mein Fallbeispiel: MA arbeitet in Teilzeit 12h pro Woche verteilt auf 3 Tage. Macht 4 Stunden pro Tag. Die konkreten Wochenarbeitstage sind flexibel. Zeiterfassung soll mit Arbeitszeitkonto erfolgen (also Plus-und Minusstunden fortlaufend erfasst und kumuliert).
Lösungsansatz Personio: teile die Wochenarbeitszeit auf alle theoretisch möglichen Tage. Dieser Ansatz geht bei der reinen Zeiterfassung auf, mit Umständen evtl. auch bei Urlaub (kein um die tatsächlichen Arbeitstage gekürzter U-Anspruch im System, der MA bucht alle Tage U, die er in einer Woche nicht da ist), nicht aber bei der Erfassung von Fehlzeiten. Ein Kranktag würde die zu leistende Arbeitszeit um 2,4h reduzieren, tatsächlich sind es aber 4h für einen ausgefallenen Tag. Ergebnis: die Arbeitszeitkonten stimmen nicht, das System ist also nicht nutzbar.
Alternativer Lösungsansatz: Man definiert von Montag beginnend Referenztage für das System. Bei 3 AT pro Woche sind das dann Mo, Di und Mi. Auch hier “vertut” sich die reine Arbeitszeiterfassung im Wochensaldo, passt also. Urlaub müsste auf den Referenztage gebucht werden, sehr kompliziert aber auch vermittelbar. Spätestens bei Krankerfassung verliert aber auch diese Alternative.
Habe ich was übersehen? Habt Ihr eine Idee, wie in meinem Fallbeispiel AZ, U und K erfasst werden kann, ohne dass die AZ-Konten falsch sind oder ich komplizierte Manuals schreiben muss, die keiner versteht? Und nein, es kann und darf keine Lösung sein, bei jedem einzelnen Betroffenen jeden Monat händisch das Konto zu korrigieren (Personio nennt das Best-Practice, für mich ist das worst-Practice).
Ich danke Euch wirklich sehr für jeden lösungsorientierten Input!
Beste Antwort von Advaita
Hi @LFGLH , @Jezi1912 ,
@Jennifer Rebb hat hier schon mal einen guten Ansatz geliefert. Ich fasse das mal zusammen und führe es etwas aus 🤓
Im Grunde habt Ihr hier zwei Möglichkeiten im System.
Nutzung der normalen Arbeitszeitmodelle als "flexibles" Arbeitszeitmodell:
Bei drei Arbeitstagen pro Woche, die sich aber auf potentielle fünf Tage verteilen, hast Du die folgenden Optionen:
- Überlege Dir, wie viele Urlaubstage die betroffenen Mitarbeitenden einreichen müssen, um eine Woche frei zu nehmen. - Diese Zahl nimmst du dann auch als die Anzahl der eingetragenen Arbeitstage im Arbeitszeitmodell pro Woche. - Teile die Wochenstunden gleichmäßig auf die potentiellen Arbeitstage auf (in Eurem Beispiel dir drei).
Jetzt kommt es darauf an ob die Person einen Stundenlohn oder ein Fixgehalt bekommt!
Stundenlohn: Lasse komplett alle Einstellungen zu Überstunden und Minusstunden weg. Damit wird einfach ausgezahlt, was gearbeitet wird. Das Arbeitszeitmodell ist hier rein "informativ". Der/die Mitarbeitende kann theoretisch an jedem beliebigen Tag beliebig viel Arbeitszeit eintragen.
Fixgehalt: Aktiviere die Über- und Minusstunden und vor allem die automatischen Minusstunden: (Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell > Überstunden und Minusstunden)
Damit kann die Person weiterhin Zeiten beliebig eintragen, da sich hier eventuelle Über- oder Minusstunden gegenseitig wieder ausgleichen. Ich würde Dir hier zudem genau die Einstellung wie im Screenshot empfehlen (also die täglichen Überstunden mit Minusstunden und den automatischen Minusstunden), da diese Variante am korrektesten ist.
