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Übertrag 2024 & Verfall

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Liebe Community,

 

wir haben folgendes Problem. Wir haben in den Abwesenheitseinstellungen angegeben, dass die Mitarbeitenden den Urlaub übertragen können, dieser jedoch nach 3 Monaten verfällt. Nun stellt sich bei uns folgende Frage, ob der übertragene Urlaub bis zum Ende des 3. Monats genommen werden muss oder bis zum Ende des 3. Monats lediglich verplant oder beantragt sein muss. Folgendes Beispiel Szenario:

 

 

 

 

Mitarbeitender A hat 10, Urlaubstage aus 2023 übertragen und davon bereits 4 Urlaubstage genommen. Weitere 12 Urlaubstage hat A bereits geplant, welche allerdings erst auf den Zeitraum nach den 3. Monat fallen. Habt ihr hier eine Lösung für mich?  Wie können wir hier am besten vorgehen oder müssen wir jegliche Urlaubskontingente der Mitarbeiter neu bestimmen und den Verfall der übertragenen Urlaubstage neu anpassen?

 

Danke für eure Unterstützung!

Freundliche Grüße

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Beste Antwort von Navigator 25 March 2024, 09:56

Zum Originalpost

12 Antworten

A
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Nun auch mit dem entsprechenden Screenshot dazu ;)

 

Navigator
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Moin @AL_HR Manager 

ich bin mir nicht sicher ob ich deine Frage richtig verstehe. Geht es um den rechtlichen Hintergrund ob der Urlaub zum Stichtag “genommen” oder “geplant” ist oder darum herauszufinden wieviel vom Resturlaub schon geplant/genommen wurde?

Anker lichten und Segel setzen! Volle Kraft voraus in Richtung Zukunft.
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Wenn du “innerhalb der ersten 3 Monate des neuen Jahres (also 31.3.)” definierst hast verfällt alles, was nicht bis zum 31.3. aktiv genommen wurde.

Hat ein MA von 10 Tagen Resturlaub  bis zum 31.3. nur 4 bereits wahrgenommen und plant die restlichen 6 Tage zB vom 10.-15.04. würden diese 6 Tage NICHT vom Resturlaub abgehen, sondern vom “neuen” Anspruch, da diese 6 Tage aus dem Vorjahr nicht mehr existent sind → Verfall am 31.3.

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@Navigator : Es geht im Prinzip darum, dass wir nicht möchten, dass in Personio am 31. der Urlaub automatisch verfällt (unser Fehler, wir haben das vorab falsch eingestellt und die Regelung kann man nachträglich nicht anpassen). Und die Frage ist, ob die Regelung mit dem Stichtag so funktioniert, dass der Urlaub verfällt wenn er bis zum 31. noch nicht genommen wurde oder ob es reicht, wenn der Mitarbeiter den Resturlaub verplant hat….

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@Navigator : Es geht im Prinzip darum, dass wir nicht möchten, dass in Personio am 31. der Urlaub automatisch verfällt (unser Fehler, wir haben das vorab falsch eingestellt und die Regelung kann man nachträglich nicht anpassen). Und die Frage ist, ob die Regelung mit dem Stichtag so funktioniert, dass der Urlaub verfällt wenn er bis zum 31. noch nicht genommen wurde oder ob es reicht, wenn der Mitarbeiter den Resturlaub verplant hat….

In dem Fall: Nein “geplant” reicht dem System nicht. Der Urlaub wird zum 31.3. verfallen

 

Wollt ihr das nicht, musst du leider die Kontingente neu anlegen ohne diese Verfallgrenze

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@Navigator weißt du ob es zu Schwierigkeiten bzw. “Beeinträchtigungen” kommen kann wenn einem MA einfach ein neues Kontingent zugewiesen wird oder kann man das einfach so machen?

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Wenn du alles sauber einrichtest sollte es keine Probleme geben.

Ich hab - weil wir ab 2024 keine Verfallgrenzen mehr haben - zum Beginn des neuen Anspruchszeitraum (also 01.01.24) allen neue Kontingente zugeordnet und hab keine Schwierigkeiten bisher.

Allerdings greift diese neue Regelung dann auch erst in 2025 > Der Resturlaub aus 2024 verfällt in 2025 nicht mehr.

Dieses Jahr muss ich einmal manuell am 01.04. die Resturlaube übertragen, weil die alte Regelung eben noch diese Verfallgrenze hat.

