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Zeiterfassung - nicht erfasste Tage

Dani
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Liebe Community,

in der Zeiterfassung besteht ja leider das Problem, dass Personio Tage ohne Eintrag nicht berücksichtigt. Bleibt also ein Tag frei, werden z.B. keine Überstunden abgezogen.

Das hat zur Folge, dass man sich bei den angezeigten Überstunden nie sicher sein kann, ob diese stimmen - oder ob vielleicht irgendwo ein ganztägiger Ü-Abbau stattgefunden hat, der nun aber nicht berechnet wird. Natürlich kann man an dem Tag als Zeit von 00:00 bis 00:00 eintragen. Wenn das aber vergessen wird, kommt es zu Fehlern - und der Aufwand, das jeden Monat bei allen Mitarbeitenden manuell nachzuprüfen, wäre immens. Somit ist die Aussagekraft der Zeiterfassung nicht besonders hoch - und leider wird ja auch keine Meldung an FK oder HR ausgelöst, wenn einzelne Tage frei bleiben.

Wie geht ihr damit um? Gibt es bei euch z.B. ein Reporting, um diese Lücke zu erfassen, und wenn ja, wie ist dieses gestrickt?

Liebe Grüße aus Berlin

Dani

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Beste Antwort von aline.mathys 6 November 2023, 15:14

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20 Antworten

Elisa
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Hallo @Dani,

 

lieben Dank für Dein Feedback :) Das ist uns bereits bekannt - ich gebe Deine Anregungen aber gerne intern weiter um das Thema bei unserem Produktteam entsprechend zu priorisieren. Als Workaround würde ich ebenfalls empfehlen, die Mitarbeiter*innen anzuweisen für Tage, an denen nicht gearbeitet wird, 0 Stunden in der Zeiterfassung einzutragen.

Im Hinblick auf das Reporting habe ich an den Anwesenheitsperioden Bericht gedacht - einige unserer Kunden nutzen diesen um die Zeiten zu prüfen. Allerdings weißt der Bericht eingetragenen und bestätigte Stunden auf, womit eine Dokumentation der (Null-)Stunden weiterhin notwendig wäre.

 

Liebe Grüße aus München
Elisa

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena *oder* @Marc
C
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Das mit den 0 Stunden selber einzutragen vergessen die meisten aber irgendwann. Bei uns ist es so dass wir selber eine Programmierung angebunden haben da unser Zeittracking sowieso außerhalb Personios erfolgt was dann 0 Stunden einbucht wenn dort kein Tracking vorhanden ist. 

Allerdings gibt es immer mal Werkstudenten die ich eigentlich gern nur in Personio tracken lassen würde weil sie nicht an Projekten arbeiten, dort gibt es dann immer erhöhten Kontrollaufwand ob sie überall 0 Stunden drin haben zumal sie oft sowieso flexibel 1-2 Tage pro Woche nur arbeiten.

Dani
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Hi Chipmunkie, danke für deine Antwort. Anscheinend ist es bei einigen Nutzern so, dass das Zeittracking außerhalb von Personio stattfindet. Ich finde das etwas unbefriedigend, weil wir uns ja bewusst für Personio als Komplettlösung entschieden haben, und nichts “drumherum” basteln möchten. Insofern hoffe ich hier auf eine Nachbesserung.

C
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Definitiv benötigt es eine Nachbesserung. Wir hätten uns fast gegen Personio entschieden aufgrund der 0-Stunden-Problematik - bis wir letztlich doch eine Lösung gefunden haben. Wir sind ein IT-Unternehmen und haben somit die Ressourcen etwas dazu zu “basteln” - trotzdem ist es mit Zeit und Kosten verbunden für eine ganz normale Buchungsthematik. Das sollte so nicht sein. Sobald Personio die Über-/Unterstunden wochenweise berechnen würde würde die Problematik nicht mehr bestehen und es wäre auch übersichtlicher für die Mitarbeiter (die oft nicht interessiert wieviele Minuten mehr oder weniger sie an einem Tag gearbeitet haben sondern ob sie ihr Wochensoll erreicht haben). 

