten Kontingentbildung, damit sie es für dieses Jahr noch erhalten.
Die Zuweisung machst Du am besten per Bulk Editierung.

Erstelle Dir am Besten auch eine persönliche Erinnerung für nächstes Jahr, dass Du prüfst, ob sie diesen Sonderurlaub im Folgejahr nochmal erhalten werden, oder nicht. Entsprechend kannst Du nochmal das 0 Tageskontingent ab der nächsten Kontingentbildung einstellen, oder es bei dem 1 Tageskontingent belassen. :)

Beim Anlegen der neuen Abwesenheit achte bitte neben den oben genannten Punkten auch darauf, dass die Mitarbeitenden die Abwesenheitsart über ihre Mitarbeiterrolle sehen, ihnen ein Kontingent zugewiesen wurde und ein Genehmigungsprozess hinterlegt ist.

Liebe Grüße,
Lena

Last Edit: 22.11.21, 17:35