EU Meldepflicht für Entsendungen / Dienstreisen / Business Trips

Sehr gerne, @Christin! :-)

Zu den Sanktionen kann ich noch etwas beitragen: Vor 2 Jahren gab es bei uns das erste Bußgeld für einen unangemeldeten Reparatur-Einsatz in Luxemburg. Das Bußgeld war im höheren vierstelligen Bereich. Grundsätzlich können die Bußgelder auch bis zu € 50.000 betragen. Sollte man verhängte Bußgelder nicht zahlen oder in Wiederholungsfällen, kann es sogar dazu führen, dass man in entsprechenden Ländern keine Leistung mehr erbringen darf.

Was ich dazu sagen möchte: Wenn man sich als Unternehmen dafür entscheidet, der Meldepflicht gewissenhaft nachkommen zu wollen und dem (vermutlich eher geringeren) Risiko von Bußgeldern aus dem Weg gehen möchte, empfehle ich unbedingt den Einsatz eines Tools/ eines Dienstleisters, womit man den Überblick behält. Zum einen gibt es wahnsinnig oft Änderungen und in jedem Land gelten andere Vorgaben/Richtlinien. Und pro Land kommt es dann auch darauf an welche Tätigkeiten verrichtet werden, für welche Dauer usw.

Hallo zusammen,
ich beschäftige mich auch derzeit mit dem Thema Arbeiten im EU-Ausland. Bei uns liegt der Fall aber etwas anders: Wir sind eine IT-Unternehmensberatung mit 85 Mitarbeiter:innen. Seit 2 Jahren sind wir alle fast vollständig im Home-Office und einige Kolleg:innen sind auf die Idee gekommen, dass sie ja auch aus dem Ausland im Home-Office arbeiten können.
Das ist natürlich keine Entsendung, da sie nicht aus geschäftlichen Gründen im Ausland tätig sind, sondern aus privaten Gründen.
Hat jemand von euch damit auch schon Erfahrungen? Ich habe inzwischen eingegrenzt, dass diese Kolleg:innen

1. eine A1-Bescheinigung von der Krankenkasse benötigen (auch um den Unfallschutz zu gewährleisten)
2. höchstens 4 Wochen im EU-Ausland tätig sein dürfen
3. eine Vereinbarung mit uns unterzeichnen, in der der Zeitraum und das Land festgehalten sind und in welcher sie zustimmen, dass sowohl das Arbeitszeitgesetz, der Datenschutz als auch die Arbeitssicherheitsbedingungen weiterhin gelten
4. Verfügbarkeit nach den deutschen Officezeiten muss gewährleistet sein
5. Sollte eine Anwesenheit der Kolleg:innen unvermeidbar sein, muss die Rückreise auf eigene Kosten erfolgen

​​​​​​​Fällt euch ggf. noch etwas ein, was zuvor geregelt werden müsste und wie geht ihr mit diesen Anfragen in eurem Unternehmen um?

Ich freu mich über euren Input und eure Erfahrungen!

LG Melanie

Hello @mellisi,

hallo zusammen,

ich bin auch grade dabei, das auszuarbeiten, bin aber überrascht, dass ich von den Krankenkassen unterschiedliche Aussagen bekommen habe.

Hintergrund: Wir sind ein E-Commerce Unternehmen und haben internationale Mitarbeiter auch mit BlueCard und Titel, etc. 

Ich hatte letzte Woche mit unserem Anwalt bzgl. der Rahmenbedingen (mobiles arbeiten, Versicherungen, Datenschutz, etc) gesprochen und wir werden den Mitarbeitern erlauben, im EU Ausland + UK + EWR zuarbeiten und das maximal 180 Tage (etwas Puffer zur 183 Tage Regelung nach dem Steuerrecht).

Nun wollte ich via Datev die A1 Bescheinigung gestern als Probe einmal fertig machen und hatte wegen eines Verständnisproblems bei einer AOK angerufen. Diese meinten zu mir, da es sich hier um freiwilliges Arbeiten handelt und nicht auf Weisung des Arbeitgebers hin, dass die A1 Bescheinigung nicht notwendig sein. Die Aussage unseres Anwalts war jedoch, dass jeder Mitarbeiter, der im Ausland arbeitet (auch freiwillig) diese A1 Bescheinigung benötigt (macht meiner Meinung nach aus Sinn).

Jetzt habe ich allerdings mit 3 weiteren Krankenkassen telefoniert: 

3 sagen nicht notwendig (AOK NDS, DAK, & Barmer) und eine (TK) notwendig. Ich werde die DVKA heute anrufen um nachzufragen.

Edit: ich habe mir der DVKA telefoniert, es muss eine A1 Bescheinigung ausgefüllt werden, egal ob freiwillig oder nicht

Vielleicht allgemein zum Prozess, den ich ausgearbeitet habe: 

Wir rechnen mit Datev Lodas ab, das Programm bietet die A1 Bescheinigung EWR im elektronischen Austauschverfahren an. Entsprechend sind 70% der Daten, die benötigt werden, vorhanden. Ich habe die Abwesenheit “Working abroard” / Business Trip erstellt, hier werden die Mitarbeiter in der Kommentarspalte die fehlenden Informationen (nach Formularaufbau) zukommen lassen, sodass ich die A1 Bescheinigung abschicken kann. Das System werden ich für “Working abroad” mit 180 Tage Kontingent / Jahr einpflegen. 

Mitarbeiter müssen eine Auslandsreiseversicherung abschließen, die Verantwortung liegt hier bei Ihnen.

SVnet bietet auch die Möglichkeiten, kostenlos die A1 Bescheinigungen zu machen.

Viele Grüße

Jan-Niklas

Hallo @JNH ,

vielen lieben Dank für deine ausführliche Antwort inkl. Edit, das hilft mir tatsächlich sehr weiter.

Ich war auch an dem Punkt angekommen, dass die A1-Bescheinigung in jedem Fall notwendig ist. Nicht nur wegen der Krankenversicherung, sondern auch, damit die Arbeitnehmer im Ausland unfallversichert sind, diesen Hinweis hatte ich von unserer Berufsgenossenschaft erhalten.

Die erste A1-Bescheinigung habe ich nun über unsere Steuerberaterin in DATEV anfordern lassen, bin gespannt wie lange das dauert.

Ich werde unsere Vereinbarung auch auf UK und EWR ausweiten, nicht ausschließlich EU und dann erst einmal schauen, wie viele Anfragen kommen und ob wir auch den Zeitraum von 4 Wochen noch etwas ausweiten. Da unsere Mitarbeier:innen aber zum Großteil Berater:innen sind, müssen wir mal schauen, wie die Entwicklung mit Kundenterminen nach Corona ist und ob sie dann wieder vermehrt vor Ort Termine wahrnehmen müssen. Dann ist ein längerer Auslandsaufenthalt natürlich ungünstig.

Falls ihr noch weiter Erkenntnisse habt, freue ich mich über eure Erfahrungen mit dem Thema.

Beste Grüße

Melanie