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Frage

Zeiterfassung und Pausenregelung

  • Nov. 6, 2026 1:47 PM UTC
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Hallo Zusammen,

wir möchten nun für Mitarbeiter auf Stundenlohnbasis die Zeiterfassung bei Personio einführen. Hierzu würde ich gerne von Euch erfahren, wie Ihr die Zeiterfassungsrichtlinien in Bezug auf die Pausenregelungen definiert. Wir haben z. B. die Regelung, dass nach 8 Stunden 60 Minuten abgezogen werden.  Wenn ein Mitarbeiter jedoch z. B. bereits nach 7 Std. und 55 Minuten geht, wird ihm die 1 Stunde von Personio nicht abgezogen, da die 8 Stunden noch nicht erreicht sind. Personio schlägt hier einen Workflow vor, der ausgelöst wird, wenn keine Pause abgezogen wurde. Eine andere Idee war, dass die Stunde schon nach 7 oder 7,5 Stunden abgezogen wird….Aber vielleicht könnt Ihr uns hier auch weiterhelfen und hab aus der Praxis heraus noch andere Vorschläge?

Darüber hinaus kommt noch das Thema hinzu, das es auch Werkstudenten gibt, die zwar nur 6 Stunden pro Tag arbeiten, wenn Sie aber über die 6 Stunden hinaus arbeiten, müssten ihnen die gesetzlich vorgeschrieben halbe Stunde Pause abgezogen werden. Mit der o. a. Regel wird ihnen aber nichts abgezogen...somit gab es auch noch die Überlegung, nach einer bestimmten Zeit (6 oder 6,5 Stunden) 30 Minuten abzuziehen und nach 7,5 oder 8 Stunden weitere 30 Minuten. Aber ja nach Regelung haben wir wieder die o. a. Problematik. 

Ich freue mich über Eure Rückmeldung und Vorschläge hierzu.

Vielen Dank und beste Grüße,

Susanne

2 Antworten

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  • Personio Software Engineer
  • Nov. 9, 2026 8:27 AM UTC

Hallo,

die Gesetzliche Mindestregelung ist ja 

  • nach 6h --> 30 min Pause

  • nach 9h --> 45 min Pause

Wenn ihr das wollt, könnt ihr es genauso in Personio in den Zeiterfassungsrichtlinien einstellen.

 

Es scheint ihr wollt eventuell eine andere Regelung, ihr schreibt nach 8 Stunden soll es 60 Minuten Pause geben. Wenn es so eingestellt wird, dann ist nach 7h 55m Arbeit keine Pause nötig. Es ist mir nicht ganz klar welche Regelung ihr jetzt wollt. Kannst du das nochmal genauer ausführen?

 

Wenn nötig kann bestimmten Gruppen (Werkstudenten) eine andere Zeiterfassungsrichtlinie zugewiesen werden.

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  • Autor*in
  • Communicator
  • Nov. 9, 2026 12:15 PM UTC

Hallo,

vielen Dank für Deine Rückmeldung. 

Sorry, meine o. a. Frage ging in die völlig falsche Richtung...ich formuliere sie hier nochmal richtig: Wir haben i. d. R. bei einer Arbeitszeit von 08:00 bis 17:00 Uhr eine Stunde Mittagspause festgelegt und das Ziel ist, diese 1 Stunde Pause richtig zu platzieren, dass niemand einen Nachteil daraus hat. Wie können wir das am besten lösen?

Nach 6 Stunden 30 Minuten und nach 8 (also nach weiteren 2 Stunden) die anderen 30 Minuten? Oder nach 6 Stunden direkt die 60 Minuten als Mittagspause?

Personio kann (so wie wir es erfahren haben) eine Pause ja leider nicht anteilig abziehen. D. h. für uns, wenn wir die Regelung eingeben, dass nach 6 Stunden die gesetzlichen 30 Minuten abgezogen werden und nach 8 Stunden die weiteren 30 Minuten, der MA aber insgesamt z. B. 8 Std. und 5 Minuten arbeitet, dann werden ihm nicht anteilig die 5 Minuten, sondern direkt die vollen 30 Minuten abgezogen, was ja nicht sein darf.

Und wenn er sich nach 7 Stunden und 58 Minuten ausloggt, bekommt er nichts abgezogen.

Gleiches gilt z. B. für Werkstudenten oder Teilzeitkräfte, die 6 Stunden am Tag bei uns sind (ohne Pause). Wenn sie sich nach 6 Std. und z. B. 6 Min. ausloggen, werden ihnen auch direkt die 30 Minuten (oder bei der anderen Regelung die 60 Minuten) nach 6 Stunden komplett abgezogen.

Hierzu würde ich mich sehr freuen, von Euch zu erfahren, wie Ihr es in der Praxis handhabt wie man unsere o. a. Regelung und das Thema “anteiliger Pausenabzug” in Personio lösen kann.

Und wieder vielen Dank und beste Grüße,

Susanne

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