Urlaub für Vorjahr eintragen - Genehmigungen

Wir fragen uns bereits jetzt für den Jahreswechsel:

Bei uns dürfen maximal 5 Tage mit in das nächste Jahr genommen werden, welche zum 31.03. verfallen. Nach Ablauf des Jahres werden daher ja auch Kontostände importiert. 

Hat also ein Mitarbeiter z.B. 6 Tage, werden per 31.12.2023 5 Tage wieder importiert. Hat ein Mitarbeiter noch 1 Tag, wird 1 Tag per 31.12.2023 importiert.

Nun ist es gerade nach dem Jahreswechsel so, dass einige Mitarbeiter oder auch Vorgesetzte doch noch rückwirkend Korrekturen für das Vorjahr vornehmen. Das bedeutet, möglicherweise stimmen die Stände dann nicht mehr per 31.12.2023, welche von uns importiert wurden. Das kann natürlich nachteilig für den Arbeitnehmer, aber auch für den Arbeitgeber sein, wenn hier ggf. manipuliert wird.

Wie kann man ggf. Einstellungen vornehmen, dass z.B. Urlaub, der das letzte Jahr betrifft, ab dann immer bei uns landet? Ich finde keine Möglichkeit bei Genehmigungen, dies z.B. zu filtern. Auch kann man ja nicht auswerten, wann welcher Urlaub beantragt wurde. Ebensowenig, welcher Kontostand importiert wurde, um ihn ggf. mit dem ursprünglichen direkt zu vergleichen.

Wir haben 460 Mitarbeiter, das bedeutet, wir können und wollen auch nicht jeden Urlaubsantrag bei uns sehen. Müssen aber sichergehen, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr selbst rückwirkend das Vorjahr geändert wird. Und ja, wir sensibilisieren natürlich Mitarbeiter und Vorgesetzte, das weder zu beantragen noch freizugeben, aber wir sind sicher, dass dies durchaus trotzdem in Eile direkt nach Jahreswechsel passieren wird.

Was habt ihr da für Lösungen?