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Überstunden mit dem Erfassen von Abwesenheitsart "Zeitausgleich" direkt reduzieren - wie geht das?

Arne Vogler
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Hallo in die Runde,

ich habe eine Frage und leider trotz längerer Suche und dem Durchstöbern verschiedener Beiträge noch keine Lösung gefunden.

Bei uns erfassen einige Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten in Personio und es baut sich logischerweise ein entsprechender Überstundensaldo auf. Diesen würde ich gerne durch das Eintragen von “Zeitausgleich (Überstunden)” automatisch um die hinterlegte Stundenanzahl reduzieren lassen.

 

Beispiel:

Ein Mitarbeiter hat 136 Überstunden (natürlich fiktive Zahlen!) und erfasst nun am Montag (30.10.) “Zeitausgleich (Überstunden)”.

Bei seinem Arbeitszeitmodell “40h, Mo-Fr” sollten hier jetzt automatisch 8h vom Überstundensaldo abgezogen werden.

 

 

Geht das?

Und wenn JA - wie?

 

Oder muss man es immer manuell über die drei Punkte → “Überstundenkonto” → “Überstunden in Zeitausgleich umwandeln” erfassen.

 

Ich freue mich über Rückmeldungen und bin dankbar für jede Hilfe! ;)

 

Herzliche Grüße aus Hamburg,
Arne

 

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Beste Antwort von AM_HR 2 November 2023, 13:36

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5 Antworten

AM_HR
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Hallo @Arne Vogler,

das hängt nicht an der Abwesenheit selbst, sondern an der Konfiguration des Arbeitszeitmodells. Wie im Screenshot muss im jeweiligen Arbeitszeitmodell folgendes hinterlegt werden:
 

Wir lassen auch den Zeitausgleich als Abwesenheit durch die Mitarbeiter buchen. Der Abzug erfolgt dann aufgrund der fehlenden Eintragungen zur Arbeitszeit. Abgezogen wird dann immer die im Modell hinterlegte tägliche Arbeitszeit. 

Viele Grüße

Jan

Arne Vogler
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Hej Jan,

vielen lieben Dank für Deine schnelle Rückmeldung.

Die Regelung “Minusstunden erfassen” ist bei allen Mitarbeitenden und ihren Arbeitszeitmodellen hinterlegt. Demnach müssten sie zukünftig an den Tagen, an denen sie “Zeitausgleich” nehmen und Überstunden abbauen wollen einfach keine Zeiten erfassen und der Saldo reduziert sich. Richtig?

Das wäre ja schon mal eine Option. Allerdings sehen andere das ja dann nur nachträglich bzw. tagesaktuell.

Für die Übersicht (wer ist wann da bzw. abwesend) für die Teamleads und Kolleg*innen wollte ich mit “Zeitausgleich (Überstunden)” eine zusätzliche planbare Abwesenheitsart erstellen, d.h. das Team sieht schon im Voraus, dass ihr*e Kolleg*in nächsten Freitag abwesend ist. 

Hast Du dafür einen Trick oder eine Lösungsidee? @AM_HR 

 

 

AM_HR
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Hej Jan,

vielen lieben Dank für Deine schnelle Rückmeldung.

Die Regelung “Minusstunden erfassen” ist bei allen Mitarbeitenden und ihren Arbeitszeitmodellen hinterlegt. Demnach müssten sie zukünftig an den Tagen, an denen sie “Zeitausgleich” nehmen und Überstunden abbauen wollen einfach keine Zeiten erfassen und der Saldo reduziert sich. Richtig?

Das wäre ja schon mal eine Option. Allerdings sehen andere das ja dann nur nachträglich bzw. tagesaktuell.

Für die Übersicht (wer ist wann da bzw. abwesend) für die Teamleads und Kolleg*innen wollte ich mit “Zeitausgleich (Überstunden)” eine zusätzliche planbare Abwesenheitsart erstellen, d.h. das Team sieht schon im Voraus, dass ihr*e Kolleg*in nächsten Freitag abwesend ist. 

Hast Du dafür einen Trick oder eine Lösungsidee? @AM_HR 

 

 

hallo @Arne Vogler,

genau richtig. Wenn keine Zeiten hinterlegt werden, erfolgt ein automatischer Abzug der Sollzeit. Den Zeitausgleich lassen wir über eine Abwesenheit im Vorfeld beantragen, so dass die FK die Abwesenheit genehmigen müssen, alle anderen aber sehen können, dass die Person abwesend sein wird. Ist leider ein Workaround, da die Abwesenheiten in Personio das noch nicht hergeben, aber so haben wir uns den händischen Aufwand in HR gespart die Stunden manuell abzuziehen. Aber funktioniert und hat sich mittlerweile bewährt. 

AM_HR
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Der Ausgleichstag bzw. Zeitausgleich muss so konfiguriert sein

 

 

Arne Vogler
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Yihaaa - so klappt’s! 

(Ich hatte statt Kategorie “Bezahlter Urlaub” - “Sonstige bezahlte Freistellung”, und damit klappte es nicht.)

Vielen herzlichen Dank!

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