Nachweise gemäß NachweisG - Wie macht ihr das?


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Die Neuregelungen im NachweisG sind in aller Munde und stoßen bei den meisten Hrlern nicht unbedingt auf Nächstenliebe. Positiv ist, dass Arbeitsverträge weiterhin digital unterschrieben werden können - was zumindest die Geschwindigkeit aus dem Recruitingprozess nicht rausnimmt.

Lässtig hingegen ist nun den Vorgaben des Gesetzes nachzukommen. Ich gebe zu, hier werden wir mit Vorlagen arbeiten, in die lediglich die personenbezogenen Daten eingefügt werden. Die Frage die sich stellt ist nun:

  • Lässt man den Mitarbeiter - trotz Homeoffice-Möglichkeit - für jede Änderung ins Office kommen?
  • Bekommt der New Hire den Nachweis am ersten Arbeitstag oder vielleicht doch schon vorab per Post? 
  • Wie werden Arbeitsvertragsänderungen, die auch eine Unterschrift des Mitarbeitenden bedürfen, bearbeitet? Solange der Mitarbeitende im Office ist, ist es kein Problem. Wie aber verhält es sich bei Remote-Verträgen? Schickt man das Dokument in zweifacher Ausfertung inkl. frankiertem Rückumschlag an den Mitarbeitenden?

 

Kaum zu glauben, dass wir während Corona so große Schritte im Sinne der Digitalisierung gemacht haben, um nun wieder 3 Schritte zurückzugehen…..

Mich interessiert, wie ihr die Vorgaben umsetzen werdet?

LG Nicole


7 Antworten

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Liebe Nicole,

wir machen es genau wie ihr: die Verträge und Anlagen werden weiterhin digital unterzeichnet. Da am ersten Tag bei uns die neuen Kollegen und Kolleginnen vor Ort im Office sind, händigen wir dann das zusätzliche Dokument persönlich aus. 

Zu deinen anderen beiden Fragen haben wir auch noch keine Idee und ich bin gespannt, ob hier jemand eine Lösung hat. Wir wollen eigentlich Papier und Postsendungen vermeiden…

Viele Grüße

Sarah

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Hallo Nicole,

es ist wirklich frustrierend! 

Aber auch wir werden weiterhin den Arbeitsvertrag digital versenden und hier entsprechend die nötigen Informationen einfügen, so dass der Vertrag mit der elektronischen Unterschrift weiter bestand haben. 

Das Nachweisdokument werden wir direkt fertig am ersten Tag unterschreiben lassen (bei uns werden alle Mitarbeitenden - auch bei reiner remote Tätigkeit - vor Ort 2 Wochen eingearbeitet).

Jedoch müssen wir dafür Sorgen, dass mehr Leute bei uns die Befugnis haben, dieses Dokument aus Arbeitgeberseite zu unterzeichnen, damit wir den Fristen im Fall der Fälle immer entsprechend nachgehen können. 

Arbeitsvertragliche Änderungen sollten weiterhin digital - wie auch der Vertrag selbst - möglich sein, oder? 

Änderungen bzgl. des Nachweisdokuments werden wir wohl in Massenausfertigung in doppelter Ausführung postalisch senden müssen. 

Viele Grüße
Sarina 

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Hi @Sarina Gebhardt,

Arbeitsvertragliche Änderungen sollten weiterhin digital - wie auch der Vertrag selbst - möglich sein, oder? 

 

Darüber zerbrechen wir uns auch gerade den Kopf. Laut Nachweisgesetz sollen die Vertragsbedingungen dokumentiert werden - heißt das immer die aktuellsten (dann wäre die digitale Unterschrift nicht möglich) oder ist es ausreichend einmalig die Bedingungen bei Vertragsabschluss zu dokumentieren?

 

Vielleicht hat da jemand schon Ideen zu?

 

Viele Grüße

Sarah

Benutzerebene 3
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Hallo zusammen,
 

Ich wäre auch an einer praktikablen Lösung interessiert und werde diesen Post aufmerksam verfolgen 😉

Ich finde es wirklich rückschrittlich, sowas in papierform dokumentieren zu müssen. Bei uns ist das auch gar nicht möglich. Wir lassen derzeit alles ausschließlich digital unterschreiben und dokumentieren. Wir arbeiten viel von zuhause und sind sehr stolz daruf,so dezentral, flexibel und digital arbeiten zu können.
 

Dazu kommt, dass ich z.B. als Verantwortliche für interne Personalprozesse 100% Remote, 800km von der Unternehmenszentrale entfernt arbeite. Ich KANN gar keine Papier-Akten pflegen.

Ich wäre für einen einfachen Praxis-Tipp dankbar 💛

LG

VaNessa

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@NiZi und natürlich auch an alle anderen:

Zunächst vielen Dank für Eure Kommentare!

Ich habe noch eine ganz konkrete Frage: Vermutlich nutzt ihr auch eine Dokumentenvorlage in Personio, um den Anforderungen aus dem Nachweisgesetzt nachzukommen. Wie deckt ihr das Thema “Kurze Beschreibung der zu verrichtenden Tätigkeit” ab?

  • Habt ihr dafür ein oder mehrere benutzerdefinierte Felder erstellt?
  • Wer pflegt bei Euch Daten in dieses Feld ein (Hiring Manager, Recruiter oder HR Manager)? Wie sieht der Prozess aus?

Ich würde mich sehr darüber freuen, von Euch Eure Best Practices zu erfahren! Wie macht ihr das, wie macht das Personio?

Vielen Dank!

Benutzerebene 7
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Liebe Community, 

ich kann mir vorstellen, wie hilfreich es sein muss, die ein oder andere Einschätzung von Kollegen zu bekommen. Richtig toll, wie ihr euch austauscht und gegenseitig unterstützt! 👏

Falls ihr Tipps oder Hintergründe habt und sie mit @HRTech teilen könnt, super gerne. Ich markiere Euch, damit auch diejenigen informiert werden, die einen Like dagelassen haben. 
@Sebastian @Jasmin Wolff @EviLi @EGYMHR_BR @Joohnson @Mareke @VaNessa S. @SarahHen @Sarina Gebhardt @MaFe @Pipsche @Kerrin @Victoria @Christina Fischer @Hans Schmidt @Suzan 

Liebe Grüße
Lena

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Liebe @Lena  ,

ganz herzlichen Dank! Nutzt ihr bei Personio denn den Prozess, wie er im Webinar gezeigt wurde: ein Freitextfeld, dass dann in eine Dokumentenvorlage eingebunden wird.

Bei uns haben wir es zunächst so gelöst, dass wir ein Freitextfeld haben, dass von den Recruiter*innen auf Basis der Stellenbeschreibung befüllt wird und anschließend noch einmal von den verantwortlichen HR Manager*innen geprüft/angepasst wird. So fangen die HR Manager*innen nicht bei Null an. Die HR Manager*innen erstellen dann mit Hilfe einer Dokumentenvorlage das entsprechende Dokument als Word-Datei, so dass sie außerhalb von Personio die Formatierung anpassen können (Beschreibung als Auflistung in Bulletpoints).

 

Liebe Grüße

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