Wir arbeiten mit einer externen Zeiterfassung da dort ein Ticketsystem dahinter steht welches wir für Planungen/Abrechnungen/Zusammenarbeit mit Kunden benötigen. Ginge es um die bloße Zeiterfassung würden wir in Personio arbeiten - dann wäre die 0-Stunden-Problematik auch bei uns ein immenses Problem.

Elisa
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Hallo @Dani und @Chipmunkie,

 

ich freue mich über den regen Austausch hier im Thread! 

 

Wie bereits oben geschrieben, ist die Zeiterfassung in Personio derzeit noch an das Hinterlegen von 0 Stunden geknüpft -  ich kann Euren Punkt aber gut verstehen und habe das Feedback an unser Produktteam weitergegeben. Dieses arbeitet bereits an dem Thema Arbeitszeiterfassung. 

In der Zwischenzeit könnte auch das Einbinden von einem unserer Integrationspartner vielleicht eine passende Idee für Dich sein, liebe @Dani? Die Liste der Integrationspartner findest Du hier.

 

LG und einen schönen Tag Euch

Elisa

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Dani
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Vielen Dank, liebe Elisa. Wir haben mit AskDante gearbeitet, bevor wir uns für Personio entschieden hatten. Das Ziel war es, die Anzahl der Programme zu reduzieren…:wink:

So übe ich mich in Geduld und hoffe auf euer Produktteam :relaxed:

Liebe Grüße

Dani

 

J
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Hi Chipmunkie, danke für deine Antwort. Anscheinend ist es bei einigen Nutzern so, dass das Zeittracking außerhalb von Personio stattfindet. Ich finde das etwas unbefriedigend, weil wir uns ja bewusst für Personio als Komplettlösung entschieden haben, und nichts “drumherum” basteln möchten. Insofern hoffe ich hier auf eine Nachbesserung.

 

Das sehe ich genauso. Leider bereitet uns das auch mehr Arbeit indem wir immer wieder überprüfen müssen. Wir haben uns auch für Personio als Komplettlösung entschieden. Ich finde es gut, dass nach einer Lösung geschaut wird.. :relaxed:

T
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Gibt es denn mittlerweile eine Lösung zu diesem Thema oder eine Auswertung der fehlenden Tage die man nutzen könnte?

 

M
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Hallo Allerseits,

 

ich bin neu hier und möchte mich gleich entschuldigen, sollte diese Frage bereits gestellt und gelöst sein, aber wie kann ich überhaupt Null Stunden eintragen? Wenn ich an Zeitausgleich-Tagen von 0:00 bis 0:00 Uhr “arbeite” kann ich das Dialogfenster nicht speichern und schließen.

 

Vielen Dank schonmal für Eure Hilfe und liebe Grüße, Mirjam

A

Hallo liebe @Mirjam,

schön, dass Du in unsere Community gefunden hast. Herzlich Willkommen!
Um Minusstunden in den Anwesenheiten zu erfassen, solltest Du 0 bis 0 Uhr eintragen können:
 


Sollte das nicht gehen, sag mir bitte Bescheid. Dann mache ich ein Service Ticket auf und melde mich telefonisch bei Dir und wir schauen uns das zusammen in Deinem Account an.

Liebe Grüße,
Caro

 

MischMaster
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Hi, 

gibt es dazu (nach 7 Monaten) schon Neuigkeiten und warum ist das denn auf “gelöst” gesetzt?

Wir stehen kurz vor der Einführung von Personio und mussten heute mit Schrecken feststellen, dass nicht eingetragen Tage überhaupt keine Auswirkung haben.

