Hallo liebe @Valentina Erhard ,

beim manuellen anpassen von Kontingenten muss man darauf achten, dann man die richtige Art auswählt.

Du hast diese beiden Möglichkeiten:

1. Kontostand um eine bestimmte Anzahl von Tagen anpassen

2. Kontostand auf einen bestimmten Wert festlegen

IN eurem Fall macht es Sinn Punkt 1 auszuwählen und als Anpassungsdatum bspw Jahresbeginn zu wählen, damit es hier keine negative Überschneidung gibt.

Leider kann ich deinen Screenshot nicht öffnen, daher habe ich dir einmal “ins Blaue” geantwortet. ;)

Hilft euch das weiter? Ansonsten versuche gerne nochmals einen Screenshot zu senden.

Liebe Grüße,

Sarah

Hi,

ich glaube hier liegt Verwirrung über die Einstellung von Abwesenheiten vor :)

Leider ist es so, dass man pro Abwesenheitsart genau ein Kontingent hinterlegen kann, und dann auch nur diese eine Abwesenheitsart auf dieses Kontingent zugreift. Da nutzt es leider auch nichts, wenn man die Abwesenheitsarten “Sonderurlaub” und “Bezahlter Urlaub” gleich einstellt, Personio wird sie immer als komplett getrennte Entitäten ansehen. Daher kann das System nicht automatisch einen Tag vom “Bezahlter Urlaub” Kontingent abziehen, wenn die Abwesenheit “Sonderurlaub” eingetragen wird.

Wir haben da auch schon viel probiert, da wir z.B. im Fall von unterjährigem Aussscheiden zwischen gesetzlichem und zusätzlich gewährtem Urlaub unterscheiden müssen. Die Lösung ist im Moment, dass es nur ein Kontingent an der Abwesenheit “bezahlter Urlaub” gibt, und HR dann ggf. manuell die zusätzlichen Tage rausrechnen und das Kontingent des ausscheidenden Mitarbeiters manuell anpassen muss.

Sonderurlaub lösen wir einfach über die eigene Abwesenheitsart “Sonderurlaub”, die ohne Kontingent zusätzlich zu “bezahlter Urlaub” existiert. In der Gehaltsabrechnung wird “Sonderurlaub” genauso wie “bezahlter Urlaub” behandelt. Funktioniert reibungslos, und es sind keine manuellen Anpassungen notwendig :)

VG

lbrk

Vielen Dank für Eure Unterstützung und die genaue Analyse der Situation! :) 

@Valentina Erhard, für Dich als Info, momentan hat die Kategorie in den Einstellungen der Abwesenheitsart noch keine direkte Funktion. (Bis auf Home Office) Es ist geplant, dies noch weiter zu nutzen. Auch wenn das noch etwas dauert, tragt bitte trotzdem die best zutreffendste Kategorie ein. 

Erstellt bitte genau wie @lbrk beschrieben hat, ein Kontingent für jede einzelne Abwesenheit, für welches ihr eins geben möchtet. Solltet ihr es mit einer einzigen lösen wollen, geht bitte vor, wie @saja empfohlen hat. Im Kommentarfeld könnt ihr auch den Grund der Erhöhung des Kontingents angeben, so habt ihr es auch für die Zukunft festgehalten. :) 

Gib gerne bitte Bescheid, ob Dir die beiden Antworten weitergeholfen haben. - Danke! 

Liebe Grüße
Lena

Vielen dank für eure Nachrichten und die Unterstützung! Wir werden das jetzt nochmal intern klären, um für uns eine Regelung zu finden.

Viele Grüße

Valentina

Hallo @Lena,

allerdings ist Home Office ja keine Abwesenheit. Daher ist das Feature “heute abwesend” auf dem Dashboard auch nur bedingt nutzbar. 

