Liebe Community,
Das Webinar zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie letzte Woche war ein großer Erfolg. Die Tiefe und Detailliertheit Eurer Fragen hat uns gezeigt, dass dieses Thema gerade sehr aktuell ist! Die Fragen, die wir nicht live behandeln konnten, haben wir hier unten schriftlich beantwortet.
Wir wissen, dass es für Euch keine abstrakte Compliance-Sorge mehr ist, sondern dass Ihr bereits aktiv daran arbeitet, Eure Unternehmen vorzubereiten. Also nutzt die Fragen & Antworten unten gerne als Orientierung. Wenn Euch weitere Fragen einfallen, meldet Euch gerne in den Kommentaren und wir beantworten sie gerne.
PAKETE & PREISE
Ist die Compensation App in Core enthalten oder muss sie separat gebucht werden? Und was kostet sie pro Mitarbeiter?
Die Compensation Management App ist ein separates Add-on und ist nicht standardmäßig in Personio Core enthalten. Bitte wendet Euch an Euren CSM, um Eure Anforderungen und die Preisgestaltung zu besprechen.
Kann die Einhaltung der Lohntransparenzpflichten in Personio ohne zusätzliche Kosten sichergestellt werden?
Eine HR-Software kann Compliance naturgemäß nicht selbst garantieren, aber das Risiko von Verstößen reduzieren. Da lokale Vorschriften noch ausstehen und einige Anforderungen zur Lohntransparenz von Betriebsvereinbarungen abhängen können, kann Personio keine Compliance garantieren – ist aber ein nützliches Werkzeug, das Euer Unternehmen dabei unterstützen kann.
Ich sehe den Bereich „Compensation Management" nicht. Wie erhalte ich Zugang und aktiviere ihn?
Wenn der Bereich „Compensation Management" in Eurer Navigation gar nicht sichtbar ist, wurde das Modul in Eurem Account noch nicht aktiviert. Wendet Euch in diesem Fall an Eure Personio Customer Success Kontaktperson, um den Kauf und die Aktivierung zu besprechen. Weitere Informationen findet Ihr hier: https://support.personio.de/hc/en-us/articles/13929161963677-Overview-of-Compensation-Management
COMPENSATION MODUL: KERNFUNKTIONEN
Kann Lohntransparenz ohne die Compensation Management App umgesetzt werden, und ist sie für die Compliance zwingend erforderlich?
Eine HR-Software kann Compliance naturgemäß nicht selbst garantieren und ist dafür auch nicht zwingend erforderlich – sie kann jedoch das Risiko von Verstößen reduzieren. Wie ein Unternehmen die Anforderungen der Richtlinie umsetzt, liegt in dessen eigenem Ermessen. Wir möchten Unternehmen dabei helfen, Risiken durch standardisierte, einheitliche und nachvollziehbare Prozesse zu minimieren.
Auf welche Daten greift „Compensation" zurück, um Zyklen zu erstellen? Was muss vorab gepflegt werden?
- Mitarbeitendenprofile (insbesondere das monatliche Fixgehalt – bitte beachtet, dass Mitarbeitende mit Stundenlohn nicht für Compensation-Zyklen berechtigt sind)
- Daten zur Job-Architektur, einschließlich der Gehaltsbänder, die unter Einstellungen > Unternehmen > Jobs & Karriere eingerichtet wurden
- Performance-Bewertungen, die separat per CSV-Upload importiert werden müssen
- Abteilungs-, Standort- und Organisationshierarchiedaten für Budgetrichtlinien und Genehmigungsworkflows
Die wichtigste Voraussetzung ist eine korrekt konfigurierte Job-Architektur mit Gehaltsbändern. Ohne diese werden weder die Gehaltsband-Visualisierung noch die Compa-Ratios im Compensation-Arbeitsblatt angezeigt. Wir empfehlen, den Personio Academy Lernpfad „Manage compensation review cycles in Personio Compensation" zu absolvieren, um einen vollständigen Überblick zu erhalten:
https://learn.personio.com/manage-compensation-review-cycles-in-personio-compensation-de
Benötige ich das Performance Modul für den Compensation Review-Zyklus, oder sind sie unabhängig voneinander?
Die beiden Module ergänzen sich, aber das Performance Modul ist keine zwingende Voraussetzung für die Durchführung eines Compensation-Zyklus. Der entscheidende Unterschied liegt darin, wie Performance-Bewertungen in das Compensation-Arbeitsblatt gelangen:
- Mit dem Performance Modul: Bewertungen aus abgeschlossenen Review-Zyklen können im Compensation-Zyklus referenziert werden, werden aber nicht automatisch übernommen – sie müssen aus Performance exportiert und als CSV in die Einrichtung des Compensation-Zyklus hochgeladen werden.