Das ist ne ziemliche Katastrophe, weil Mitarbeiter garantiert vergessen werden, Tage einzutragen. Meiner Meinung nach muss ein leere rTag zwingend als -8 Stunden gezählt werden. Oder wenn am Ende des Monats das Soll nicht erreicht wird, diese Differenz als Minusstunden gewertet werden müssen.

Eine Drittsoftware einzusetzen wäre gegen jede Strategie, wie es schon einige andere hier angemerkt haben.

@Dani Wie geht ihr seitdem damit um?

Danke, 

Michi

Grüße, Michi
S
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Hallo Personio-Team,

auch von mir nochmal die Nachfrage, ob diese Funktion in Planung ist oder ob es Neuigkeiten ist. Dass nicht erfasste Tage nicht als Minusstunden getrackt werden, ist eine Katastrophe und macht euer Zeiterfassungssystem äußerst unattraktiv und nicht kompetitiv. Wie vielen hier ging es uns ja gerade darum, mit Personio eine Komplettlösung zu bekommen und keine weiteren Tools zu benötigen. 

Beste Grüße,

Sarah

MischMaster
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@Lena Bist du auch der Meinung, dass das “gelöst” Label hier nicht zutrifft. Das ist glaube eins der größten Probleme in Personio.

Grüße, Michi
M
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Wir sind ein recht junges Unternehmen und das verursacht bei uns gehörige Mehraufwände. “Gelöst” ist hier sicher nicht der richtige Status.

W
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Hallo,

ich bin neu hier. Ich hab eine Frage zu dem Fall hier. Ich bekomme als Genehmiger nicht angezeigt wenn Zeiten falsch eingetragen sind obwohl ich ein Arbeitsmodell und Pausenregelungen eingefügt habe bei den Mitarbeitern. Normalerweise sollte ja ein Orangenes Dreieck und Lilane Uhr auftauchen aber das passiert leider nicht. Habt Ihr noch einen Tipp wie ich das beheben kann? Weiterhin können die Mitarbeiter Ihre Zeiten löschen oder bearbeiten auch wenn ich sie bereits genehmigt habe. Sondergenehmigung ist eingerichtet. Wir sind zur Zeit sehr unzufrieden. Wir sind ein kleines Unternehmen und hatten gedacht wir fahren gut mit Personio aber leider haben wir immer mehr negative Erfahrungen damit. Hat sich das mit den 0 Std. schon geklärt?

Grüße Delisa  

A
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@waldbuesser das Thema hat sich mittlerweile erledigt, man kann die Zeitmodelle entsprechend einstellen mittlerweile ob bei fehlenden Einträgen automatisch Minusstunden generiert werden sollen oder nicht, das 0 ist nicht mehr nötig.

Wenn dann eine Person an einem Tag nicht stempelt obwohl sie laut Zeitmodell arbeiten sollte und keine Abwesenheit eingetragen hat (oder nur eine mit der Art wie Homeoffice wo keine Stunden gutgeschrieben werden) dann zieht es automatisch die Sollstunden ab ;)

Emina
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Hallo aline.mathys ,

 

kannst Du mir bitte erklären wie ich da bei den Einstellungen vorgehe?

Vielen Dank im Vorfeld!

 

Liebe Grüße

Emina

A
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Hi @Emina 

Beim Anwesenheitsmodell muss das unterste Kästchen “bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen” aktiviert sein, siehe unten.

Wenn dann eine Person an einem Tag nicht stempelt obwohl sie laut Zeitmodell arbeiten sollte und keine Abwesenheit eingetragen hat (oder nur eine mit der Art wie Homeoffice wo keine Stunden gutgeschrieben werden) dann zieht es automatisch die Sollstunden ab ;)

 

Achtung: Ich würde eine Kopie des AZ-Modells machen wenn du umstellst, nicht dass es alte Einträge beeinflusst.

Emina
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Herzlichen Dank aline.mathys 

 

Hat super geklappt! Super erklärt.

 

Liebe Grüße

Emina

A
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@Emina sehr gerne!

Alles Gute dir und Liebe Grüsse

Aline

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