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Antwort

Allgemeiner Abwesenheitsreport nach Zeitraum

  • July 25, 2024
  • 7 Antworten
  • 102 Aufrufe
Franziska Sandweger
Communicator
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Hallo zusammen,

ich stehe aktuell vor folgender Herausforderung:

Unsere Finance-Kollegen benötigen eine tagesaktuelle Information der Abwesenheiten von Mitarbeitenden, die in einem anderen System (nicht mit Personio verknüpft) Rechnungen freigeben, um im Falle der (auch kurzfristigen) Abwesenheit eine Vertretung hinterlegen zu können.

Über die Kalender-Funktion funktioniert das leider nicht, da insgesamt rund 60 von insgesamt 350 Mitarbeitenden betroffen sind. Wir haben für diesen Personenkreis ein Personio Attribut angelegt, können jedoch im Kalender nicht nach diesem Attribut filtern. Und alle 60 Namen einzeln durchzugehen ist keine wirklich gute Option.

Ich habe also versucht einen Report zu erstellen, den ich dann mit den Kollegen teilen kann. Hier ist jetzt allerdings mein Problem, dass ich eigentlich nur eine allgemeine Übersicht über Abwesenheitszeiträume haben möchte und nicht jede Abwesenheitsart einzeln auswählen und anzeigen lassen möchte. Also quasi so wie es im Kalender auch ersichtlich ist: Person x ist abwesend von - bis, aber ohne den Grund für die Abwesenheit angezeigt zu bekommen.

Ich konnte leider keine Option finden, aber vielleicht hat jemand aus der Community eine Idee? :)

Vielen Dank vorab und liebe Grüße

Franzi

Beste Antwort von Support Zeitmanagement

Hallo @Franziska Sandweger,

 

vielen Dank @AM_HR und @Maximilian für Eure Ideen zu diesem Thema!😊 

Um Dir die genauen Abwesenheitszeiträume in einem Bericht anzeigen zu lassen, empfehlen wir einen individuellen Bericht zu erstellen. Da Du erwähnt hattest, dass Du gerne eine zusammengefasste Übersicht aller Abwesenheitsarten erstellen möchtest, könntest Du Den Bericht exportieren und gegebenenfalls mit Filtern auf Excel erstellen. Eine Möglichkeit, die Abwesenheitszeiträume aller Abwesenheitsarten in einer Spalte zusammengefasst in dem Bericht zu erstellen ist jedoch noch nicht konfigurierbar. Auch Deine Idee, über die Kalender-Ansicht nach weiteren selbst definierten Attributen zu filtern ist so leider noch nicht umsetzbar.

Du kannst jedoch gerne beide Ideen in unserem Ideation Bereich veröffentlichen. Somit können andere Nutzer Deine Idee upvoten, und der Vorschlag wird an unser Produktteam weitergeleitet.

Damit wir Deine Idee genau nachvollziehen können, kannst Du folgende Fragen als Leitfaden verwenden:

  • Was möchtest Du genau in Personio verwalten? Welches Thema soll gelöst werden?

  • Warum? Was wäre der zusätzliche Nutzen für Dich?

  • Wie löst Du das Thema im Moment?

Je mehr Details, desto besser! Achte jedoch darauf, keine sensiblen Daten (persönlich oder geschäftlich) mit der Community zu teilen.

 

Der Vorschlag von @AM_HR könnte auch eine Option sein, anstehende Abwesenheiten anzeigen zu lassen. Je nachdem, ob das Attribut eine Abwesenheit angibt, könnten Mitarbeitende mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf diese Listenspalte zugreifen.

Auch @Maximilian’s Empfehlung einen Workflow aufzusetzen bietet die Möglichkeit, über Abwesenheiten informiert zu werden. Hierbei könnt Ihr einstellen welches Attribut einen Workflow auslösen soll, welche Abwesenheitsart eingetragen werden muss und wer benachrichtigt wird. Wie Du einen solchen Workflow aufsetzt, findest Du in diesem Help Center Artikel.

Du kannst auch über Mitarbeitendenrollen Erinnerungen für spezifische Rollen einrichten, sodass diese an die “Nächste Abwesenheit” bestimmter Personen erinnert werden. 

