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Überstundenregelung in Personio umsetzen - best Practice?

A
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Liebe Personio Community, 

ich hoffe, dass uns hier jemand weiterhelfen kann. Rein rechtlich ist es ja so, dass es nicht möglich ist Überstunden das Jahr über zu sammeln und diese dann zum 31.12. auf einen bestimmten Wert zu kappen (da ja sonst rein rechtlich die 3-Monatsregel) nicht eingehalten wird.

Bietet hier Personio irgendeine eine geeignete Lösung an? Wir möchten nicht einstellen, dass monatlich Überstunden abgegolten sind. Grundsätzlich sollten MA schon erstmal ‘sammeln’ dürfen. Kann man ggf. eine Deckelung einstellen? 

Wir arbeiten gerade an einer neuen Überstundenregelung also wir würden uns auch an sich über Ideen und Vorschläge freuen über Regelungen, die gut in Personio umsetzbar sind - bevor wir uns jetzt was ausdenken und mit Personio ist dies nicht machbar ;)

Also was ist euer best practice? 

 

Herzlichen Dank :)

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Beste Antwort von AM_HR 27 April 2023, 08:28

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13 Antworten

LisaK
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Hi @Alicia! 😊

Eine Deckelung der Überstunden lässt sich so aktuell in Personio noch nicht hinterlegen.

Ihr könntet jedoch ggf. die Überstundenkonten der jeweiligen Mitarbeitenden entsprechend manuell anpassen. 

Um Euch eine Übersicht zu verschaffen, für welche Mitarbeitenden die Überstundenkonten angepasst werden müssen, könnt Ihr Euch zuvor einen Benutzerdefinierten Bericht erstellen:

  • Berichtstyp "Zeitspanne"
  • Datum: Hier ist es wichtig, als Startdatum immer das Datum zu wählen, wann Ihr mit der Zeiterfassung in Personio begonnen habt
  • Attribut: Überstunden (bestätigt)

Beste Grüße,

Lisa 🌸

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AM_HR
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Hallo @LisaK und @Alicia,

ihr kommt auch an die Daten über die Mitarbeiterliste. Hierfür das Attribut Überstundenkonto auswählen. In unserem Fall haben die Mitarbeiter*innen die Möglichkeit Über- und Unterstunden in einer bestimmten Bandbreite zu sammeln und sich in dieser frei zu bewegen (-40 und +80 Stunden; Teilzeitler anteilig). Sollten die Bandbreiten gerissen werden, können unsere Führungskräfte über die Mitarbeiterliste die Salden einsehen und mit den Mitarbeiter*innen ins Gespräch gehen. Es muss dann eine Rückführung in die individuelle Bandbreite innerhalb der nächsten 2 Wochen erfolgen. Funktioniert dies nicht, wird ein Rückführungsplan zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in erstellt und auch dem BR vorgelegt. 

 LG

Jan

IndraB.
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Hi Jan,

wie habt ihr das genau eingestellt?

Danke und liebe Grüße!

Trixi
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Hallo in die Runde und @AM_HR,

mich würde auch interessieren, wie man diese Bandbreite konfiguriert, vielen Dank!

Liebe Grüße,

Trixi 

AM_HR
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Hallo @IndraB. und @Trixi,

wir haben dafür einfach 2 Attribute angelegt, in der wir die Bandbreiten pro Mitarbeiter pflegen. Ist daher eher eine Krücke. Bei jeder Änderung der individuellen Arbeitszeiten müssen wir die Bandbreiten ebenfalls händisch ändern. Zumindest schaffen wir den Führungskräften somit die Möglichkeit einzusehen, in welcher Bandbreite sich der Mitarbeiter überhaupt bewegen darf. 

Anlegen eigener Attribute könnt ihr unter Einstellungen und dann Mitarbeiterinformationen. Entweder als neue Kategorie anlegen oder in einer bestehenden Kategorie die Attribute hinzufügen. 

LG, Jan

 

Trixi
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Vielen lieben Dank, @AM_HR!

Aber o.k., das ist natürlich eine kluge Lösung, aber eben kein Personio Feature, das sich dann automatisiert berechnet oder auskorrigiert. Schade, das wäre nämlich noch cooler gewesen :)

Lieben Dank für deine Antwort,

Trixi

AM_HR
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Hallo @Trixi, 

nein, leider kein Feature. Du hast aber Recht, dass wäre deutlich cooler 😉 Leider aber wohl auch nicht in Sicht, daher die Krücke. 