LG

Jan

Hallo zusammen, lese gerade auf der Suche nach Input zum Abbildung des Themas Sonderurlaub im System Euren Austausch und folgende Frage ist bei mir noch offen:

habe Sonderurlaub als Abwesenheitskategorie eingerichtet. Ein nächster Schritt wäre jetzt die Zuweisung an die MA. Was mir jedoch nicht möglich erscheint ist folgendes:

• ich möchte gern verschiedene Anlässe für Sonderurlaub einrichten: Hochzeit = 1 Tag, Tod eines nahen Angehörigen = mind. 1 Tag, Geburt eines eigenen Kindes = 1 Tag, usw. - mir scheint das geht nicht, es sei denn ich richte x verschiedene Abwesenheitsarten Sonderurlaub ein, was ich etwas sperrig finden würde; oder habe ich einen Denkfehler? Seht Ihr noch eine andere Möglichkeit?
• wie/wo hinterlege ich das konkrete Kontingent, also die = 1 Tag aus den o.g. Beispielen? Ich will/muss ja verhindern, dass jemand mehrfach aus dem gleichen Anlass heraus Sonderurlaub beantragt; wie kriege ich das hin?

Vielen Dank für Euren Support! VG!

Hallo @Nina Hellmann ,

so würde ich es machen, wenn du es genau zuordnen willst.

Bei uns habe ich es so nicht, da habe ich Sonderurlaub (bezahlt) und nehme den dann anlassbezogen von dort, sobald ich den Nachweis des Mitarbeitenden habe. In der Regel läuft dieser Tag dann auch nicht durch die klassischen Beantragungswege, damit ich auch immer Bescheid weiß. Aber das könnte man natürlich auch digitaler lösen.

Beste Grüße

Dash

Moin zusammen,

das Thema Sonderurlaub hatten wir auch zur Diskussion als wir Personio eingerichtet haben.

Bei uns gibt es, wie bei vielen von euch, die bezahlte Abwesenheit “Sonderurlaub” die jedoch kein Kontingent hat und mit einem Genehmigungsprozess & Nachweispflicht verbunden ist.

Diese Anträge laufen ausschließlich bei mir im HR auf, sodass ich auf Basis unserer Richtlinie zum Sonderurlaub die Genehmigungen erteilen kann.

Ja für mich ist das ein zusätzlicher manueller Aufwand - hält sich bei <30 MA aber auch in Grenzen.

Für größere Unternehmen wäre eine benutzerfreundlichere Methode definitiv wünschenswert.

Hallo Zusammen,

auf der Suche nach Hilfe, wie ich die Urlaubsansprüche für bezahlten Urlaub richtig abbilde, bin ich auf diese Unterhaltung gestoßen.

Zunächst verwirrt mich, dass ich pro Abwesenheitszeit nur eine Kontingentenregel hinterlegen darf. ich habe bei “bezahltem Urlaub” mehrer Kontingentenregeln hinterlegt, da unsere Mitarbeitenden zwischen 24 und 30 Tagen Urlaub haben und die Teilzeitkräfte und Minijobber*innen noch einmal andere.

Hinzu kommt, dass wir offiziell ab dem 01.01.2024 online gehen wollten (was noch nicht geklappt hat, da ich weder die Schnittstelle zu DATEV eingerichtet noch den Unternehmenskalender importiert bekommen). Ich habe jetzt die Kontingentenregeln mit den Urlauben erstellt. Wenn ich die den Mitarbeitenden zuordne, werden aber anteilig Urlaub aus 2023 dazugerechnet und ich habe keine Ahnung, wie ich das geändert bekomme. Kann mir hier vielleicht jemand helfen?

Liebe Grüße und vielen Dank schon einmal

Ines

@InesGU Hallo Ines, kann Deine Verwirrung verstehen. Das ganze Thema ist nicht selbsterklärend abgebildet. 

Versuche mal, die verschiedenen Teile Deiner Frage zu beantworten:

Als Frage vorab: was genau meinst Du mit “dass ich pro Abwesenheitszeit nur eine Kontingentregel hinterlegen darf.”? Was meinst Du mit “Abwesenheitszeit”? Grundsätzlich kannst Du (z.B.) für die Abwesenheitsart “bezahlter Urlaub” zig verschiedene Kontingentregeln einrichten, sodass Du die verschiedenen Anspruchshöhen, die die Leute bei Euch haben, problemlos abbilden können solltest.

