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Urlaubsvertretung wenn beide Vorgesetzten im Urlaub sind

  • 11 September 2023
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Hallo zusammen,

wir haben seit kurzem das Kontrollkästchen “Delegieren aktivieren” angekreuzt.

Das hat im ersten Moment auch super funktioniert, wenn ein Vorgesetzter im Urlaub ist und es dann somit automatisch an den nächst höheren Vorgesetzten geleitet wurde.

Jetzt haben wir aber den Vorfall, dass ein Mitarbeiter einen Urlaub beantragt hat währenddessen sein direkt Vorgesetzter im Urlaub ist. Dessen direkter Vorgesetzter ist auch im Urlaub und nun kommt die Urlaubsbeantragung nirgends raus, sondern bleibt beim ersten Vorgesetzten als offen drinnen.

Eigentlich müsste das doch jetzt zum nächst höheren also somit zum 3. Vorgesetzten gehen? Oder geht die Logik nicht so weit?

 

Vielen Dank an alle für die Hilfe.

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Beste Antwort von LenaSviper 12 September 2023, 10:50

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4 Antworten

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Hi,

ich glaube, die Logik geht nicht so weit, bin aber erstaunt, dass die Anfrage dann immerhin beim ursprünglichen Freigeber und nicht irgendwo anders landet 😄

Wir haben die Freigabeproblematik über Sondergenehmigungsworkflows gelöst, die wir nur aktivieren, wenn die betreffende Führungskraft abwesend ist. Ist leider manueller Aufwand (und man muss an Beginn und Ende der Abwesenheit tätig werden), aber es stellt sicher, dass die Anträge nie ins leere laufen. Für Freigeber ohne weitere Vorgesetzte (z.B. Geschäftsführung) ist das ja eh notwendig, da die Delegieren-Funktion dort nicht greifen kann.

Alternativ hatten wir es vorher so, dass ein Admin die anstehenden Genehmigungen im Blick behalten hat und so ggf. eingreifen konnte, wenn irgendwas dringendes stecken geblieben ist.

VG

lbrk

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@lbrk vielen Dank für deine Antwort.

Den manuellen Aufwand können wir so nicht stemmen und verstehen nicht, wieso Personio das so kompliziert handhabt. 

Die Delegieren-Funktion ist ja schon mal ein wichtiger Schritt gewesen, nur funktioniert sie nur einstufig. Vielleicht liegt es auch daran, dass der 2. Vorgesetzte als Vertreter nicht den 3. Vorgesetzten ausgewählt hat?

Aber meiner Meinung nach hat die Vertreterauswahl bei der Urlaubsbeantragung ja überhaupt keinen Einfluss auf Personio oder?

L
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Hi!

Im letzten Product Update wurde dieses Feature vorgestellt. 

Dort wurde auch erklärt, dass die Funktion bei der 2. Delegation endet, damit nicht auf einmal jemand 4 Stufen darüber einen Urlaub für jemanden freigibt, der dies eigentlich gar nicht entscheiden sollte. Zumal der/die eigentliche Vorgesetzte über die Urlaubsgenehmigung nicht informiert wird. Hiermit soll außerdem vermieden werden, dass am Ende alle Freigaben bei der Geschäftsführung liegen, weil die Hierarchie ja dort endet. 

 

Die Nutzer haben in diesem Kontext darauf hingewiesen, dass folgende Möglichkeiten an dieser Stelle schön wären: 

  1. Für jeden MA kann jemand eingestellt werden, an die/den die Delegation im Abwesenheitsfall erfolgen soll
  2. Man kann manuell einstellen, nach wieviele Stufen das Delegieren enden soll. Da gerade bei flachen Hierarchien die Geschäftsführer:innen recht schnell erreicht sind. 

Diese Impulse wurden mitgenommen...

S
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Hallo @FASTiMA, 

Danke für Deine Anfrage. 

Es ist korrekt, dass der Prozess nach der 2. Delegation endet, wie von @LenaSviper beschrieben.

Wenn Euch bekannt ist, dass für eine Abteilung/ Team die Vorgesetzten abwesend sind und Ihr den Prozess der Sondergenehmigung umgehend möchtet, könnt Ihr als Admins die Abwesenheit jederzeit genehmigen oder ablehnen. 

Wir arbeiten jedoch weiterhin an der Verbesserung dieser Funktion. 

Mit lieben Grüßen,

Lydia 

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