Hey Valentina, 

wie genau bildet ihr das denn ab? Habt ihr für Zeitausgleich eine Abwesenheit eingestellt? Wenn ihr da ein Kontingent hinterlegt habt, dann sollte eigentlich eine Warnung erscheinen, wenn jemand einen Tag einreicht und kein Kontingent dafür hat. 

Dazu brauchst du aber eine Kontingentregelung für jeden Mitarbeiter, die dürfen nicht unbegrenzt die Abwesenheit eintragen. (Die Kontingentregelung sollte dann wohl standard mäßig bei 0 sein, das muss man mal testen ob das geht). 

“Anwesenheit während der Überstunden werten” ist etwas anderes. Das ist nur der Schalter, ob das eine echte Abwesenheit oder eine rein physische Abwesenheit ist. Also Beispiel: Wenn du “Home Office” als Abwesenheit einstellst, dann willst du ja nicht, dass Arbeitszeit die während der Abwesenheit “Home Office” eingetragen wird als Überstunden gilt, da Home Office eine reine physische Abwesenheit ist. Wenn jemand aber während bezahlten Urlaubs arbeitet, dann sind das Überstunden. 

Hi Pauline,

danke dir für die Rückmeldung.

Wir haben ZA als Abwesenheit definiert und eine Kontingentregel mit 0 Tagen hinterlegt.

ZA muss bei uns nur für gesamte Tage (wie Urlaub) beantragt werden, einzelne Stunden sind nicht freigabepflichtig.

Ich habs gerade nochmal getestet - ZA kann beantragt werden, auch wenn kein Anspruch besteht, also weder per Kontingent hinterlegt noch in Form umgewandelter Überstunden. Es kommt also leider keine Warnung, wenn man ohne Kontingent beantragt.

Gibt’s noch eine Möglichkeit, das übers Kontingent einzustellen? Übersehe ich da etwas in den Einstellungsoptionen?

Hey @ValentinaH,

du hast recht, ich bin erschrocken. Ich war der Meinung, dass es früher eine Warnung dann zumindest gab, dass man dann einen negativen Kontostand hat. Aber das scheint nicht mehr so zu sein. 

Dann weiß ich leider auch nicht weiter, sieht für mich aus, als hat Personio da geschlafen. es sollte irgendwie eine Warnung kommen...

Hi @PaulineSch,

oh no, erschrecken wollte ich dich nicht :)

Ich bilde mir auch ein, dass es früher einen Hinweis gab, scheint aber nicht so zu sein. Danke dir jedenfalls fürs Mit-Behirnen!

Vielleicht weiß doch jemand mehr als wir?

Leider habe ich auch keine Idee. Ich hab es in der Genehmigungskette jetzt so gelöst, dass ich alle Anfragen nach Genehmigung des Vorgesetzten erhalte und dann die Zeitumwandlung mache. Dann kann mir keiner durch die Lappen gehen. Ist aber nicht die Endlösung. Ich finde es schade, dass nicht direkt bei Genehmigung die entsprechenden Stunden abgezogen werden. 
 

lg Sabine

Hi @ValentinaH ,

vielen Dank für Deine Frage.  

Innerhalb von Personio gibt es prinzipiell zwei Optionen, Überstunden abzubauen:

Variante 1: Umwandlung der Überstunden in/auf eine Abwesenheitsart 

Um die Überstunden in eine Abwesenheitsart umwandeln zu können, bedarf es folgender Schritte: 

• Schritt 1: Erstelle ein 0-Tage-Kontingent in der Abwesenheitsart "Überstundenabbau" nhier einfügen um welche Abwesenheitsart es sich handelt]. 
  Navigiere dazu in die Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Abwesenheit > "Überstundenabbau" > Editieren und setze Kontingentbildung aktivieren? auf "Ja". 

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Bitte wähle unter Tage aus Vorjahr übertragen aus, ob und wenn ja, bis wann, Tage mit in das neue Jahr übertragen werden dürfen. 

Konfiguriere dann über Neues Kontingent anlegen ein Kontingent von 0 Tage:

Schritt 2 und 3 der Konfiguration sind in diesem Fall nicht von Belangen, da Du hier ein Kontingent von 0 Tage vergibst.

• Schritt 2: Navigiere nun in die Mitarbeiterliste und wähle alle Mitarbeiter*innen aus, welche die Abwesenheitsart "Überstundenabbau" beantragen dürfen. Informationen dazu findest Du in unserem Helpcenter Artikel Funktionen der Mitarbeiterliste.
  
  Wähle anschließend über das Feld Aktionen die Option Regelung zur Kontingentbildung ändern: 

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Wähle hier nun die entsprechende Abwesenheitsart aus und weise die neue Kontingentregel zu: 

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• Schritt 3: Navigiere in ein Mitarbeiterprofil, welches Überstunden generiert hat, die umgewandelt werden sollen. Klicke auf den Anwesenheitsreiter > Über-und Minusstunden > Weitere Details. 
  Hier kannst Du die Überstunden in Urlaubszeit anrechnen lassen. 