- Ohne das Performance Modul: Ihr könnt trotzdem einen Compensation-Zyklus durchführen, indem Ihr eine CSV-Datei mit Performance-Bewertungen manuell hochladet. Die Vorlage wird im Einrichtungsassistenten des Zyklus bereitgestellt.
Der Upload-Schritt ist also unabhängig davon erforderlich, ob Ihr das Performance Modul nutzt oder nicht. Das Performance Modul bietet zusätzlichen Mehrwert durch strukturierte 360-Grad-Review-Zyklen, Kalibrierung und kontinuierliches Feedback. Es lohnt sich, wenn Ihr einen systematischen, zuverlässigen und fairen Performance-Prozess anstrebt – und nicht nur eine Dateneingabe für die Vergütung.
Warum ist der Performance Review nicht automatisch verknüpft und muss manuell hochgeladen werden?
Das steht auf unserer Roadmap, allerdings haben wir noch kein konkretes Veröffentlichungsdatum.
Wer legt die endgültige Gehaltserhöhung fest, und können Führungskräfte den vorgeschlagenen Betrag oder das zugewiesene Budget anpassen oder überschreiten?
Der Prozess läuft wie folgt ab:
- Admins richten den Zyklus ein, legen das Budget fest und können Richtlinien konfigurieren (z. B. 2 % Erhöhung für einen bestimmten Standort, plus 5 % für eine herausragende Performance-Bewertung).
- Vorgesetzte schlagen Gehaltserhöhungen in ihrem Arbeitsblatt vor – sie können Beträge nach oben oder unten anpassen, und das System aktualisiert das verbleibende Budget in Echtzeit.
- Vorgesetzte können technisch gesehen eine Erhöhung vorschlagen, die ihr zugewiesenes Budget überschreitet; das System weist darauf hin, blockiert die Einreichung jedoch nicht. Die abschließende Prüfung liegt beim Admin oder der im Zyklus definierten Genehmigungskette.
- Die endgültige Genehmigung folgt der im Einrichtungsablauf definierten Organisationshierarchie.
- Admins behalten die volle Kontrolle und können jederzeit eingreifen und Änderungen vornehmen.
Werden Einmalzahlungen und Zielboni bei der Budgetverteilung berücksichtigt?
Derzeit werden im Budget nur Gehälter berücksichtigt. Es ist aktuell nicht geplant, Einmalzahlungen oder Zielboni in die Budgetberechnung einzubeziehen.
GEHALTSBÄNDER & JOB-ARCHITEKTUR
Wo werden Gehaltsbänder und -spannen eingerichtet – unter „Jobs & Karriere" oder woanders?
Gehaltsbänder werden unter Einstellungen > Unternehmen > Jobs & Karriere im Reiter „Jobkatalog" eingerichtet. Sobald Eure Job-Tracks und -Levels konfiguriert sind, könnt Ihr Bänder pro Job festlegen, indem Ihr auf „Bänder (Jahresgehalt) > Band festlegen" klickt. Ihr könnt zwischen einem globalen Band (Minimum, Maximum und optionaler Mittelpunkt) oder einem standortspezifischen Band wählen.
Diese Bänder bilden dann die Grundlage für die Gehaltsband-Visualisierung im Compensation-Arbeitsblatt während der Review-Zyklen sowie für die Gehaltsband-Positionsansicht für Mitarbeitende.
Vollständige Einrichtungsanleitung:
https://support.personio.de/hc/de/articles/18287573633053-Stellenarchitektur-einrichten
Wie kann ich mehrere Gehaltsbänder einrichten (z. B. 5 Bänder), und sind diese für die Mitarbeitenden sichtbar, die der jeweiligen Job-Familie zugeordnet sind?
Gehaltsbänder werden pro Job festgelegt (d. h. pro Kombination aus Jobbezeichnung, Track und Level). Wenn Ihr also fünf verschiedene Jobs oder Levels habt, hat jeder sein eigenes Gehaltsband. Die Anzahl der Gehaltsbänder, die Ihr in Eurer Job-Architektur erstellen könnt, ist nicht begrenzt.
Mitarbeitende haben derzeit keinen Self-Service-Zugang zu ihrem eigenen Gehaltsband. Für das zweite Halbjahr 2026 ist auf unserer Roadmap ein neues, granulares Zugriffsrecht geplant, mit dem Kunden steuern können, wer welche Gehaltsbänder von Mitarbeitenden einsehen darf – einschließlich der Möglichkeit, dass Mitarbeitende ihr eigenes Gehaltsband im Reiter „Gehalt" sehen können.