 

Screenshot aus meinem Test Account:

Wie Du dies einrichtest, findest Du hier: Erinnerungen anlegen.

 

Schöne Grüße

Betty

 

 

 

 

 

 

 

S

7 Antworten

S
Ehem. Community Moderator*in
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Hallo @Franziska Sandweger,

 

Super, dass Du bereits probiert hast, einen Report zu erstellen. Über unseren individuellen Reports ist es aktuell nur möglich, Abwesenheitszeiträume nach Mitarbeitenden und nach individuellen Abwesenheitsheitsarten zu sortieren.

Unser Standard-Bericht Abwesenheitstage hingegen, bietet eine Übersicht aller Abwesenheitsarten auf einem Blick. Diesen Bericht kannst Du anschließend Exportieren und mit Mitarbeitenden teilen.

 

Lass mich wissen, wenn Du noch Fragen hast!

 

Liebe Grüße

Betty

 

AM_HR
Community Superstar
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  • AM_HRCommunity Superstar
  • Community Superstar
  • July 30, 2024

Hallo @Franziska Sandweger,

 

Super, dass Du bereits probiert hast, einen Report zu erstellen. Über unseren individuellen Reports ist es aktuell nur möglich, Abwesenheitszeiträume nach Mitarbeitenden und nach individuellen Abwesenheitsheitsarten zu sortieren.

Unser Standard-Bericht Abwesenheitstage hingegen, bietet eine Übersicht aller Abwesenheitsarten auf einem Blick. Diesen Bericht kannst Du anschließend Exportieren und mit Mitarbeitenden teilen.

 

Lass mich wissen, wenn Du noch Fragen hast!

 

Liebe Grüße

Betty

 

Hallo zusammen,

der Standard-Bericht ist aber doch für eine tagesaktuelle Ansicht nicht nutzbar, oder?! Hier kann man sich doch nur den Monat anzeigen lassen. 

LG

Jan

S
Franziska Sandweger
Communicator
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Hallo zusammen,

danke für eure Rückmeldungen!

@AM_HR Ja genau, das ist auch mein Verständnis, hier kann man sich ja aktuell nur anzeigen lassen wie viele Tage pro Monat jemand abwesend ist.

Was ich bräuchte wären allerdings die wirklichen Zeiträume, da es bei der Anfrage um das Einrichten einer Vertreterrolle in anderen Tools ohne direkte Schnittstelle zu Personio geht.

Aber das bedeutet, dass es tatsächlich für diese Zwecke aktuell keine andere Auswertungsmöglichkeit gibt?

Gäbe es die Möglichkeit über die Kalender-Ansicht nach weiteren, selbst definierten Attributen zu filtern? Das würde unser Problem auch lösen, da alle Mitarbeitenden Sichtrecht auf den Kalender und die Abwesenheiten der anderen KollegInnen haben. Allerdings kann nicht nach diesem speziell benötigten Personenkreis gefiltert werden (es geht dabei um ca. 60 Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, Teams und Unternehmen).

Lieben Dank und viele Grüße

Franzi

S
AM_HR
Community Superstar
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  • AM_HRCommunity Superstar
  • Community Superstar
  • August 6, 2024

Hallo @Franziska Sandweger,

du hattest doch geschrieben, dass ihr extra ein Attribut angelegt habt. Was genau hat es damit auf sich? Wenn ihr über das Attribut “an- und abwesend” einstellt, dann könnt ihr über die Mitarbeiterliste nach diesem Attribut filtern. Die Mitarbeiterliste ist zudem immer tagesaktuell. 

Diese Liste könnten sich die KollegInnen dann sogar selber ziehen. Ihr müsstet in den Mitarbeiterrollen nur die entsprechenden Rechte darauf vergeben. 

Viele Grüße

Jan

Franziska Sandweger
S
A
  • Anonymous
  • August 6, 2024

Probier es doch mit dem Workflow “Benachrichtigung über anstehende Abwesenheit”. Bei Bedingung die Abwesenheiten selektieren, bei Regeln das Attribut des Personenkreises, und als Adressat die entsprechenden Personen. Dann bekommen die Kollegen am Tag der Abwesenheit eine Info.