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Wähle bei Umwandeln zu die entsprechende Abwesenheitsart aus:

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Hier hast Du die Möglichkeit, die Anzahl der umzuwandelnden Stunden sowie die Anzahl der resultierenden Urlaubstage zu hinterlegen. 

Der Faktor 1 bedeutet, dass 8 Überstunden in einen freien Tag umgewandelt werden.

Selbstverständlich hast Du die Möglichkeit, diesen an Eure internen Regelungen anzupassen. In der folgenden Tabelle findest Du häufig verwendete Faktoren:

Die Faktorberechnung ist unabhängig vom hinterlegten Arbeitszeitmodell. Dies bedeutet, dass unter Verwendung des Umwandlungsfaktors 1 auch für einen Mitarbeiter, der nur 4 Stunden pro Werktag arbeitet, 8 Überstunden benötigt werden um einen ganzen freien Tag zu erzeugen. Wenn Du dies nicht möchtest, passe den Faktor bitte entsprechend an.

Folgende Formel wird für die Berechnung des Faktors herangezogen:

8 / x = Faktor (mit x= Anzahl der Stunden, die für einen freien Tag benötigt werden)

Noch ein Hinweis: Für die Umwandlung der Überstunden in Urlaubszeit ist es notwendig, dass entweder die Mitarbeitenden das Bearbeitungsrecht auf die eigene Anwesenheit erhalten, oder die Umwandlung der Überstunden von Admins oder anderen Mitarbeitenden mit Bearbeitungsrecht für Anwesenheiten (z.B. HR-Manager*innen, Vorgesetzte) durchgeführt wird. 

Bitte beachte, dass das Bearbeitungsrecht mit weiteren Zugriffsrechten wie der Anpassung des Arbeitszeitmodells sowie dem Eintragen, Ändern und Löschen von Anwesenheitszeiten und Überstundenkonten ohne Genehmigung einhergeht. 

• Schritt 4: (Ergebnis)Nach dem Abspeichern der Einstellungen werden dem/der Mitarbeitenden die freien Tage im Reiter Abwesenheit in der gewählten Abwesenheitsart gutgeschrieben: 

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Variante 2: Zeitsparende Alternativen

• Option 1: Keine Aktivierung von automatischen Minusstunden im Arbeitszeitmodell:
  Alternativ ist es möglich, das Überstundenkonto durch die Eintragung von 0:00 - 0:00 zu reduzieren. So wird das Überstundenkonto automatisch um die für den jeweiligen Tag im Arbeitszeitmodell hinterlegten Stunden verringert. Zusätzlich können die Mitarbeitenden die Abwesenheitsart "Freizeitausgleich" eintragen, damit die Abwesenheit für Kolleg*innen sichtbar ist und auch ein Reporting möglich ist.
  
  Wichtig ist hierbei, dass für Abwesenheitsartkein Kontingent aktiviert wird und die Einstellung Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten auf "Nein" gesetzt ist. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden selbstständig das Überstundenkonto ausgleichen. 

• Option 2: Aktivierung der automatischen Minusstunden im Arbeitszeitmodell:
  Wenn im Arbeitszeitmodell die automatischen Minusstunden aktiviert werden, ist die Eintragung von 0:00-0:00 Stunden an einem Arbeitstag hinfällig. Personio reduziert das Überstundenkonto an einem Arbeitstag ohne Stundeneintragung automatisch um den Wert, welcher im Arbeitszeitmodell hinterlegt ist.
  
  In diesem Artikel wird die Funktion der automatischen Minusstunden genauer beschrieben und im Abschnitt "4. Berechnung von Überstunden auf der Basis der täglichen Arbeitszeit (mit automatischen Minusstunden)" wird erklärt, wie diese konfiguriert werden. Bitte beachtet dabei die Hinweisboxen!
  
  Eine Änderung des bestehenden Arbeitszeitmodells ist rückwirkend, daher empfiehlt sich eine Kopie und Zuweisung der Kopie ab Stichtag X, z.B. ab dem 01.01.2023.

Liebe Grüße

Lydia

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Hi @Core 1 Support Team ,

danke euch für die Ausführungen - wir haben alle Einstellungen genau so hinterlegt wie beschrieben, deshalb lösen sie - befürchte ich - leider nicht mein Problem.

Da ein gesamter Tag ZA bei uns bewilligungspflichtig ist (genauso wie Urlaubstage), können wir die Option der automatischen Minusstunden bei ganztägigem ZA leider nicht nutzen.

Ich würde gerne eine Barriere einstellen, die es verhindert, dass die MA einen ganzen Tag Zeitausgleich als Abwesenheit beantragen können, obwohl noch keine Überstunden zu Zeitausgleich umgewandelt wurden. Sie können quasi unbemerkt ins Minus gehen, wenn dies nicht jeweils manuell überprüft wird, vom System her bekommt der/die MA keine Warnung, dass er/sie kein Guthaben (sei es in Form eines Kontingentes oder in Form umgewandelter Überstunden) hat, um diesen Zeitausgleich zu beantragen.

