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Hallo,

ich hoffe, das Thema ist nicht bereits x-Mal besprochen worden, aber ich finde es tatsächlich nicht.

Wir haben zwei Gruppen von Personen bei uns. Die eine Gruppe “stempelt”, also erfasst ihre täglichen Anwesenheitszeiten in Personio; die andere Gruppe “stempelt” nicht. Letztere unterteilt sich wiederum in zwei Untergruppen, wovon die eine ihre Anwesenheitszeiten gern für sich zur Selbstkontrolle erfassen möchte. Um die geht es mir bei der folgenden Frage. Diese Mitarbeitenden sind alle im Arbeitszeitmodell mit “ohne Zeiterfassung” gepflegt. Personio weiß also, dass es andere Personen sind, als die, die im Arbeitszeitmodell “mit Zeiterfassung” gepflegt sind. Wir möchten es den Mitarbeitenden gern über Personio ermöglichen, dass sie ihre Zeiten dort zur Selbstkontrolle erfassen, ohne dass diese Zeiten jedoch einen Genehmigungsprozess auslösen, in Statistiken auftauchen, monatliche in der Abrechnung übermittelt werden, etc. All das will man ja gerade vermeiden. Ich finde keine Lösung in Personio, wie man beides miteinander verknüpft, also die Möglichkeit zur Zeiterfassung zur Selbstkontrolle, ohne den o.g. “Rattenschwanz”. Personio muss das theoretisch können, da ja, wie gesagt, das entscheidende Attribut im Arbeitszeitmodell gepflegt ist. - Gibt es hier eine Möglichkeit, die wir nicht sehen oder kommt da mal ein Update? 

Danke an alle!

Hallo @Herr Bates,

keine Sorge, falls es genau so bereits besprochen wurde und er nicht direkt gefunden wurde, verlinken wir ihn auch meist darunter. :) 

Deine Frage ist tatsächlich komplex und ich unterteile sie in die 3 Einstellungsbereiche, um die Optionen die Du hier hast, klar darzustellen:

Zugriff zu den Anwesenheiten, um diese zu erfassen:

  • Alle Dürfen den Anwesenheitsreiter sehen:
    Ihr könnt den Mitarbeitenden allen den Zugriff auf die Anwesenheiten geben, sodass der Reiter für alle sichtbar ist und sie alle das Vorschlagsrecht darauf haben, um etwas eintragen zu können. Lediglich diejenigen, die Anwesenheiten eintragen müssen, sollten einen Genehmigungsschritt inkludiert haben. (Siehe nächster Punkt)
  • Es dürfen nur manche ihre Anwesenheiten sehen:
    Ihr könnt das Zugriffsrecht “Anwesenheit” nicht in der Rolle “Alle Mitarbeiter” regeln, sondern ihr legt eine extra Rollen an, in welcher die Ausgewählten das Vorschlagsrecht auf ihre eigene Anwesenheit erhalten. 

Verschiedene Genehmigungsprozesse hinterlegen:
Da im Genehmigungsprozess unterschieden werden soll, zwischen keiner Genehmigung und einem Prozess, muss zur Unterscheidung auch in jedem Fall ein Attribut “Zeiterfassung” des Types Auswahlliste in den Mitarbeiterinformationen hinzugefügt werden.

  1. Ich habe in meinem Beispiel 3 Optionen gegeben: Pflicht, Optional, Soll keine Zeit erfassen.
  2. In den Genehmigungen ist der Standardgenehmigungsprozess für Anwesenheiten leer, sodass standardmäßig die Anfragen direkt auf bestätigt gesetzt werden. Für die mit Genehmigungsprozess fügt ihr dagegen eine Sonderregel mit einem Mitarbeiterfilter hinzu, dieser muss auch zuerst erstellt werden, siehe nächster Schritt.

  3. Der Mitarbeiterfilter könnte so aufgesetzt sein:

  4. Anschließend wird die Sondergenehmigung hinzugefügt, indem der Mitarbeiterfilter ausgewählt wird, eine Genehmigende Person ausgewählt und das ganze gespeichert wird.
    Anschließend sollte es so aussehen:
    Weitere Infos und eine detaillierte Erläuterung zu Sonderregelungen findest Du hier.

Statistiken, Berichte und Abrechnung:
In den Berichten und Statistiken kann auch immer nach der Angabe Zeiterfassung ist gleich Pflicht gefiltert werden. Wichtig ist, dass das Attribut bei allen Mitarbeitenden immer korrekt gepflegt ist und in der Mitarbeiterhistorie korrekt eingetragen ist, bzw. sonst das “Anwendung zum” Datum sonst in der Historie über das blaue Stiftsymbol angepasst wird.

In der Lohnbuchhaltung sind die Stunden tatsächlich nur relevant, sofern ihr Stundenlöhner habt. Die Attribute, welche in der Lohnbuchhaltung inkludiert sein sollen, könnt ihr selbst unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein > Attribute und Vergütungsarten im Reiter Personaldaten selbst bestimmen und die “Anrechenbare Zeit” entfernen.

Hilft Dir das weiter?

Liebe Grüße,
Lena

Hallo @Lena,

ich habe das gerade so eingerichtet. Ist ja ein ziemlicher Aufwand, aber es könnte funktionieren. Vielen Dank. Besser wäre es noch, wenn Personio das direkt so einstellt, wenn man eine Mitarbeiterin neu anlegt und im Zeiterfassungsprofil hinterlegt, dass sie Nichtstemplerin ist, dass dann der Genehmigungsprozess direkt entfällt. Die Daten hat Personio ja alle vorliegen.

Grüße, Herr B. 

Hey @Herr Bates, 

 

I’m the product manager for time tracking at Personio, and I would love to learn more about the 2 types of trackers you have in your company, so we can work to make the product better.

Set up some time here and we can chat! 

 

Charlotte 

charlotte.warne@personio.de

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