Hallo @ChantalPodschadly,

ich habe den Titel Deiner Frage angepasst, damit die Community sofort sieht um was genau es dabei geht.
Damit kommt die Diskussion dazu hoffentlich in Schwung. :) 

Liebe Grüße
Selina 

Hallo Chantal,

in der Regel sollte das ein Thema für die betreffenden Führungskräfte sein. Ich denke, dass man unterscheiden muss zwischen Vergessen und “absichtlich” nicht rechtzeitig Eintragen. Im ersteren Fall hilft oft ein Gespräch, um entsprechende Maßnahmen der Erinnerung zu initiieren. Dabei sollten die Mitarbeitenden selbst überlegen, was ihnen helfen würde, damit sie daran denken. Eigene Lösungen sind bekanntermaßen die besten. :)

Im zweiten Fall dürfte auch die Führungskraft den Schlüssel zur Problemlösung in der Hand haben. Hier wäre klassischerweise ein stufenweises Vorgehen angemessen, im Sinne einer fortschreitenden Eskalation. 

Unterstützen könnte HR durch allgemeine Kommunikationsmaßnahmen. Besonders gut wirken hier übrigens persönliche Appelle z.B. der in der Zeitwirtschaft Arbeitenden. Durch das Persönliche werden oftmals mehr Emotionen geweckt, als wenn der Personalbereich als solches informiert.

Nur ein paar Ideen meinerseits.

Guten Morgen @ChantalPodschadly ,

darf ich fragen, von wem die Aufforderung (und wie) kommt und was derzeit die Konsequenzen bei Nichterfüllung sind?

Ich sehe es da wie @Persoblogger Stefan Scheller , denn das ist Führungsaufgabe. Ich will hier gar nicht auf “mehr Druck”, “Abmahnung” oder sonstiges hinaus, aber eine Klärung muss schon her. Und das ist ja auch eher ein grundsätzliches Problem, dass eine automatisierte Erinnerung von Personio auch nicht regeln/lösen kann. Die wird ja noch eher weggeklickt, wenn selbst andere Aufforderungen nicht befolgt werden.

Beste Grüße

Dash

Hallo @ChantalPodschadly, 

da wir unsere Zeiterfassung nicht über Personio vornehmen, haben wir tatsächlich eine automatisierte Erinnerungsmail. Bei uns ist allerdings der Erfassungszeitraum, branchenbedingt, etwas länger. Nach circa 14 Tagen bekommen die Mitarbeitende eine Mail mit einer Erinnerung. Ab dem 21. Tag ist dann die rückwirkende Zeiterfassung gesperrt, so dass die Mitarbeitenden sich an uns und die Führungskraft wenden müssen, um ihre Zeiten nachzuerfassen. Da das für die Mitarbeitenden wohl ein bisschen was von einem “walk of shame” hat, kommt das tatsächlich immer seltener vor 

Da Personio rückwirkende Zeiten noch nicht sperren kann und das für euch ggf. eine Lösung wäre, kannst du hier eine Idee dazu upvoten: 

Viele Grüße, 

Elena

Hallo @ChantalPodschadly, 

du hast bereits wertvolle Ideen bekommen, die für den Alltag vermutlich reichen und gute Ergebnisse liefern 

Man könnte auch in der „realen Welt“ ein Poster aufhängen, der an das eintragen der Zeiten erinnert.

Jedoch greifen ich gerne nochmal die Erinnerung/Aufgabe auf. Eine etwas radikale Idee: Wenn du für jeden Tag eine Aufgabe/Erinnerung erstellst (schnell möglich durch Automationssoftware) und diese in Personio ausspielen lässt, hast du zumindest die „ich habe das Vergessen“-Problematik etwas unterbunden. (Insbesondere mit den täglichen Mail bei einer Aufgabe) Das könnte man auch testweise einen Monat lang ausspielen.

Wenn es eher an der Motivation des Mitarbeiters liegt, spielen natürlich mehrere Faktoren rein. Vielleicht reicht ein aufklärendes Gespräch zum Thema Arbeitssicherheit und das einhalten der Arbeitszeiten (und Pause). Oder, wenn es auch den Lohn betrifft, dass dann fehlende Stunden nicht berücksichtigt werden und erst zum nächsten Monat ausgezahlt werden.

Dir viel Erfolg und uns würde vermutlich interessieren, was dann umgesetzt und zum Erfolg geführt hat. 

Guten Morgen @BEC ,

dieser Hebel funktioniert irgendwie immer. 

Wir haben hier auch eine Mitarbeitende, die es trotz mehrfacher Gespräche, Ermahnungen, Androhung von Abmahnungen nicht wirklich hinbekommen hat ihre Zeiten rechtzeitig und vollständig zu erfassen. Aber die Androhung, ihre nicht erfassten Stunden per Tag xy nicht zu bezahlen tat dann Wunder.

Beste Grüße

Dash

Hallo Zusammen,

@Selina gerne möchte ich das Thema nochmal pushen - besteht die Möglichkeit einen automatischen Reminder zur Zeiterfassung aus Personio an alle Mitarbeitenden zu versenden? Optimal wäre es natürlich, wenn der Reminder nur rausgeht, wenn für einen bestimmten Zeitraum (z.B. die letzte Woche) keine Zeiten erfasst wurden. Ein allgemeiner regelmäßiger Reminder wäre auch hilfreich!
Mit der Option Erinnerungsworkflow haben wir bisher keinen geeigneten Reminder gefunden.