LG, Jan

Manuel Schurr
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Hallo zusammen,

das feature ist in Sicht! Eure workarounds sind super spannend, aber natürlich möchten wir euch noch mehr unterstützen. Mein Team arbeitet aktuell gerade an genau dem Thema “Überstundenlimits & -regeln”. Ich würde gerne mit einigen von sprechen, um eure Anforderungen noch besser zu verstehen. Es würde mich sehr freuen, wenn ihr meinen folgenden Link verwendet um einen Termin für ein kurzes Gespräch (~30 Minuten) zu vereinbaren: https://calendly.com/manuel-schurr-personio/30min

Hintergrund: Mein Team wird sich ab August intensiv mit dem Thema “Zeitkontrolle & Überstunden” befassen. Wir möchten HR-Manager und Vorgesetzte unterstützen, die Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien und arbeitszeitbezogenen Unternehmensrichtlinien effizient sicherzustellen. Als erstes Thema haben wir uns “Überstundenlimits & -regeln” vorgenommen. Wir wissen, dass es für viele von euch wichtig ist, Überstunden in einem “akzeptablen Rahmen” zu halten und möchten euch dabei noch besser unterstützen. Um besser zu verstehen, was dabei am wichtigsten ist, möchten wir gerne mehr aus eurer Praxis lernen. Verwendet gerne meinen Link, um ein kurzes Gespräch dazu zu vereinbaren: https://calendly.com/manuel-schurr-personio/30min

 

Liebe Grüße

Manuel

Mein Team unterstützt HR-Manager und Vorgesetzte dabei, die Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien effizient sicherzustellen. Wenn ihr mit mir dazu sprechen möchtet, bucht gerne mit dem Link einen Termin: https://calendly.com/manuel-schurr-personio/30min
C
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Hallo @Manuel Schurr ,

 

gibt es denn schon weitere Informationen zu der Funktionen Limits für Überstunden in Arbeitszeitmodellen setzen?

Ich habe diese Funktion entdeckt und würde gern wissen wie sich das genau auswirkt auf die Zeiterfassung der Kolleg*innen. Erhalten sie dann lediglich eine Warnung, so wie ist unter der Info zu der Funktion steht oder werden sie dann daran gehindert weitere Arbeitszeit zu erfassen (Wir haben die automatische tägliche Berechnung von Minusstunden, sofern keine Arbeitszeit erfasst wird).

 

In der Community habe ich zu der neuen Funktion auf die SChnelle keine aktuellen Informationen gefunden.

 

Vielen Dank und schöne Grüße aus Berlin,

Carolin

Manuel Schurr
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Hi @Carlemon, cool, dass du die Funktion bereits selbst entdeckt hast!

 

Die Überstundenlimits haben zwei Hauptfunktionen. Neben dem eigentlichen Einstellen des Limits werden Mitarbeitende sowohl bei der Zeiterfassung (sofern sie weitere Überstunden erfassen) als auch auf der Anwesenheitsseite in ihrem Profil darauf hingewiesen, wenn sie nahe am Limit (80% - 99% des Limits) oder bereits am oder über dem Limit (100%+) sind. Darüber hinaus haben Vorgesetzte und HR Manager die Möglichkeit, in der Liste der Mitarbeitenden auf einen Blick zu sehen, wer nah am Limit oder bereits über dem Limit ist. Hier kann man auch ganz einfach filtern, um immer einen guten Überblick zu behalten.

Wir haben uns dagegen entschieden, ein hartes Limit einzuführen, welches das Erfassen von weiteren Überstunden beim Erreichen des Limits verhindern würde. Wir haben mit vielen Unternehmen gesprochen und festgestellt, dass ein hartes Limit für die allermeisten nicht in Frage kommen würde. Was wir uns vorstellen können, ist ein hartes Limit, welches mit einem Genehmigungsworkflow dennoch “umgangen” werden kann. Wir haben allerdings dafür aktuell keinen konkreten Umsetzungspläne. Bei einer späteren Überarbeitung könnten wir das allerdings umsetzen, wenn wir feststellen, dass der Bedarf dafür groß ist.

Mein Team unterstützt HR-Manager und Vorgesetzte dabei, die Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien effizient sicherzustellen. Wenn ihr mit mir dazu sprechen möchtet, bucht gerne mit dem Link einen Termin: https://calendly.com/manuel-schurr-personio/30min
Trixi
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Hallo @Manuel Schurr,

vielen Dank für das Update. Gibt es hierzu bereits eine Visualisierung und Erklärung in eurer Voyager Academy (oder ein kurzes Webinar dazu), so dass man sich das Ganze einmal anschauen kann, bevor man ein Arbeitszeitmodell einrichtet und einer Person zuordnet? Das wäre toll, vielen Dank!

Liebe Grüße,

Trixi

AM_HR
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Hallo @Manuel Schurr,

ist es für die Aktivierung der Funktion wieder notwendig Kopien der Arbeitszeitmodelle zu erstellen? Wir sind nämlich durch die bisherigen Änderungen schon bei 194 Modellen angelangt, die natürlich so nicht genutzt werden. 

Zudem die Rückfrage: Ist das Limit und der Saldo auswertbar? Erhält nur der Mitarbeiter selbst eine Info über die anstehende Überschreitung des Limits?

Wird es künftig auch ein negatives Limit geben?

Viele Grüße

Jan

J
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Darüber hinaus haben Vorgesetzte und HR Manager die Möglichkeit, in der Liste der Mitarbeitenden auf einen Blick zu sehen, wer nah am Limit oder bereits über dem Limit ist. Hier kann man auch ganz einfach filtern, um immer einen guten Überblick zu behalten.

 

@Manuel Schurr Wo finde ich die Liste und die Filtermöglichkeit in Bezug auf das Limit?

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