SarahHen
Franziska Sandweger
S
S
Ehem. Community Moderator*in
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Hallo @Franziska Sandweger,

 

vielen Dank @AM_HR und @Maximilian für Eure Ideen zu diesem Thema!😊 

Um Dir die genauen Abwesenheitszeiträume in einem Bericht anzeigen zu lassen, empfehlen wir einen individuellen Bericht zu erstellen. Da Du erwähnt hattest, dass Du gerne eine zusammengefasste Übersicht aller Abwesenheitsarten erstellen möchtest, könntest Du Den Bericht exportieren und gegebenenfalls mit Filtern auf Excel erstellen. Eine Möglichkeit, die Abwesenheitszeiträume aller Abwesenheitsarten in einer Spalte zusammengefasst in dem Bericht zu erstellen ist jedoch noch nicht konfigurierbar. Auch Deine Idee, über die Kalender-Ansicht nach weiteren selbst definierten Attributen zu filtern ist so leider noch nicht umsetzbar.

Du kannst jedoch gerne beide Ideen in unserem Ideation Bereich veröffentlichen. Somit können andere Nutzer Deine Idee upvoten, und der Vorschlag wird an unser Produktteam weitergeleitet.

Damit wir Deine Idee genau nachvollziehen können, kannst Du folgende Fragen als Leitfaden verwenden:

  • Was möchtest Du genau in Personio verwalten? Welches Thema soll gelöst werden?

  • Warum? Was wäre der zusätzliche Nutzen für Dich?

  • Wie löst Du das Thema im Moment?

Je mehr Details, desto besser! Achte jedoch darauf, keine sensiblen Daten (persönlich oder geschäftlich) mit der Community zu teilen.

 

Der Vorschlag von @AM_HR könnte auch eine Option sein, anstehende Abwesenheiten anzeigen zu lassen. Je nachdem, ob das Attribut eine Abwesenheit angibt, könnten Mitarbeitende mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf diese Listenspalte zugreifen.

Auch @Maximilian’s Empfehlung einen Workflow aufzusetzen bietet die Möglichkeit, über Abwesenheiten informiert zu werden. Hierbei könnt Ihr einstellen welches Attribut einen Workflow auslösen soll, welche Abwesenheitsart eingetragen werden muss und wer benachrichtigt wird. Wie Du einen solchen Workflow aufsetzt, findest Du in diesem Help Center Artikel.

Du kannst auch über Mitarbeitendenrollen Erinnerungen für spezifische Rollen einrichten, sodass diese an die “Nächste Abwesenheit” bestimmter Personen erinnert werden. 

 

Screenshot aus meinem Test Account:

Wie Du dies einrichtest, findest Du hier: Erinnerungen anlegen.

 

Schöne Grüße

Betty

 

 

 

 

 

 

 

Franziska Sandweger
Franziska Sandweger
Communicator
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Hallo zusammen,

lieben Dank für eure Rückmeldungen!

@AM_HR mit dem Attribut hat es nur auf sich, dass ich die relevante Personengruppe identifizieren kann. Die Kollegen aus der anderen Abteilung benötigen nur die Abwesenheits-Info für Personen, die in deren Tool Genehmigungen tätigen müssen (es geht um die Rechnungsfreigabe). Nach diesem Attribut kann in der Kalender-Ansicht derzeit nicht gefiltert werden, das werde ich aber wie von Betty vorgeschlagen im Ideation-Bereich aufnehmen.

 

@Maximilian Danke für den Tipp mit dem Workflow - das wäre eine mögliche Lösung und ich habe mal versucht den Workflow einzurichten. Leider funktioniert die Umsetzung noch nicht und der Workflow wird nicht getriggert, hier bin ich aber im Austausch mit dem Personio-Support welche Einstellung ich möglicherweise übersehen habe.

 

@Support Zeitmanagement Danke für deine ausführliche Antwort und auch die Idee, es über eine Rolle abzubilden. Das versuche ich gleich mal, vielleicht hilft uns das. Ansonsten erstelle ich gleich ein Thema im Ideation-Bereich.

 

Lieben Dank euch!

Viele Grüße

Franzi

Lucie B
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