Du kannst natürlich auch rückwirkend zum letzten Anspruchszeitraum (2023) die Kontingente ändern, aber das sehe ich als kritisch, weil viel Fehleranfälliger da zB auch ehemalige MA betroffen sein können.

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Wenn du alles sauber einrichtest sollte es keine Probleme geben.

Ich hab - weil wir ab 2024 keine Verfallgrenzen mehr haben - zum Beginn des neuen Anspruchszeitraum (also 01.01.24) allen neue Kontingente zugeordnet und hab keine Schwierigkeiten bisher.

Allerdings greift diese neue Regelung dann auch erst in 2025 > Der Resturlaub aus 2024 verfällt in 2025 nicht mehr.

Dieses Jahr muss ich einmal manuell am 01.04. die Resturlaube übertragen, weil die alte Regelung eben noch diese Verfallgrenze hat.

Du kannst natürlich auch rückwirkend zum letzten Anspruchszeitraum (2023) die Kontingente ändern, aber das sehe ich als kritisch, weil viel Fehleranfälliger da zB auch ehemalige MA betroffen sein können.

Vielen Dank soweit schonmal! Das heißt, wenn ich das jetzt richtig verstehe, ist es der beste Weg, die verfallenen Tage Anfang April zu korrigieren, die aufgrund der Regel zum 31.03. erloschen sind und  den MA zum 01.01.2025 neuen Kontingente zuzuweisen, die dann eben diese Regel nicht mehr beinhalten. 

Wenn wir als Unternehmen weiterhin wollen, dass die MA Urlaub übertragen können, dann muss ich lediglich das Verfahren wie folgt in den Einstellungen hinterlegen, richtig?

 

Navigator
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 den MA zum 01.01.2025 neuen Kontingente zuzuweisen, die dann eben diese Regel nicht mehr beinhalten. 
 

Du kannst das neue Kontingent schon ab 01.01.24 zuweisen, das sollte keine Schwierigkeiten geben. Wenn du erst zum 01.01.25 neu zuweist hast du nächstes Jahr zum 31.3. das gleiche Problem wieder, weil die “verfallgrenze” für den Anspruch aus 2024 erst der 31.3.25 ist

Willst du schon ab nächstem Jahr keinen manuellen Aufwand mehr solltest du ab 01.01.24 die neuen Kontingente legen

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Du kannst das neue Kontingent schon ab 01.01.24 zuweisen, das sollte keine Schwierigkeiten geben. Wenn du erst zum 01.01.25 neu zuweist hast du nächstes Jahr zum 31.3. das gleiche Problem wieder, weil die “verfallgrenze” für den Anspruch aus 2024 erst der 31.3.25 ist

 

Also kann ich das Kontingent auch jetzt noch rückwirkend zuweisen und der Übertrag funktioniert problemlos ohne dass die Tage nach dem 31.03. verfallen?

Navigator
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Grundsätzlich kannst du alles immer rückwirkend eingeben. Ich rate davon dringend ab weil es Fehleranfällig ist.

Ich würde an deiner Stelle neue Kontingente ohne Verfall anlegen und sie zum 01.01.2024 zuweisen → Damit hast du ab NÄCHSTEM Jahr keine Verfallgrenze mehr

DIESES Jahr musst du dann aber zum 01.04. die Restkontingente manuell prüfen/anpassen, weil deine AKTUELLEN/ALTEN Kontingente mit Verfall noch gelten.

 

 

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Hallo @AL_HR Manager und @Yannick,

 

@Navigator hatte die Vorgehensweise schon optimal beschrieben, hier nochmal zwecks Übersichtlichkeit eine Zusammenfassung:

  • Das Kontingent muss neu erstellt werden und die Übertragsgrenze kann nach Wunsch angepasst werden
  • Wird das Kontingent ab dem aktuellen Zeitraum zugewiesen, gilt die neue Übertragsgrenze ab dem nächsten Jahr, also 2025. Es wird für dieses Jahr also eine manuelle Anpassung nötig.
  • Wird das Kontingent ab dem Anstelldatum zugewiesen, gilt die Übertragsgrenze rückwirkend - es kann also zu Änderungen an den Abwesenheitskontoständen kommen.

Meldet Euch bei Fragen gerne wieder 😊

 

Viele Grüße,

Sarah

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