@SaskiaCeline @Selina Wir haben das ganze gerade so gelöst, dass wir Urlaubsanträge nur bearbeiten/freigeben, wenn der Antragsteller eine tippitoppi sauber gepflegte Zeiterfassung hat. Ist ein bißchen wie im Kindergarten, aber funktioniert VG!

Hallo liebe Community,

das Problem hat mich doch nicht ganz in Ruhe gelassen, von daher baue ich gerade (in meiner freien Zeit!) ein kleines Programm, was das Problem (teilweise) lösen könnte.
Meine Idee wäre Folgende:​​​​

• wenn ein Mitarbeiter die wöchentliche Arbeitszeit nicht erreicht hat, wird er auf die “fehlende Zeiten”-Liste gesetzt
• für jeden Feiertag oder Abwesenheitstag wird ein 5tel (5-Tage-Woche) der Zeit “gutgeschrieben”, sodass er die Zeit “gearbeitet” hat

Dies würde etwa 95% aller Mitarbeiter korrekt bewerten und dann fehlende Mitarbeiter auswerfen, die man dann erinnern könnte.
Würde Euch das bereits helfen oder ist das noch zu rudimentär? Gerne offenes und ehrliches Feedback. 

Viele liebe Grüße

P.s.: Man kann in Personio keine “Anwesenheitstage” über die Schnittstelle auslesen, sodass man behelfsweise über die Wochenstunden das berechnen muss.

@BEC HI Björn, das finde ich ja super cool, dass du dich da ransetzt! Mega!

Zu deiner Idee habe ich noch folgende Fragen:

• wenn ein Mitarbeiter die wöchentliche Arbeitszeit nicht erreicht hat, wird er auf die “fehlende Zeiten”-Liste gesetzt: hiermit meinst du, dass Zeiten ungepflegt sind, die weder Arbeitszeit noch Krankheit noch Urlaub enthalten, richtig?
• für jeden Feiertag oder Abwesenheitstag wird ein 5tel (5-Tage-Woche) der Zeit “gutgeschrieben”, sodass er die Zeit “gearbeitet” hat: ah ok, die Abwesenheiten Krankheit und Urlaub würdest du hier drin verbuchen, verstanden. 

Klingt für mich erstmal stimmig außer für die Teilzeit-Fälle, bei denen das ganze dann keine 1/5 Rechnung sein kann, sondern etwas entsprechendes und bei Werkstudenten, Minijobbern & Co. geht das auch nicht auf, aber das meinst du vermutlich mit “95%”.

VG!

Hi @Nina Hellmann ,

danke für das Feedback. 
Genau so ist es. Die Grundidee dahinter ist: wenn ein Mitarbeiter Wochenstunden von 40 hat, sollte er bei richtiger Pflege 40 erreichen. (Vermutlich würde man den Rahmen auf 36 Stunden setzen, sodass man auch Arbeitsstunden abbauen kann)

Ja, genau die Gruppe ist das „Problem“. Evtl. kann man das abmildern, indem man sagt, dass 30 Stunden ein 4tel gerechnet wird. Mal schauen  

Danke nochmal, Nina. 
Viele liebe Grüße! 

@BEC Hi Björn, verstanden - klingt richtig gut! Frage mich gerade, ob man entsprechend deiner Logik nicht auch das Problem abhandeln könnte, was hier in der Community auch häufiger Gegenstand von Diskussionen ist, nämlich, dass sich User eine Art Alarm oder Reminder wünschen für den Moment, in dem jemand seine Sollarbeitszeit (extrem) überschreitet. In Deiner Logik könnte das dann so etwas wie das 6/5 sein oder 48 Stunden? 

Und was mir noch durch den Kopf ging: was machen Leute, bei denen nicht 40 Wochenstunden die Regel sind, sondern z.B. 37,5? VG!

Guten Morgen,

super Idee, @BEC .

Wenn das Tool fertig ist, lässt es sich an gewissen Schnittstellen dann ja ggf. modifizieren, also dass man eben das Stundenmodell eingeben kann und dann die Berechnung anteilig erfolgt. Die Daten liegen ja in Personio vor. Oder wäre das nicht möglich?

Beste Grüße

Dash

@Nina Hellmann Ja, genau. Das könnte man genau so modifizieren, dass man sofort eine Übersicht von Unterstunden und Überstunden bekommt.
Zu den Stunden: Ich würde eine ± von Beispielsweise 10% einrechnen, sodass die Range sich dynamisch anpasst.
@Dash Ich wünschte man könnte das. Leider bildet das die Schnittstelle aktuell nicht ab. Diese ist leider noch etwas limitiert in der Hinsicht. ABER: Es arbeiten bei Personio aktuell fähige Entwickler an der Schnittstelle und evtl. kann man in Zukunft die Funktionalität nutzen. Wir dürfen darauf hoffen :) 
 

Danke für Euer Feedback und das Durchdenken der Idee.

@BEC Klingt super in meinen Ohren!

@BEC Ist bereits absehbar, wann dein Programm verfügbar wäre? Oder ist das ein Report, den wir uns selber erstellen können? Falls ja, wie ginge das. Wir haben leider auch das Problem, dass wir keinen Überblick haben darüber, wer jetzt noch Arbeitszeiten eintragen muss. 

@BEC @Selina Das Thema ist auch für uns äußerst relevant. Gibt es hier schon neue Infos? Steht das auf irgendeiner Roadmap? (Sollte Bec nun wirklich nicht in seiner Freizeit machen müssen. )