Aber es können natürlich nicht in ein und demselben Zeitraum (z.B. vom 08.01. - 12.01.) verschiedene Abwesenheitskontingente hinterlegt werden. Aber das meinst Du vermutlich auch nicht.

Das was Du bezüglich des Resturlaubs aus 2023 schilderst, kann mit verschiedenen Dingen zu tun haben: zum einen kommt es drauf an, ob Du den Resturlaub auch als historische Daten importiert hast? Und zum anderen spielt eine Rolle, was das Startdatum für das jeweilige Urlaubskontingent, das du den MA zuweist, ist. Beispiel: wenn Du zB für ab dem 01.01. das Urlaubskontingent x hinterlegt hast, aber ein MA ist bereits seit 01.02.2023 bei Euch, unterstellt Personio, dass der MA natürlich auch vom 01.02.2023 bis zum 31.12.2023 Urlaubsanspruch erworben hat (alles andere wäre nicht mit dem Gesetz in Einklang). Wenn Du für diesen Zeitraum aber kein Urlaubskontingent zugewiesen hast, unterstellt das System, dass das gleiche Kontingent gelten soll wie das, was ab dem 01.01.2024 gelten soll (glaube ich). Und da für 2023 aber keine genommenen Urlaube im System hinterlegt sind, rechnet er vermutlich den kompletten Anspruch von 2023 oben drauf.

Grundsätzlich landest Du also so oder so bei der Frage, wie Du mit Resturlaub umgehen möchtest. Diese Frage braucht eine Entscheidung, damit nicht genau das passiert, was Du beschreibst. Entweder lässt Du Dir die Resturlaube pro MA geben und importierst sie als solche, sodass Du korrekte Daten hast. Oder Du richtest für die Zeit vor dem 01.01.2024 ein Urlaubskontingent ein, welches 0 Tage beträgt und weist das allen MA ab Anstelldatum zu (eventuell brauchst Du dafür die Hilfe von Personio, das hängt davon ab, wie feit fortgeschritten Ihr in Eurer Implementierung bereits seid). Hoffe, ich konnte etwas helfen. VG!

Liebe Nina,

das hilft mir sehr - denn ich bin schier verzweifelt und dachte, ich bin einfach zu blöd...wir haben keinen Resturlaub importiert...aber das scheint mir fast die einfachste Lösung zu sein.

Mit der  Implementierung bin ich leider nicht so weit und ich habe keine wirkliche (gefühlte) Unterstützung vom Support. Wir hatten einen ANsprechpartner, der die Checkliste geschickt hat und bei tiefgreiferenden Fragen keine Antwort hatte und mir war auch nicht bewusst, dass ich so tief im Thema sein muss, um verwertbare Anwtworten zu bekommen. wir haben jetzt noch einen 30minütigen Call “gut”, aber ich weiß noch gar nicht, wo ich mit meinen Fragen anfangen soll...aber deine Antwort hat mir wirklich sehr geholfen - vielen Dank dafür

@InesGU Das freut mich - sehr gern! Normalerweise kannst Du in die Checkliste, die der Implementierungsmanager Dir zur Verfügung stellt, in das zweite Arbeitsblatt auch all deine Fragen reinschreiben und sammeln. Damit habe ich total gute Erfahrungen in diversen Implementierungen gemacht. Die meisten Implementierungsmanager arbeiten da dann zwischendurch rein und arbeiten Deine Fragen der Reihe nach ab und die, die komplexer sind, können dann im Call besprochen werden. 

Verstehe auch, dass Dir die Import-Lösung für den Resturlaub sinnvoller erscheint. Letztendlich ist das ja auch dann über jeden Jahreswechsel das gleiche Thema und so bist Du dann schon geübt. VG!