Bei beiden Optionen ist es zudem wichtig auf Abwesenheiten zu achten! Sollte die Person überraschend an einem offiziellen Nicht-Arbeitstag abwesend sein, würde eine eingetragene Abwesenheit hier keine Stunden gutschreiben (da im Arbeitszeitmodell für diesen Tag keine Stunden hinterlegt sind!). Hierfür bräuchtest Du eine "Platzhalter Abwesenheit" (oder “flexibler freier Tag bei Teilzeitkräften” wie es @Jennifer Rebb nennt) , die Du als Admin dann an dem offiziellen Arbeitstag einfügst, an dem nicht gearbeitet wurde, so dass die Stunde stattdessen dann hier gutgeschrieben werden. (Platzhalter Abwesenheit meint einfach eine Abwesenheitsart, die Ihr nur nutzt, um an diesem Tag Stunden gutschreiben zu lassen (also aufgesetzt die die Abwesenheitsart Urlaub aber am besten nur eintragbar von Vorgesetzten/HR/Admins)).
Das flexible Arbeitszeitmodell:
Auch hier gibst Du alle Informationen (Pausenzeiten, Über- und Minusstunden etc.) ganz normal ein. Der Unterschied ist hier, dass Du lediglich die Arbeitstage pro Woche angibst (bei Euch drei!), nicht aber genau wann wie viel Stunden gearbeitet werden. Die Arbeitsstunden pro Woche bekommt das System von dem AttributWochenstunden bei dem jeweiligen Mitarbeitenden.
Sobald Du das Modell einem Mitarbeitenden zugeordnet hast, wird dieser aufgefordert, dies auszufüllen:
Mitarbeitende können dabei theoretisch jede Woche erneut angeben, wie sich die Stunden in der spezifischen Woche auf die Arbeitstage verteilen. So ist auch gegeben, dass Abwesenheiten korrekt abgerechnet und dargestellt werden können.
ich habe folgende 2 Beispiele für eine mögliche Lösung für euch….
Vorschlag: Du kannst ein neues Arbeitszeitmodell unter Anwesenheiten erstellen und das Flexible Arbeitszeitmodell hierfür auswählen. Hier musst du dann 3 Tage angeben. Dann wird automatisch Mo-Mi als Arbeitszeit markiert. Dementsprechend werden immer max. 3 Tage Krank und Urlaub gezählt. Aber wenn der MA DI, Do und Fr. arbeitet wird es immer ins Minus gerechnet und dann wieder dazu gerechnet.
Vorschlag: Wir hatten einen Kollegen, der 32 Stunden die Woche gearbeitet hat, also eine 4 Tage Woche. Hier habe ich eine 5 Tage Woche für ihn in den Anwesenheiten erstellt und zugeordnet, und ich habe eine Abwesenheit für ihn angelegt, die “flexibler freier Tag bei Teilzeitkräften” hieß. Er musste dann in Absprache mit seinem Team und Head of besprechen, wie er im nächsten Monat arbeiten möchte und konnte somit seine Tage “frei” selbstständig eintragen und jeder wusste, wie er arbeiten wird. Damit hast du dann auch wieder die entsprechende Anzahl abgedeckt, wenn dein MA krank ist oder im Urlaub. Er muss 1 bzw. 2 Tage die flexiblen Tage eintragen. Sollte er monatsübergreifend Krank sein und hat seine flexiblen Tage noch nicht eingetragen, kann das HR für ihn übernehmen und beispielsweise Montag und Dienstag dann als freie Tage eintragen. Hier wird es, wenn ich mich richtig erinnere - der MA ist seit 9 Monaten nicht mehr bei uns - eine Meldung bzgl. Überlappender Zeiträume geben, aber die kann man ja wegklicken und es wird richtig gezählt
Ich hoffe, ich konnte euch eine Alternative bieten.
@Jennifer Rebb hat hier schon mal einen guten Ansatz geliefert. Ich fasse das mal zusammen und führe es etwas aus 🤓
Im Grunde habt Ihr hier zwei Möglichkeiten im System.
Nutzung der normalen Arbeitszeitmodelle als "flexibles" Arbeitszeitmodell:
Bei drei Arbeitstagen pro Woche, die sich aber auf potentielle fünf Tage verteilen, hast Du die folgenden Optionen:
- Überlege Dir, wie viele Urlaubstage die betroffenen Mitarbeitenden einreichen müssen, um eine Woche frei zu nehmen. - Diese Zahl nimmst du dann auch als die Anzahl der eingetragenen Arbeitstage im Arbeitszeitmodell pro Woche. - Teile die Wochenstunden gleichmäßig auf die potentiellen Arbeitstage auf (in Eurem Beispiel dir drei).
Jetzt kommt es darauf an ob die Person einen Stundenlohn oder ein Fixgehalt bekommt!