Decken Personios Gehaltsbänder nur das Fixgehalt und 12 Monatsgehälter ab? Gibt es eine Übergangslösung oder eine geplante Erweiterung für variable Vergütung?
Es gibt aktuell keine Roadmap-Planung oder ein Datum für eine Erweiterung der Gehaltsbänder auf variable Vergütung. Wir unterstützen jedoch bereits Situationen, in denen Fixgehälter ein 13. oder 14. Monatsgehalt beinhalten.
REPORTING & ANALYSEN
Wird die Gender Pay Gap-Analyse Teil des Compensation Moduls sein oder in den regulären Analysen verfügbar sein – und benötige ich dafür das Compensation Modul?
Sie ist für alle Kunden als Teil unseres Analytics & Reporting-Angebots verfügbar. Es sind keine zusätzlichen Module erforderlich.
Gibt es in Personio Standardanalysen oder Vorlagen für die Auskunftsanfrage von Mitarbeitenden?
- Mitarbeitende können anfragen, wo sie im Gehaltsband eingestuft sind.
- Es gibt eine Standard-Gehaltsband-Vorlage, mit der Admins oder Führungskräfte sehen können, wo ihre Mitarbeitenden im Gehaltsband stehen.
Wird es eine Warnung geben, wenn eine Gehaltserhöhung den Gender Pay Gap-Schwellenwert überschreiten würde?
Nein – der Gender Pay Gap wird auf aggregierter Ebene betrachtet, nicht auf Ebene einzelner Mitarbeitender.
Wann wird die Reporting-Funktion verfügbar sein, und wird es bis 2027 einen standardisierten Reporting-Prozess für berichtspflichtige Unternehmen geben?
Die Gender Pay Gap Reporting-Vorlage wird Ende Mai verfügbar sein.
Es gibt keinen standardisierten Reporting-Prozess: Dieser ist Teil der nationalen Umsetzungsgesetze in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten.
Warum muss ich eine Datei hochladen? Kann das stattdessen über Performance in Personio verwaltet werden?
Worauf bezieht sich diese Frage?
INTEGRATIONEN & ROADMAP
Ist es möglich, eine Job-Architektur aus Gradar per Integration in Personio zu importieren?
Ein direkter automatisierter Import einer vollständigen Job-Architektur (Job-Familien, Levels, Grades, Gehaltsbänder) aus Gradar in die Job-Architektur-Einstellungen von Personio wird derzeit nicht nativ über eine Push/Pull-Synchronisierung unterstützt.
Der einfachste Weg ist: Nutzt Gradar, um Eure Job-Architektur zu gestalten und zu bewerten, exportiert dann die relevante Struktur und importiert sie manuell in Personio über die Import-Funktion unter Einstellungen > Datenverwaltung > Importe (wählt dabei „Jobkatalog" als Importtyp). Personio unterstützt außerdem einen KI-gestützten Import für Karriere-Frameworks unter Einstellungen > Unternehmen > Jobs & Karriere.
Bei komplexen Architekturen empfehlen wir, den Import zunächst mit einer Teilmenge von Job-Familien zu testen. Die Personio FAQ zur Job-Architektur ist eine hilfreiche Referenz: https://support.personio.de/hc/en-us/articles/29562439967133-Frequently-asked-questions-on-Job-architecture
Wir wurden 2025 informiert, dass das Headcount Planning Modul nicht weiterentwickelt wird – was ist der Plan für 2026?
Wir planen für 2026 keine weiteren aktiven Investitionen in Workforce Planning, da wir unsere Investitionen auf unsere Kern-HR-Funktionalität sowie unsere Recruiting- und Performance & Development-Apps konzentrieren.
TRAINING & ENABLEMENT
Gibt es einen Masterkurs oder zusätzliche Schulungen zur Einrichtung der Job-Architektur, Job-Familien, Karriere-Levels und des Compensation Moduls?
Ja. Personio bietet strukturierte Schulungen über die Personio Voyager Academy (learn.personio.com) an. Der relevanteste Lernpfad zu diesem Thema ist: „Die Mitarbeitendenentwicklung mit Stellen und Kompetenzmodelle fördern":
https://learn.personio.com/enhance-employee-motivation-and-career-growth-using-personios-job-architecture-de
Sowie „Effiziente Verwaltung von Vergütungs-Beurteilungszeiträumen mit Personio Vergütung":
https://learn.personio.com/manage-compensation-review-cycles-in-personio-compensation-de