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Wie erstellt man ein Arbeitszeitenmodell, bei dem 40 Stunden flexibel zwischen Montag-Sonntag gearbeitet werden?

Laura Marie
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Liebe Community, 

zu Anfang Januar werden wir zwei neue MA einstellen, welche für unser Sales Team die Messen planen und durchführen. Sie haben eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden, Überstunden sollen erfasst werden, eine bestimmte Anzahl wird am Ende des Monats abgegolten. 

Folgende Herausforderung: An “normalen” Wochen werden sie von Mo.-Fr. im Büro sein und die Messen planen. An vielen anderen Wochen werden sie z.Bsp von Mi.-So. oder Mo.-Di. und Fr.-So. arbeiten, da am Wochenende eine Messe stattfindet. Die Arbeit am Wochenende ist dann ganz normal als Arbeitszeit zu sehen. 

Wie kann ich ein solches flexibles Modell erstellen, bei dem nicht “vorbestimmt” ist, an welchen Tagen gearbeitet werden muss? 

Herzlichen Dank für eure Hilfe und Liebe Grüße

Laura

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Beste Antwort von Lena 8 December 2021, 17:46

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8 Antworten

Lena
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Liebe @Laura Marie,

Bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten empfiehlt es sich die Wochenstunden (eg. 40h) gleichmäßig auf alle Arbeitstage zu verteilen (Mo-So 5,71 Std). Die Arbeitszeit muss auf alle Tage verteilt werden, an denen die Mitarbeitenden ins Büro kommen können, damit die Anwesenheitszeiten und Abwesenheiten korrekt erfasst werden können.

Anwesenheitserfassung
Handelt es sich um einen Mitarbeitenden mit fixem Lohn, bei dem Über-und Unterstunden berechnet werden, so trägt er/sie an den Tagen, an denen er/sie arbeitet einfach die Stunden ein. An Tagen an denen nicht arbeitet wird, muss von 0 bis 0 Uhr, eingegeben werden, damit die Über-und Unterstunden korrekt verrechnet werden. Es ist bspw. auch möglich die 0 Stunden an Samstagen und Sonntagen zu importieren, oder wöchentlich zu kopieren, dass dies die Standard Eintragung ist und sie es bearbeiten, wenn sie mal an einem Wochenendtag arbeiten.

Abwesenheitsart Einstellung
Option 1: Wenn sie ein normales Kontingent erhalten, achtet bitte bei den Einstellungen der Abwesenheit darauf, dass die Gültigkeitseinstellung Mo-Fr ist.
Option 2: (Empfohlen, um Anwesenheitsziel korrekt zu halten): Sofern sie auch an den Wochenenden Urlaub nehmen sollen, muss die Gültigkeitseinstellung der Abwesenheitsart auch entsprechend eingestellt sein (zb. Mo-So) und sie müssten einen anteilig höheren Urlaubsanspruch erhalten.


Unter folgendem Link zu unserem Helpcenter, findest Du weitere Informationen zum Thema flexible Arbeitszeiten: Best Practice: Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten

Testet das gerne aus und gib mir Bescheid, sollten bei Euch manche Parameter, wie beispielsweise Fixgehalt oder Stundenlohn anders sein. :)

Liebe Grüße,
Lena

Laura Marie
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Hallo @Lena, 

danke für deine Antwort. 

Allerdings lässt sich das Modell aus irgendwelchen Gründen so nicht speichern. 

So war es von deiner Seite aus gemeint oder?

Liebe Grüße

Laura

Lena
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Hallo @Laura Marie,

ich habe mir die Eingabe angesehen. Im Screenshot sind 5:71 angegeben, es müssten 5:43 sein.
5,71h habe ich im digital Format angegeben. 5h sind klar und 0,71h entsprechen 42,6 Minuten.

Gib mir Bescheid, ob es damit geklappt hat. :) 

Liebe Grüße,
Lena

C
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@Laura Marie Du musst dann nur beachten wie du Abwesenheiten anlegst. Wenn du die mit einem ganzen Tag anlegen würdest würde das genau die 5:43h gelten. Das würde aber sicher normalerweise nicht zu Krankheit/Urlaub passen, da das ja den Wert ergeben muss, den der Mitarbeiter “normalerweise an dem Tag gearbeitet hätte”. Da wäre vielleicht die stundenweise Abwesenheit eine Lösung. Aber da müsstet ihr schauen wie ihr das genau festlegt.

Eine andere Option wäre dass wenn die meisten Leute Mo-Fr arbeiten und das Wochenende eher die Ausnahme ist, dann von Mo-Fr die Stunden einträgst, dann ist Urlaub in der Zeit z.B. bei einem 40h-Tage immer 8h lang - was i.d.R. ein passender Durchschnitt ist. Wie macht ihr das wenn jemand am Wochenende krank ist oder Urlaub hat, bekommt er dann die Stunden gutgeschrieben? Wenn nicht, würde das so gut funktionieren. Wenn doch müsste man testen ob man dort stundenweise Abwesenheiten buchen kann die dann auch als Überstunden gewertet werden. Tageweise Abwesenheiten am Wochenende würden nicht als Überstunden gewertet wenn diese am Wochenende sind und man Mo-Fr als Arbeitstage angegeben hat. 

Gibt es für die Sonntagsarbeit bei euch dann eine offizielle Ausnahmeregelung, denn laut Arbeitszeitgesetz muss es entweder eine Genehmigung dafür geben oder sehr dringende spezifische Gründe die dann auch dokumentiert werden müssen.

Lena
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Vielen Dank für Deine Ergänzung @Chipmunkie. Das ist in der Tat wichtig zu beachten! :) 

@Laura Marie konnten wir Dir bereits weiterhelfen?

Liebe Grüße,
Lena

Laura Marie
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Hallo @Lena und @Chipmunkie 

herzlichen Dank für die Hilfe. Ich habe das Modell nun anlegen können und im Januar testen wir es - zusammen mit der Abwesenheit und dem Urlaubsanspruch. 

Ich melde mich, sollte dann nochmal etwas aufkommen. 

Liebe Grüße

Laura

S
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Hi @Lena,

es wäre doch super, wenn Personio bei den entsprechenden Feldern z.B. 5,71h automatisch in 5:43 umrechnen würde, oder? Da kann man sonst leicht Fehler machen, die vielleicht längere Zeit nicht bemerkt werden und zu Ungunsten von Mitarbeiter oder Arbeitgeber sind.

 

 

Charlotte W.
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Hello @Laura Marie @Chipmunkie @swiss, 

I am one of the product managers for time management in Personio, and we are currently conducting interviews to learn more about how people use working schedules in Personio.

If you manage working schedules in Personio, we’d love to get your opinions on this - set up some time here to chat! (Interview can be conducted in either German or English). 

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