Stundenlohn: Lasse komplett alle Einstellungen zu Überstunden und Minusstunden weg. Damit wird einfach ausgezahlt, was gearbeitet wird. Das Arbeitszeitmodell ist hier rein "informativ". Der/die Mitarbeitende kann theoretisch an jedem beliebigen Tag beliebig viel Arbeitszeit eintragen.
Fixgehalt: Aktiviere die Über- und Minusstunden und vor allem die automatischen Minusstunden: (Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell > Überstunden und Minusstunden)
Damit kann die Person weiterhin Zeiten beliebig eintragen, da sich hier eventuelle Über- oder Minusstunden gegenseitig wieder ausgleichen. Ich würde Dir hier zudem genau die Einstellung wie im Screenshot empfehlen (also die täglichen Überstunden mit Minusstunden und den automatischen Minusstunden), da diese Variante am korrektesten ist.
Bei beiden Optionen ist es zudem wichtig auf Abwesenheiten zu achten! Sollte die Person überraschend an einem offiziellen Nicht-Arbeitstag abwesend sein, würde eine eingetragene Abwesenheit hier keine Stunden gutschreiben (da im Arbeitszeitmodell für diesen Tag keine Stunden hinterlegt sind!). Hierfür bräuchtest Du eine "Platzhalter Abwesenheit" (oder “flexibler freier Tag bei Teilzeitkräften” wie es @Jennifer Rebb nennt) , die Du als Admin dann an dem offiziellen Arbeitstag einfügst, an dem nicht gearbeitet wurde, so dass die Stunde stattdessen dann hier gutgeschrieben werden. (Platzhalter Abwesenheit meint einfach eine Abwesenheitsart, die Ihr nur nutzt, um an diesem Tag Stunden gutschreiben zu lassen (also aufgesetzt die die Abwesenheitsart Urlaub aber am besten nur eintragbar von Vorgesetzten/HR/Admins)).
Das flexible Arbeitszeitmodell:
Auch hier gibst Du alle Informationen (Pausenzeiten, Über- und Minusstunden etc.) ganz normal ein. Der Unterschied ist hier, dass Du lediglich die Arbeitstage pro Woche angibst (bei Euch drei!), nicht aber genau wann wie viel Stunden gearbeitet werden. Die Arbeitsstunden pro Woche bekommt das System von dem AttributWochenstunden bei dem jeweiligen Mitarbeitenden.
Sobald Du das Modell einem Mitarbeitenden zugeordnet hast, wird dieser aufgefordert, dies auszufüllen:
Mitarbeitende können dabei theoretisch jede Woche erneut angeben, wie sich die Stunden in der spezifischen Woche auf die Arbeitstage verteilen. So ist auch gegeben, dass Abwesenheiten korrekt abgerechnet und dargestellt werden können.
@Advaita Ich muss den case leider nochmal aufmachen: ich habe das flex. Modell umgesetzt. Nun wurde bei einer Aushilfe die wöchentliche Stundenanzahl von 10 auf 9 reduziert. Ich habe in den persönlichen Informationen die korrekte Stundenanzahl (9) hinterlegt. In der Zeiterfassung mit dem flexiblen Modell wird jedoch nach wie vor mit den 10 Stunden gerechnet. Verstehe ich demnach richtig, dass nachträgliche Änderungen der Stundenanzahl NICHT übernommen werden?
Ich würde Dir in diesem Fall tatsächlich empfehlen, ein Ticket über den Support Bereich aufzumachen. Es wäre hier am hilfreichsten wenn dies direkt in Eurem Account überprüft werden könnte!
Ganz liebe Grüße,
Johanna
Werde Teil der Personio Voyager Community!
Bitte benutze für die Registrierung die gleiche E-Mail-Adresse, die Du auch zum Login in Deinem Personio Account benutzt. Dies erleichtert es uns, Dir effektiv und effizient zu helfen, wenn wir z.B. etwas in Deinem Account überprüfen müssen. Bereits registriert? > Anmelden
Achtung: Dein öffentlicher Benutzername darf keine persönlichen Informationen wie E-Mail oder andere private Daten enthalten!
Herzlich willkommen in der Personio Voyager Community.
Die Service und Networking Community für alle Personio Kund*innen und HRler*innen. Solltest Du Dich noch nicht registriert haben, klicke bitte unten auf "Benutzerkonto erstellen".
Benutzerkonto erstellen
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
Scanne Datei nach Viren
Tut uns leid, wir prüfen noch den Inhalt dieser Datei, um sicherzustellen, dass sie gefahrlos heruntergeladen werden kann. Bitte versuche es in wenigen Minuten erneut.
