Urlaub bei angenommener Vertretung geblockt - Admin konnte das übersteuern

Sehr wichtiger Punkt, ​@Simon Aumann - EGHM ! Ist mir noch nicht aufgefallen. Und wenn, hätte ich es auch als unschön empfunden. Daher super, dass ihr dran seid, ​@Vanessa Heizmann !

Beste Grüße

Dash

Wie ist denn hier der aktuelle Stand? Ich kann die Vertreter- Regelung nach wie vor nicht kurzzeitig aushebeln.

Viele Grüße

Hallo, 

gerade jetzt stehen viele Brückentage an. Hier wäre es wirklich sehr hilfreich, wenn ich als Admin die Vertretungsregelung übergehen könnte. Zudem wurde auf die Abwesenheitsrichtlinien umgestellt. So kann ich keine Richtlinie mehr bearbeiten, wenn Mitarbeiter zugewiesen wurden. Vorher konnte ich in der Abwesenheit einfach vorübergehend die Vertreterregelung aushebeln. Das war nicht schön, aber hilfreich. Hoffentlich habt ihr das Problem bald gelöst.

Viele Grüße

Also ich dachte eigentlich, dass ich das letztens wieder übersteuern konnte. 

Habe es jetzt ausprobiert und ich konnte für jemanden Urlaub eintragen, der bereits einen Urlaub von jemand anderem genehmigt hatte.

Einziger Unterschied zu früher:

→ ich musste einen Vertreter auswählen, bevor ich das eintragen konnte. 

Aber genau für solche Fälle (und Mitarbeiter, die offiziell keine Vertretung haben), haben wir einen “Mitarbeiter” namens “HR Dummy” über den man sowas abbilden kann :-) 

Hallo,

es geht mir gerade um die Vertretungsregelung, die ich als Admin übersteuern möchte. Ich müsste beispielsweise für den Betriebsurlaub über Weihnachten einzutragen 20 Dummy anlegen. Das macht keinen Sinn. Bei Brückentagen ist das ähnlich.

Ein Dummy kann das doch für jeden übernehmen. Oder habt ihr hinterlegt, dass jeder Mitarbeiter nur eine Vertretung annehmen darf?

Es ist eingestellt, dass die Vertretung erforderlich ist. Wenn man eine Vertretung angenommen hat, kann man keine weitere annehmen. 

Ich habe dazu heute folgende Antwort erhalten:

“Hallo Jessica, 
 
vielen lieben Dank für Deine Anfrage und ich hoffe, Du hast einen schönen Tag. 
 
Es ist tatsächlich so, dass die Vertretungsoption nun nur geändert werden kann, wenn niemanden die Richtlinie zugewiesen ist. Wenn es sich jedoch "nur" um eine kurzfristige Änderung handelt, empfehle ich die Abwesenheiten für die Mitarbeitenden über einen Import in das System einzupflegen, dadurch kann die Vertretungsregel übergangen werden. 
 
Weitere Informationen zu den Importen findest Du hier:
Abwesenheiten-importieren
 
Bitte entschuldige die Umstände und ich wünsche noch einen schönen Tag. “

Das ist in der Praxis völlig umständlich und überhaupt nicht praktikabel.

Für eine kurzfristige Änderung der Vertretung erst alle Richtlinienzuweisungen entfernen oder alternativ über einen Import zu arbeiten – das ist doch keine sinnvolle Lösung für den Arbeitsalltag. Eine einfache manuelle Anpassung sollte in einem modernen System ohne solche Umwege möglich sein??!!

Das ist ein interessanter Vorschlag. Weil ich habe Anfang des Jahres den Urlaub über Weihnachten 2025 eingetragen und musste hier dann für den Import extra die Regelung von “Vertretung erforderlich” auf “Vertretung optional” ändern, weil ich sonst keinen Import hätte machen können. 

Hat sich hier dann was an den Regelungen für den Import geändert? 

Wie ist denn nun der Stand ​@Vanessa Heizmann ? Wir benötigen diese Funktion, dass der Admin den Urlaub oder andere Abwesenheiten übersteuern kann, dringend! Kannst du uns zumindest einen Zeithorizont geben?

Liebe ​@Vanessa Heizmann, danke für die Info und tatsächlich kann ich bestätigen, dass Mitarbeiter, die Urlaubsvertretung für Andere übernehmen, in diesem Vertretungs-Zeitraum nun Urlaub beantragen können. Danke hierfür!

Ich habe jedoch noch eine weitere Anforderung, die die Vertreterregelung betrifft, und die früher super praktikabel war und ich nun keine Lösung mehr habe. Ich glaube, ​@PetraPW hatte das in einem vorherigen Kommentar als “Betriebsurlaub” beschrieben. Bei uns wäre das folgendes Beispiel an Weihnachten: Viele nehmen Urlaub und sind zw. Weihnachten und Silvester nicht da. Mit der GF ist es abgestimmt, dass pro Team eine anwesende Person reicht.

Das bedeutet, dass ich früher die Vertretungsregelung einfach ganz rausnehmen oder auf optional umstellen konnte. Dann habe ich die MA informiert, dass sie ihren Urlaub zwischen Weihnachten und Neujahr nun ohne Vertreter buchen können. Nach dieser Frist habe ich die Vertretungsregelung wieder auf “verpflichtend” gestellt und alles war wunderbar. ​​​​​​​

Wie schon von Petra beschrieben, wäre eine Lösung, die Abwesenheitsrichtlinie zu ändern (auch wenn hier Mitarbeiter zugeordnet sind) oder Alternativ, dass ich als Admin die Vertretungsregelung übersteuern kann.

Könntet ihr euch das noch einmal ansehen bitte?

Vielen Dank und Grüße!

Hallo Vanessa, ich habe es bei uns im Account gerade getestet und es geht leider nicht. Ich habe mir jetzt über den Link für morgen einen Termin bei dir eingestellt. Bitte lass uns dabei mal drüber schauen. Danke. LG

Eva

Liebe ​@Vanessa Heizmann ,

danke für deine Antwort, aber bei mir funktioniert das nicht. Ich kann als Admin nicht Urlaub für diesen Vertreter eintragen, ohne dass ich den Genehmigungsprozess überspringen kann. Ich muss auch als Admin quasi “einen Vertreter für den Vertreter” eingeben. 

Danke für die Möglichkeit eines Termins, ich werde mir gleich einen buchen. 

Herzliche Grüße, Stefanie

Hallo ​@Vanessa Heizmann 

kannst du mir nochmal den Link für das Meetingtool senden?

Danke und Grüße

Stefanie