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Zeiterfassung: Bewertung nur innerhalb definierter Zeitrahmen (Rahmenarbeitszeit) möglich?

  • January 25, 2026
  • 3 Antworten
  • 41 Aufrufe
A
First Steps

Hallo zusammen,

wir sind umgestiegen von einem alten Zeiterfassungssystem, in dem wir ein Rahmenarbeitszeit-Prinzip nutzen konnten:

➡️ Es wurde nur Zeit zwischen z. B. 08:00–17:00 Uhr für die Arbeitszeit gewertet.

➡️ Wenn außerhalb dieses Zeitrahmens gestempelt wurde (z. B. um 07:30 oder 17:30), musste ein Antrag auf Genehmigung gestellt werden, damit diese Zeiten berücksichtigt werden.

 

In Personio können Mitarbeitende sich aktuell rund um die Uhr einstempeln (00:00–24:00 Uhr), und die Zeiten werden so übernommen. Wir finden aber keine Möglichkeit, die Zeiterfassung so zu konfigurieren, dass tatsächlich nur Zeiten innerhalb des hinterlegten Arbeitszeitmodells gewertet werden und alle außer-/vorzeitlichen Stempelungen automatisch oder per Workflow zur Genehmigung an die Führungskraft gehen.

 

Frage:

Gibt es in Personio eine Einstellung oder einen Workaround, um folgendes Verhalten abzubilden:

✅ Erwerbte Arbeitszeit wird nur innerhalb des definierten Zeitrahmens (z. B. 08–17 Uhr) automatisch gewertet

❌ Stempelungen außerhalb dieses Zeitrahmens werden nicht automatisch gewertet, sondern gehen zur Genehmigung an die Führungskraft?

 

Wenn ja: Wie richtet man das ein (z. B. über Arbeitszeitmodell-Einstellungen, Regeln, Workflows)? Gibt es Best Practices dazu?

 

Danke & Grüße!

Adele

Beste Antwort von KatharinaS.

Hallo ​@Adele,

im Arbeitszeitmodell können Arbeitszeiten hinterlegt werden. Jedoch wird auch Zeit, die außerhalb erfasst wird, im System gewertet.

Es ist möglich, anhand dieses Arbeitsstarts bzw. -endes einen Genehmigungsworkflow zu erstellen.

Dafür können entsprechende Bedingungen zum Genehmigungsworkflow hinzugefügt werden:

So kannst Du einstellen, das Zeiten, die vor/nach dem eigentlichen Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende erfasst wurden, genehmigt werden müssten.

Eine detaillierte Anleitung dazu findest Du hier:

 

​@Askania, Du könntest schauen, ob Du mit den Einstellungen für die Bedingungen zum gewünschten Ergebnis kommst. Wenn z.B. im Arbeitszeitmodell 8:00 bis 17:00 Uhr eingestellt sind, kannst Du in der Bedingung für den Workflow einstellen, dass dieser getriggert werden soll, wenn 120 Minuten vor/nach Arbeitsbeginn (also vor 6:00 Uhr) Zeit erfasst wird:
 

Probiert es gerne mal mit einem Testprofil aus. Falls es nicht dem entspricht, was Ihr einstellen möchtet, würde ich Euch empfehlen, dies als Feedback direkt in Eurem Personio-Account über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.
Über Produktneuerung werdet Ihr in Deinem Personio Account unter Support > Produkt-Neuerungen und über unsere In-App-Benachrichtigungen informiert.

Beste Grüße

Katharina

    3 Antworten

    Daniele
    Community Manager
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    • DanieleCommunity Manager
    • Community Manager
    • February 11, 2026

    Liebe ​@Adele,
    Danke für Deine Geduld und entschuldige, dass es hier noch keine Rückmeldung gab.

    Ich habe intern nach Unterstützung gefragt.

    Sollte sich das Thema schon gelöst haben, geb’ gerne kurz bescheid :)
     

    LG,
    Daniele

    A
    First Steps
    • AskaniaFirst Steps
    • First Steps
    • February 14, 2026

    Liebe ​@Adele,
    Danke für Deine Geduld und entschuldige, dass es hier noch keine Rückmeldung gab.

    Ich habe intern nach Unterstützung gefragt.

    Sollte sich das Thema schon gelöst haben, geb’ gerne kurz bescheid :)
     

    LG,
    Daniele

     

    Hallo Daniele, für uns ist das ähnlich: Innerhalb der Rahmenzeit von 06:00 Uhr - 21:00 Uhr) ist, die vertragliche Arbeitszeit zu leisten. Wichtig wäre uns, dass Arbeitszeiten vor 06:00 Uhr grundsätzlich nicht als Arbeitszeit gewertet werden, das bisherige System bot hier HR die Möglichkeit, die Arbeitszeit abzuschneiden. Es wäre toll, wenn Personio hier Unterstützung bietet.

    Vielen Dank und viele Grüße,
    Jeannine

      KatharinaS.
      Community Moderator
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      • KatharinaS.Community Moderator
      • Community Moderator
      • Antwort
      • February 16, 2026

      Hallo ​@Adele,

      im Arbeitszeitmodell können Arbeitszeiten hinterlegt werden. Jedoch wird auch Zeit, die außerhalb erfasst wird, im System gewertet.

      Es ist möglich, anhand dieses Arbeitsstarts bzw. -endes einen Genehmigungsworkflow zu erstellen.

      Dafür können entsprechende Bedingungen zum Genehmigungsworkflow hinzugefügt werden:

      So kannst Du einstellen, das Zeiten, die vor/nach dem eigentlichen Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende erfasst wurden, genehmigt werden müssten.

      Eine detaillierte Anleitung dazu findest Du hier:

       

      ​@Askania, Du könntest schauen, ob Du mit den Einstellungen für die Bedingungen zum gewünschten Ergebnis kommst. Wenn z.B. im Arbeitszeitmodell 8:00 bis 17:00 Uhr eingestellt sind, kannst Du in der Bedingung für den Workflow einstellen, dass dieser getriggert werden soll, wenn 120 Minuten vor/nach Arbeitsbeginn (also vor 6:00 Uhr) Zeit erfasst wird:
       

      Probiert es gerne mal mit einem Testprofil aus. Falls es nicht dem entspricht, was Ihr einstellen möchtet, würde ich Euch empfehlen, dies als Feedback direkt in Eurem Personio-Account über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.
      Über Produktneuerung werdet Ihr in Deinem Personio Account unter Support > Produkt-Neuerungen und über unsere In-App-Benachrichtigungen informiert.

      Beste Grüße

      Katharina

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