Gibt es die Möglichkeit, das irgendwo einzustellen?

Hallo Zusammen,

wir haben dasselbe Problem wie ValentinaH - ich meine auch, dass früher in irgendeiner Form “gewarnt” wurde, wenn ZA mit zu geringem Überstunden-Polster beantragt wurde. 

Eine automatische Warnung wäre toll. ODER: dass immer erst genügend Überstunden umgewandelt werden MÜSSEN, bevor ZA beantragt werden kann.

Ist da etwas machbar?

Hallo @ValentinaH,

wie unterscheidet sich denn bei euch der Prozess zwischen dem ZA einzelner Stunden und ganzer Tage, wenn du schreibst, dass einzelne Stunden nicht freigabepflichtig sind? Wie genau läuft es bei euch ab, wenn ein Mitarbeitern einzelne Überstunden nehmen kann? Wir haben bisher die automatischen Minusstunden, wodurch einzelne Stunden einfach abgezogen werden aber damit können dann natürlich auch ganze Tage einfach genommen werden, was wir gerne ändern wollen.

Hi @Annika Proske,

innerhalb eines Monats können die MA ihre Zeit frei einteilen, also z.B. an einem Tag Mehr- oder Überstunden machen und dann am nächsten Tag “Minusstunden”, die sich durch die vom Vortag ausgleichen. Hier gibt’s bei uns keinen Freigabeprozess, das ist selbstverwaltet.

Möchte ein MA einen ganzen Tag Zeitausgleich nehmen, müssen die Stunden zuerst als Überstunden erarbeitet werden, dann vom Überstundenkonto zu ZA umgewandelt und dann als ganzer Tag beantragt werden (wie Urlaub). Dieser Tag kann aber auch beantragt werden, wenn zuvor keine Überstunden auf das ZA Konto übertragen wurden. Da wäre eine Warnung gut bzw. eine Einstellung, die das verhindert.

Genau so, wie ValentinaH es beschreibt, läuft es bei uns auch ab. Deshalb war die Warnung ja gut… oder eben eine Einstellung, dass ERST die Umwandlung erfolgen muss und dann erst ZA beantragt werden kann. Das würde verhindern, dass nicht genügend Std. vorhanden sind, ZA trotzdem gewährt wird...

Hi,

wir würden das Thema Überstundenkonto umwandeln komplett automatisieren (aushebeln), sodass alle Überstunden ohne manuellen Übertrag in unserer Abwesenheitsart “Zeitausgleich” vom MA beantragt werden können und der MA die gemachten Überstunden in der Abwesenheitsart von vornherein als Saldo angezeigt werden.

Das manuelle Freigeben/Umwandeln der Überstunden ist für uns ein unnötiger und zugleich aufwändiger Arbeitsschritt, da alle in Freizeit umgewandelt werden.

Wir wollen aber nicht, dass die MA ihre Anwesenheit selber bearbeiten dürfen, weil wir sonst Wildwuchs befürchten.

Wie können wir das lösen? Und wenn es nicht geht, bitte ich möglichst viele User um ein Upvote :-)

danke

vg

Eduard

Bei uns läuft das etwas anders: es gibt die Möglichkeit, Überstunden in Zeitausgleich umzuwandeln oder sie ausbezahlt zu bekommen. 

Rein theoretisch müsste es doch anhand dem hinterlegten Arbeitszeitmodell möglich sein, dass bei genehmigtem Zeitausgleich automatisch entsprechend viele Std. umgewandelt werden? 

Viele Grüße,

Sana

Danke @Sana 

Die Möglichkeit gibts grundsätzlich schon auch, aber der Standard ist in Freizeit ausgleichen. Es wäre schon geholfen wenn es einfach zusätzliche Checkboxen in der Konfiguration gäbe:

• alle Überstunden automatisch einer Abwesenheitart gutschreiben - Abwesenheitsart: <AUSWAHLFELD>
• alle Überstunden automatisch ausbezahlen

Die Alternative mit den Arbeitszeitmodellen wäre auch ein guter Lösungsansatz.

Was halt wieder eine Einschränkung ist, ist dass man die Anzahl der Stunden definieren muss. Da wäre wiederum Checkboxen wie oben beschrieben hilfreich

vg

Eduard

Hallo @eduards 

das mit den Checkboxen wäre auch eine tolle Lösung - allerdings unbedingt individueller!

Ich meine damit, nicht nur standardmäßig “alle Ü.-Std. automatisch gutschreiben” oder “alle Ü.-Std. automatisch ausbezahlen”. Wir haben MA, welche ein paar ihrer Ü.-Std. in Zeitausgleich umwandeln und ein paar dann ausbezahlt haben möchten. Je nach Menge der angelaufenen Std., je nach MA und Monat - einfach sehr individuell.

Wird denn an diesem Thema aktuell gearbeitet? Weiß das jemand?

Viele Grüße,

Sana