Hallo @ChristinevonKumi ,

Ich gehe davon aus, Eure Werkstudenten erhalten einen Stundenlohn?
Damit werden alle von ihnen gearbeiteten Zeiten entsprechend mit dem Stundenlohn auch vergütet. Das Anwesenheitszeitmodel sollte demnach die Über- und Unterstunden Erfassung deaktiviert haben. 

Bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten empfiehlt es sich die Wochenstunden (eg. 20h) gleichmäßig auf alle Wochentage zu verteilen (Mo-Fr 4 Std). Die Arbeitszeit muss auf alle Tage verteilt werden, an denen die Mitarbeitenden ins Büro kommen können, damit die Arbeitszeiten und Abwesenheiten korrekt erfasst werden können. - Dies habt ihr bereits super gemacht. :)

Die Studierenden müssen nur die gearbeiteten Stunden eintragen. An welchen Tagen der Woche die Stunden geleistet wurden, spielt keine Rolle.
Sofern ein Werkstudent eine Krankheit oder Urlaub einträgt, werden die Stunden, welche an diesem Tag hinterlegt sind dem Mitarbeitenden im Gehalt auch gut geschrieben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Abwesenheit auch als echte Abwesenheit eingestellt ist. 

Eine echte Abwesenheit, hat in den Einstellungen > Abwesenheit > Auswahl des Abwsenheitstypes > Gültigkeitseinstellung die Frage Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? mit ja beantwortet. Weitere Infos zu dieser Einstellung findest Du hier.

Die Stunden, welche in den Anwesenheiten eingetragen sind, zusätzlich der Stunden der Abwesenheiten, werden in der Lohnbuchhaltung in der Spalte Anrechenbare Zeit angezeigt. Sollte die Spalte noch nicht in Eurer Lohnbuchhaltung enthalten sein, kannst Du sie unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein > Attribute hinzufügen.

Beispiel Eingabe: 20 Wochenstunden sind auf 5 Tage verteilt, dabei ist bisher eine Anwesenheitseingabe und 2 Tage mit Abwesenheiten eingetragen.

In der Lohnbuchhaltung werden 12 Stunden in der Spalte Anrechenbare Zeit erfasst und so wird auch das Gehalt kalkuliert.

Wie hier beschrieben, empfehlen wir die Eingabe der An- und Abwesenheiten für Werkstudenten mit einem Stundenlohn. Und ja, sofern Abwesenheiten korrekt eingestellt sind, werden die genehmigten Urlaubstage auch vergütet. :)

Unter folgenden Links zu unserem Helpcenter, findest Du weitere Informationen zum Thema flexible Arbeitszeiten und Stundenlohn: Best Practice: Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten, Verwaltung des Stundenlohns

Hilft Dir meine Antwort bei Deinen beiden Fragen weiter?

Liebe Grüße,
Lena

Hallo @ChristinevonKumi, 

konnte ich Dir mit meiner Antwort weiterhelfen? 

Liebe Grüße,
Lena

Liebe @Lena, 

ja, vielen Dank. Ich muss aber ehrlich gestehen, dass ich das noch nicht richtig gut gelöst finde. Wir haben intern jetzt eine andere Lösung gefunden mit denen wir einen unkomplizierten Prozess eingeführt haben. Ich denke aber auch, dass bei Personio noch viel kommen wird, also freue ich mich auf alles weitere und bedanke mich für deine ausführliche Antwort, die mir zum besseren Verständnis auf jeden Fall geholfen hat. 

Hallo @ChristinevonKumi,

Danke für Dein offenes Feedback. Es wäre super, wenn Du mir mitteilen könntest, was genau keine gute Lösung für Euch bietet?

Teile gerne mit unserer Community, wie ihr dies nun für Euch gelöst habt. Dann haben auch andere Nutzer*innen, die vor einer ähnlichen Situation stehen, eine weitere Option. :) 

Liebe Grüße,
Lena

Hey @Marc,

da Lena out of Office ist wende ich mich mal an dich. Ich finde die Abrechnung von Werkstudierenden auch noch nicht optimal gelöst, da wir immer aufweisen wie viele Arbeitsstunden und wie viele Urlaubs- und Krankheitsstunden vergütet werden. Es wäre super hilfreich, wenn innerhalb eures Systems diese Daten ausgewiesen würden. Aktuell werden ja nur die Stunden unter “Anrechenbare Zeit” kumuliert angezeigt. Wäre es möglich das System weiterzuentwickeln? Aktuell ist es für uns in der Abrechnung recht aufwendig. Freue mich natürlich auch über andere Best Practice Lösungen.

Liebe Grüße 

Jule