Also bei den Abwesenheiten am besten einen Abwesenheitsgrund unbezahlter Urlaub erstellen. 

Wir nutzen neben einer gesonderten Abwesenheit auch die Funktionalität “Auszeit” dafür, dann berechnet sich der automatisch Lohn anteilig und ab über einem Monat wir auch der Urlaubsanspruch automatisch angepasst. Man muss nur darauf achten, dass das merkwürdige Auswirkungen auf die Berichte hat, weil die MA dann zum Beispiel nicht in FTE zählen (aber nur an Tagen, an denen Sie nicht da sind, öffnet man den Bericht an einem anderen Tag sind diese wieder drin) und außerdem werden sonstige Zahlungen ebenfalls anteilig gekürzt, was etwas nervig ist.

@MartinaW Es braucht eine hinterlegte Abwesenheitsart “unbezahlter Urlaub” (z.B.), um in den An- und Abwesenheiten genutzt werden zu können. Wenn die dann entsprechend angelegt ist, kannst Du auch dafür sorgen, dass die so gepflegten Zeiten nicht bzw. mit € 0,00 in die Gehaltsabrechnung einfließen. VG!

Hi @MartinaW, 

haben Dir die Kommentare der anderen Mitglieder weitergeholfen? Markiere gerne einen als “beste Antwort”. :) 

Sehr schön, dass jeder an einen anderen Teil denkt. :) 

Wenn ich es richtig verstehe, möchtet ihr keine Auszeit einstellen, richtig? - Damit würde sich das Gehalt automatisch anteilig der Tage reduzieren und auf 0 gehen, wenn in einem Monat gar nicht gearbeitet wird.

Was das Gehalt auf 0 setzen, ohne Auszeit, angeht, kannst Du so vorgehen, wie ich es in diesem Post beschrieben habe: 

Helfen Dir die Tipps zum unbezahlten Urlaub für die Anwesenheitserfassung schon weiter? 

Liebe Grüße
Lena

Liebe @Nina Hellmann,

wie meinst du “...auch dafür sorgen, dass die so gepflegten Zeiten nicht bzw. mit € 0,00 in die Gehaltsabrechnung einfließen..”?

• Den Abzug (z.B. 1 Tag unbezahlter Urlaub) muss ich manuelle errechnen?
• Wie kann ich es in Personio darstellen (das Gehalt für einen Monat anpassen?)?
• Oder nicht in Personio darstellen und im Abrechnungsprogramm (bei uns DATEV)?

Ganz lieben dank vorab Maria

@Maria_1234 Liebe Maria, sorry für meine langsame Rückmeldung. In dem o.g. Beispiel ging es ja um UNbezahlten Urlaub, d.h. ein auf diese Art genommener (unbezahlter) Urlaubstag, sollte auch nicht vergütet werden, d.h. die Kolleg:innen aus der Gehaltsabrechnung müssen eine Info bekommen, dass für diesen einen Tag kein Gehalt gezahlt werden soll. Diese Info bekommen sie quasi automatisiert, wenn der MA, der (unbezahlten) Urlaub genommen hat, diesen auch über ein solches Kontingent genommen hat und nicht über einen “ganz normalen” Tag Urlaub, der ja vergütet werden müßte. 

Konkret zu deinen Fragen:

• Den Abzug (z.B. 1 Tag unbezahlter Urlaub) muss ich manuelle errechnen? - Wenn Du die Gehälter abrechnest und es keine Kategorie “unbezahlter Urlaub” in Personio bei Euch gibt, dann musst Du manuell rechnen, ja. Daher wäre es ja besser, wenn es die Kategorie gäbe.
• Wie kann ich es in Personio darstellen (das Gehalt für einen Monat anpassen?)? wie gesagt: ich würde es gar nicht dazu kommen lassen, dass das Gehalt manuell im Einzelfall angepasst werden muss, sondern ich richte immer eine Rubrik “unbezahlten Urlaub” ein, die derjenige nehmen kann und der so genommene Tag taucht dann bei Payroll als nicht zu vergüten auf. Wenn Ihr das so (bisher) nicht macht, kannst Du im Prozess der Gehaltsabrechnung auch noch manuell intervenieren, aber dann musst Du natürlich auch vorher manuell ausrechnen, was Du für den einen Tag abziehen musst? Habt Ihr eine interne Payroll oder arbeitet Ihr mit einem Steuerberater zusammen?
• Oder nicht in Personio darstellen und im Abrechnungsprogramm (bei uns DATEV)? - das klingt als würdet Ihr in Personio lediglich die vorbereitende Abrechnung machen und mit DATEV das tatsächliche Abrechnen. Ich würde das administrative in dem Fall (wie oben beschrieben) immer in Personio abbilden (also den unbezahlten Urlaub als eine Rubrik) und manuelles vermeiden. Aber wenn das doch nötig wird, kannst Du es sowohl in DATEV als auch in Personio (je nachdem, wo Ihr die Abrechnung tatsächlich macht) auch manuell korrigieren.

Hoffe, ich konnte Dir helfen? Wenn noch Fragen offen sind, meld Dich gern nochmal. VG!

Liebe @Nina Hellmann , deine Antwort war total schnell :-) 

• Ich habe die Kategorie Unbezahlter Urlaub angelegt (Screenshot). 
• Beim betroffenen MA hab ich auch die Abwesenheit “Unbezahlter Urlaub” hinterlegt.
• Allerdings kommt es in der Lohnbuchhaltung (in Personio) nicht zum Abzug, nur unter den Abwesenheiten ist der unbezahlter Urlaub hinterlegt. im Gehaltsreiter des MA ist auch kein Abzug ersichtlich (=gleiche Gehalt wie in Vor- und Folgemonaten.

→ Wie hast du die Kategorie angelegt? (Meine Einstellung siehst du im Screenshot). 

Ich danke dir vorab schon ganz dolle Maria

@Maria_1234 Hallo Maria, jetzt verstehe ich, was du meinst. Sorry, da hab ich Dich missverstanden. Personio reicht aktuell nur die Fixgehälter unmittelbar in die Lohnbuchhaltung weiter, d.h. nur wenn sich das Fixgehalt ändert, wird das automatisiert weitergegen.

Alle anderen Maßnahmen, die zu einer Anpassung des Gehalts führen (sollten), müssen manuell an das abrechnende System weitergegeben werde. Das betrifft z.B. Elternzeiten, Kind krank, unbezahlter Urlaub, etc. … :( Ziemlich unglücklich, glaube es wird dran gearbeitet. VG!