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Antwort

Wie ist eure Richtlinie für Urlaub eingestellt?

  • May 26, 2025
  • 7 Antworten
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mku
Communicator
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Liebe Community,

seit Jahresbeginn nutzen wir Personio. Im Rahmen der Implementierung wurden die Abwesenheiten von uns angelegt und von Personio geprüft. Nun sind wir über einen eventuellen Fehler in der anteiligen Berechnung gestolpert. Wir haben nun erstmals das Kontingent für GdB zugewiesen und hier irritiert der Anteil. Auf der Suche nach einem Best-Practice-Beispiel wurde ich im Help Center leider nicht fündig - dort wird nur die Funktionsweise der verschiedenen Einstellungen erläutert.

Ich hoffe auf die Schwarmintelligenz, da es beim Support aktuell etwas dauert und würde mich freuen, wenn ihr einmal eure Einstellungen der Abwesenheitsrichtlinie teilt.

Unser Ziel ist, dass es automatisch und compliant ist. Entsprechend der gesetzlichen Rahmen. Konkret bspw. die Wartezeit oder nur volle Monate erzeugen Anspruch.

Wir nutzen derzeit drei Kontingentregeln: Standard-Anspruch 30 Tage p. a.; Anspruch GdB > 50 und Manuell (für kurze Anstellungen).

Besten Dank im Voraus und viele Grüße

Gern teile ich die Einstellungen der beiden Richtlinien:

 

Beste Antwort von Advaita

Hallo ​@mku ,

Deine Frage habt ihr fast schon selber richtig beantwortet 😊

Damit Du nur Anspruch für volle Monate bekommst, ist die monatlich anteilige Berechnung die korrekte Wahl. Bei der täglichen wird, wie Du schon festgestellt hast, wirklich genau jeder Tag berechnet. 

Die Wartezeit wiederum ist jetzt etwas “schwierig”. Der Anspruch wird hier immer nach genau einem Monat vergeben. Das System schaut während der Wartezeit also nicht auf die anteilige Berechnung. Nach der Wartezeit, wenn der restliche Anspruch berechnet wird, wird dann die anteilige Berechnung aber wieder mit einbezogen. Hier würde der restliche Anspruch also “niedriger” ausfallen.

Beispiel:

Anstelldatum 15.01.2025, 30 Tage pro Jahr:

  • Für die ersten 6 Monate, bis zum 14.07., werden immer 2,5 Tage vergeben.
  • Der restliche Urlaub, der dann vergeben wird, sind (je nach Rundungsregel) 12,5 Tage.
  • Zusammen 27,5 Tage (die 2,5 Tage für den Januar fehlen).

Liebe Grüße 🌻

Johanna 

7 Antworten

A
Helping Hand
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Hi ​@mku,

hast du ein konkretes Beispiel? Dann kann ich es vielleicht besser nachvollziehen. Bei eurer Standardrichtlinie (30 Tage) passt alles? Bei der GdB-Richtlinie ist ja alles gleich eingestellt. Du meinst mit Anteil, dass der MA bei einer unterjährigen Anstellung nicht die richtige Anzahl an Urlaubstagen bekommt, richtig?

Wir haben die Einstellungen fast gleich, nur haben wir die Wartezeit deaktiviert und die anteilige Berechnung (Beschäftigungsanfang/-ende) monatlich. Daher schätze ich die Richtlinie selbst als korrekt ausgefüllt ein. Sind alle anderen Attribute, wie z.B. Antrittsdatum, etc., richtig ausgefüllt?

Viele Grüße
Angelika

Dash
Lucie B
mku
mku
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  • May 27, 2025

Hej ​@Angelika_Rems-Murr-Kreis, 

vielen Dank für die rasche Antwort!

Sehr gern. Die Screens vom Beispiel packe ich unten dazu. 

  • Gesetzt in Ersteintritt & Anstelldatum ist 15.04.2025. 
  • Start Richtlinie ist “Anstelldatum” (bis jetzt)

Ich glaube, dass dann vermutlich der Faktor täglich vs. monatlich auslöst, dass die Berechnung am 15.4. startet und nicht am 1.5.?

Oder ich sehe hier den Wald vor lauter Bäumen nicht? 🙈

Manchmal glaube ich, dass die Wartezeit auch hätte lieber deaktiviert sein sollen - sorgte schon ab und an für Verwirrung. Zudem gibt es dann doch des Öfteren individuelle Absprachen, wenn neue Mitarbeiter:innen mit geplanten Urlauben anfangen.

Kann eigentlich irgendwie eine Richtlinie smart verändert werden? Also die Warnung ignoriert, da sie ja zugewiesen sind.

Viele Grüße und besten Dank!

 

 

Lucie B
A
Helping Hand
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Guten Morgen,

ohne es jetzt genau nachgerechnet zu haben, schätze ich, dass es, wie du vermutest, an der täglichen Berechnung hängt. Es wird so auf jeden Fall ab dem 15.04. täglich gerechnet und wie ich vermute, dann eben auch nicht pauschal mit 0,5 Monate, sondern die tatsächlichen Arbeitstage vom 15.04. bis Ende April.

Rechne es mal durch und sag gerne Bescheid, ob es damit dann hinhaut.

VG Angelika

Dash
Lucie B
mku
mku
Communicator
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  • May 28, 2025

Hallo, ich bin nun doch total verwirrt. Die Richtlinie habe ich ändern können, da sie nur wenigen Personen zugewiesen war, habe ich sie für diese erstmal gelöscht und konnte die bestehende Richtlinie anpassen zu:


Anteilige Berechnung am Beschäftigungsanfang
Monatlich anteilig
Anteilige Berechnung am Beschäftigungsende
Monatlich anteilig
 

Danach habe ich es den Personen wieder hinzugefügt:
-    Bei vollen Monaten (Beginn bspw. 1.1.) kein Problem
-    Bei halbem Monat (wie im vorherigen Bsp. Beginn 15.4.) leider weiterhin falsch


Personio schreibt weiterhin am 14.05.2025 den Anteil gut und nicht erst am 01.06.2025 bzw. noch gar nicht, da in Zukunft.


Ich werde mal das Support-Ticket dahingehend aktualisieren 😅


Viele Grüße

Lucie B
Ehem. Community Moderator*in
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  • Ehem. Community Moderator*in
  • June 30, 2025

Hi ​@mku, 

konntet Ihr dieses Thema mittlerweile für Euch klären? 

Viele Grüße
Lucie

Ehemalige Community Managerin @ Personio
mku
Advaita
Community Moderator
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  • AdvaitaCommunity Moderator
  • Community Moderator
  • Antwort
  • July 9, 2025

Hallo ​@mku ,

Deine Frage habt ihr fast schon selber richtig beantwortet 😊

Damit Du nur Anspruch für volle Monate bekommst, ist die monatlich anteilige Berechnung die korrekte Wahl. Bei der täglichen wird, wie Du schon festgestellt hast, wirklich genau jeder Tag berechnet. 

Die Wartezeit wiederum ist jetzt etwas “schwierig”. Der Anspruch wird hier immer nach genau einem Monat vergeben. Das System schaut während der Wartezeit also nicht auf die anteilige Berechnung. Nach der Wartezeit, wenn der restliche Anspruch berechnet wird, wird dann die anteilige Berechnung aber wieder mit einbezogen. Hier würde der restliche Anspruch also “niedriger” ausfallen.

Beispiel:

Anstelldatum 15.01.2025, 30 Tage pro Jahr:

  • Für die ersten 6 Monate, bis zum 14.07., werden immer 2,5 Tage vergeben.
  • Der restliche Urlaub, der dann vergeben wird, sind (je nach Rundungsregel) 12,5 Tage.
  • Zusammen 27,5 Tage (die 2,5 Tage für den Januar fehlen).

Liebe Grüße 🌻

Johanna 

Lucie B
mku
mku
Communicator
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  • July 10, 2025

Hallo ​@Advaita, vielen Dank fürs rund machen 😊

Die Frage ist geklärt ​@Lucie B und unsere Wissensdatenbank um eine Info reicher 😅

Danke euch und viele Grüße

Marcel

Dash
Advaita
Lucie B
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